1. Compensaciones de Cuentas Contables.
1.1. Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del debe y el haber cuyo saldo es cero. Aquellas partidas que estén abiertas son las que formaran el saldo contable de una cuenta.
En SAP hay dos formas de compensar las cuentas:
· Compensación de cuentas (F-03): simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde él debe y el haber suman cero.
Cuando ingresamos a la transacción, estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos, esta solicita los datos de cuenta, fecha, sociedad, moneda, en el sector de otras delimitaciones nos permite acortar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene marcado con la opción de Ninguno, lo que hará que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. Presionamos enter en el icono confirmación y accedemos a la pantalla que muestra las partidas pendientes, si los importes de la partida están en color negro significa que aún no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas. En esta transacción encontramos iconos importantes: Seleccionar Todas las partidas, Des-seleccionar todas las partidas, ordenar las partidas, buscar documento, Moneda, activar partida, desactivar partidas.
El campo Asignados muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una compensación el campo Asignados debe estar en CERO.
Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a Menú>>Documento>>Simular, para ver el asiento que el sistema realizara, esta simulación permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento este balanceado, valida que no falten datos obligatorios y nos permite ver como quedara el asiento.
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque este documento puede no contener posiciones.
Luego se deberá grabar la operación para que la compensación se registre.
El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron.
· Contabilización con compensación (FB05): es cuando se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo, si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes características:
La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando o una diferente.
La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
Una vez en la transacción encontramos los datos de cabecera con el mismo formato que poseen las transacciones de contabilizaciones clásicas. Un poco más arriba tendremos disponible el icono “Seleccionar PAs” (selección de cuentas a compensar). Luego tendremos que elegir el tipo de operación a tratar, para este caso de contabilización con compensación, marcaremos la opción traslado con compensación.
Finalmente, en la parte abajo el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posición a un documento. Es indistinto el orden en que ingresemos los datos.
Ingresaremos los datos de la nueva posición comenzando con la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida, otro punto que nos puede ayudar a determinar la clave de contabilización es el saldo de las partidas es negativo entonces necesitamos ingresar un saldo positivo para que el asiento quede balanceado.
Antes de grabar el documento debemos simular el documento para visualizar como quedarían las posiciones dentro del documento, luego grabamos.
1.2. Compensaciones Automáticas (F.13)
Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización donde se especifica baja que criterios deberán compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definición.
Ejemplos muy claro de compensaciones automáticas son las cuentas de bancos, donde generalmente se pueden compensar por importe y numero de cheque.
Esta pantalla consta de 4 partes
· Delimitación de los documentos a compensar: en esta se ingresan los parámetros que permite al programa seleccionar las partidas a compensar.
· Selección de Cuentas: el programa compensa no solo cuentas de mayor sino también cuentas de acreedores y deudores. En esta parte de la pantalla de selección se deberá ingresar las cuentas que se desean compensar tildando primero el tipo de cuenta y luego las cuentas propiamente dichas.
· Parámetros de contabilización: aquí se ingresan básicamente la fecha con la cual queremos contabilizar la compensación.
· También se selección primero el programa se ejecute en modo test, para analizar los resultados.
· Log de Salida: nos permite seleccionar que deseamos visualizar cuando se ejecute el programa. Nos permite elegir entre solo ver los documentos que se compensaran, los que no se compensaran y el detalle de errores en caso de que exista.
Luego de ejecutar el programa visualizaremos la siguiente información:
· Partidas no compensadas (rojo)
· Partidas compensadas: (verde)
Las contabilizaciones de las diferencias de tipo de cambio son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignada por parametrización, cual es la cuenta de resultado en la cual se contabilizaran las diferencias de tipo de cambio.
1.3. Anulación de compensaciones FBRA.
La pantalla de selección solicitara los datos claves del documento que se desea anular.
Previo a realizar la anulación, tenemos disponible dos iconos que brindan información sobre el documento a anular.
Cuentas: permite visualizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.
Partidas: permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.
Luego de verificar las cuentas y partidas compensadas se graba la operación.
Si se trata de un documento que se generó con la opción de contabilizar y compensar, entonces el sistema nos solicitara que definamos bajo que modalidad queremos anular.
Solo anulación de la compensación: esta opción implica que solo se anulara la compensación, pero no sus posiciones. Esto quiere decir que el asiento se mantendrá igual y que solo se desvinculara el número de documento de compensación de las partidas que compenso. Quedando nuevamente como partidas viertas pendientes.
Anulación de la compensación: implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta opción genera un documento de anulación. Si seleccionamos esta opción el sistema nos pedirá ingresemos el motivo de anulación. La operación se finaliza mostrando dos mensajes, el documento que se anuló y el número de documento de anulación.