En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.
Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.
En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.
Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:
- F-03 para compensar cuentas de mayor
- F-44 para compensar acreedores
- F-32 para compensar deudores
En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.
EJEMPLO DE PARTIDAS ABIERTAS:
Provision de facturas a recibir, la composicion de las facturas abiertas refleja las facturas de proveedores que aun no se ha recibido.
hay 2 formas de compensar las cuentas:
1. Compensacion de cuentas: compensa las partidas abiertas, el debe y el haber suman cero. Un proceso no se encuentra finalizado miestras haya partidas pendientes de compensarse.
TRANSACCION F-03
FINANZAS-GESTION FINANCIERA-LIBRO MAYOR-CUENTA-COMPENSAR.
La pantalla pide los siguientes datos: cuenta, fecha, sociedad, moneda. de las delimitaciones ninguna y esto permite que traiga todas las partidas abiertas. luego de esto se le da ejecutar. me abre una pantalla que me muestra todas las partidas pendientes, si lo importes estan en color negro es que no han sido consideradas para ser compensadas, y azul el usuario las eligio para ser tratadas.
campo asignados: Muestra la sumatoria de las partidas seleccionadas con los signos, al finalizar debe estar en cero, en este momento ingresamos a MENU- DOCUMENTOS- SIMULAR, para validar como quedara el asiento y que este quede bien, una operacion de compensacion siempre genera otro documento de compensacion sin posiciones.
el numero de documento de compensacion se guarda en las partidas que se compensaron. si accede a un documento de compensacion podremos ver el mismo.
audiotip: cuando utilizamos la TRANSACCION F-03 si bien se puede seleccionar una sola cuenta de mayor para compensar las partidas entre si, tambien se podia compensar las cuentas de mayor compartidas de otras cuentas de mayor para poder traer las partidas de otra cuenta, en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder al menu tratar seleccionar otro se abrira una nueva pantalla para ingresar una nueva cuenta de mayor un ejemplo de este tipo de compensaciones podria ser si tendriamos una nueva partida en el debe en una cuenta de banco por ejemplo y una partida en el haber en una cuenta de pasivo, ambas se deben compensar por que estan relacionadas a la misma operacion entonces utilizamos este procedimiento para compensar 2 partidas que se encuentran en cuentas de mayor diferentes.
2. Contabilizacion con compensacion: Se compensan las partidas y generan posiciones adicionales, si no esta en cero genera una posicion adicional que ajuste el saldo, aca se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. tiene lo siguiente:
- La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta u otra diferente.
- La operacion puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
- Transaccion FB05.
EJEMPLO REALIZAR UNA RECLASIFICACION DE PARTIDAS CONTABILIZADAS EN UNA CUENTA DE BANCO, COMO ESTAS CUENTAS DE MAYOR DE BANCO SON PARTIDAS ABIERTAS, SELECCIONAREMOS Y COMPENSAREMOS LAS PARTIDAS Y LUEGO CONTABILIZAREMOS LA CONTRAPARTIDA EN LA CUENTA DE BANCO QUE CORRESPONDE.
SOLUCION se abre una pantalla igual que las transacciones clasicas, en la parte de arriba hay un icono que dice SELECCIONAR PARTIDAS ABIERTAS, permite elegir la cuenta que se quiere compensar, luego esogemos la opcion TRASLADOS CON COMPENSACION que permite contabilizar con compensacion. el sistema habilita los campos para ingresar los datos y es indiferente el orden si conocemos el monto de la cuenta de contrapartida que se va a imputar y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar. el sistema nos pide el tipo de cuenta que para este caso es S CUENTA DE MAYOR y la cuenta de banco de HSBC que posee las imputaciones incorrectas.
el sistema nos muestra una pantalla con los importes en azul o cantidades abiertas para delimitar. estan cantidades son las que debemos ingresar al banco frances OTRO BANCO la suma de todas las posiciones para este caso 2500.
Ingresamos los datos de la nueva posicion con clave de contabilizacion 40 por que las cantidades son positivas estan en el debe al compensarlas las estamos pasando al haber otra forma para la clave de contabilizacion es el saldo sin asignar de la pantalla anterior esta en negativo y debemos pasarlo a positivo y colocamos luego cuenta de contrapartida la del banco frances. pasamos dando enter. El sistema pide importe o con asterisco * dando enter lo desacargamos.
EL SISTEMA PERMITE.
1. simular el documento y grabar.
2. o aplicar los 2 iconos importantes que aparecen en la parte de arriba.
1. SELECCIONAR PAS: que nos permite seleccionar otras cuentas de mayor abiertas y tipos de cuentas para seguir compensando.
2. TRATAR PAS: Nos lleva a la pantalla que traia los importes de otro color, aca vemos que se ha modificado es status de tratamiento, y que el campo importe entrado ha tomado la posicion de contrapartida, el campo asignados tiene valor de partidas compensadas, y el campo sin asignar se encuentra en cero. para guardar le damos en simular por las siguientes opciones MENU- DOCUMENTO- SIMULAR.
Para finalizar le damos grabar y el numero de documento generado se ve en las posiciones compensadas del banco HSBC, y si verificamos las partidas individuales del banco frances tiene el mismo numero de documento.
COMPENSACIONES AUTOMATICAS
Se compensan transacciones que por lo general tienen un proceso definido, estan definidas por parametrizacion y son generalmente de cuentas de banco, donde se pueden compensar por importe y numero de cheque.
TRANSACCION F.13
FINANZAS-GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR- OPERACIONES PERIODICAS- COMPENSAR AUTOMATICAMENTE- SIN MODELO DE MONEDA DE COMPENSACION.
La pantalla consta de 4 partes:
1. delimitacion de los documentos a compensar : parametros que permitira al programa compensar
2. Seleccion de cuentas: se puede compensar cualquier tipo de cuenta de mayor, acreedores, deudores, se tilda el tipo de cuenta y las cuentas propiamente dichas.
3. Parametros de contabilizacion: fecha en la cual se quiere que se realice la compensacion, se puede seleccionar que el programa muestre en MODO TEST para analizar los resultados.
4. Log de salida: seleccionar que programa se ejecutara entre: ver los documentos que se compensaran, los que no se compensaran y el detalle de errores en caso de que existan.
cuando se compensa puede haber diferencia por TIPO DE CAMBIO por el momento de origen y por el momento de compensacion, la contabilizacion de estas diferencias de cambio son automaticas, pero estas cuentas a compensar debe tener asignado cual es la cuenta de resultado en la cual se contabilizaran las diferencias de tipo de cambio.
ANULACION DE COMPENSACIONES
TRANSACCION FBRA
FINANZAS- GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR- DOCUMENTO- ANULAR COMPENSACION
Se piden los mismos datos claves de siempre, permite validar las cuentas de compensacion, y las partidas de la compensacion despues se le da grabar.
Para anular una compensacion que se creo por contabilizar y compensar el sistema muestra 2 opciones%
SOLO ANULACION DE LA COMPENSACION: solo se anula la compensacion pero no sus posiciones.
ANULACION DE LA COMPENSACION: anula la compensacion y el asiento.