✒️SAP FI / Las compensaciones de Cuentas de Mayor Por Daniel Galvez Bustos

Compensación de Cuentas de Mayor

Se puede utilizar la compensación para compensar operaciones del Debe y del Haber cuyo saldo es cero. En SAP, hay dos formas de compensar las cuentas:

Compensación de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.

Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas abiertas y además se generan una o más posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo, si las sumas de las partidas abiertas no posee un saldo cero se puede generar una posiciónque ajuste el saldo.

Compensación de cuenta

F-03 - Compensar

Cuando ingresamos a la transacción, estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos, la cual solicita los siguientes datos:

• Cuenta a compensar (sólo se puede elegir una cuenta)
• Fecha en que se registrará la compensación
• Sociedad en la cual se registrará la operación
• Moneda en la cual se contabilizará la operación
• El sector Otras delimitaciones nos permitirá acotar la búsqueda de documentos.

ENTER ---> Accedemos a siguiente pantalla

El sistema mostrará todas las partidas pendiente, si los importes de las partidas está en color negro significan que aun no han sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.

Campos "Asignados": Muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una compensación el campo "Asignados" debe estar en cero.

Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a: Menú --> Documento --> Simular, para ver el asiento que sistema realizará.

La simulación permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento este balanceado, valida que no falten datos obligatorios.

Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque éste documento puede no contener posiciones.

Se deberá grabar la operación para que la compensación se registra.

Nota: Cuando utilizamos la transacción F-03, sólo seleccionamos una cuenta de mayor para compensar las partidas entre sí, también se podrían compensar partidas de una cuenta de mayor con partidas de otra cuenta de mayor. Para poder traer las partidas de otra cuenta, en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder a Menu --> Tratar --> Seleccionar otro; se abrirá una nueva pantalla para ingresar una nueva cuenta de mayor

Contabilización con compensación

La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes características:

• La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando o una diferente
• La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuenta, clases de cuentas y diferentes monedas.
• Transacción FB05

En la pantalla de selección encontraremos los datos de cabecera con el mismo formato que posen lasa transacciones de contabilizaciones clásicas. Un poco más arriba tendremos disponible el ícono SELECCIONAR PARTIDAS ABIERTAS (Tratas PAS) que nos permitirá elegir la cuenta que queremos compensar.

Luego tendremos que elegir el tipo de operación a tratar, para este caso de contabilización con compensación, marcaremos la opción Traslados de Compensación.

Finalmente ne la parte de abajo, el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posición a un documento. Es distinto el orden en que ingresamos los datos, si conocemos el monto de la/las cuenta de contrapartida que se va a imputar se puede ingresar primero y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar.

Cuando se presiona el icono Seleccionar PAs el sistema nos habilita una pantalla donde deberemos seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta.

Después es importante seleccionar las partidas abiertas; las de color azul es porque están seleccionadas para ser compensadas. Los importes en color negro no serán considerados en la compensación.

Después de que seleccionamos las partidas a compensar, se da clic en el icono RESUMEN para meter los datos de la contrapartida. Pasamos a poner la clave de cuenta y la cuenta, y después damos ENTER.

En la siguiente pantalla no es necesario poner el importe, solo es necesario poner un * y el sistema te dará el importe en automático dando un ENTER.

Una vez que hayamos puesto el importe, tenemos varias opciones para continuar:

-->Simular el documento y grabar para finalizar la operación.

-->En la parte superior de la pantalla tenemos dos iconos importantes:

• Seleccionar PAs: Seleccionar nuevas Partidas Abiertas, permitiendo seleccionar otras cuentas (de mayor, de deudor, acreedor) para continuar compensando.
• Tratar PAs: Tratar partidas abiertas y nos llevará a la pantalla de tratamiento de partidas. Al retornar a esta pantalla se verá que se ha modificado el Status Tratamiento y que el campo Importe Entrado ha tomado el valor de la posición de contrapartida. El campo asignados tienen el valor de las partidas compensadas y el campo Sin Asignar se encuentra en cero, lo cual nos indica que podemos grabar el documento.

Compensación Automática

Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que posee un proceso definido.

Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrizaciones, donde se especifica bajo que criterios deberán compensarse

F.13 - Compensación automatica (Sin modelo de Moneda de compensación)

La pantalla consta de 4 partes:

• Delimitaciones de los documentos a compensar: En esta parte se ingresarán los parametros que permitirán al programa seleccionar las partidas a compensar.
• Selección de cuentas: El programa compensa no sólo cuentas de mayor si no también cuentas de acreedores y deudores.
• Parámetros de contabilización: Aquí se ingresará básicamente la fecha con la cual queremos que se registre la compensación. También podemos seleccionar que el programa se ejecute primero en modo test.
• Log de Salida: Nos permite seleccionar qué deseamos visualizar cuando se ejecute el programa.

Cuando ejecutamos el programa podemos visualizar la siguiente información:

• Partidas no compensadas: El sistema nos muestra todas las partidas que no puede compensar. Para que se puedan compensar la suma de las partidas que posean criterios comunes debe dar cero.
• Partidas compensadas: El sistema agrupa las partidas que se compensan entre sí. Si el sistema se ejecutó en modo real entonces coloca el número de documento como código agrupador y muestra la fecha con la cual se contabilizóel documento de compensación.

Nota: Cuando compensamos las partidas, puede haber diferencias en los tipos de cambio que se registraron entre el momento de origen y el momento de la compensación. La contabilización de las diferencias de los tipos de cambios son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por parametrización cuál es la cuenta de resultado en la cual se contabilizará las diferencias de tipo de cambio.

Anulación de Compensaciones

Las compensaciones generan documentos de compensación y estos documentos están enlazados con las partidas que compensan. Es por ello que si queremos realizar la anulación de una compensación debemos acceder por una transacción diferente de la que hemos aprendido en la lección anterior.

FBRA - Anular compensación

La pantalla solicitará los datos claves del documento que se desea anular: Doc. compensación, Sociedad, Ejercicio

Previo a la anulación, tenemos disponibles do botones que brindan información sobre el documento a anular:

Cuentas: Permite visualizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.

Partidas: Permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.

Luego de verificar las cuentas y las partidas compensadas se graba la operación.

Haciendo un repaso hemos visto que hay dos formas de compensar, sólo compensar y contabilizar y compensar. Cuando sólo compensamos, y si el documento no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por la anulación, sino que en la cabecera del documento de compensación se marca con un status de borrado.

La consecuencia de anular un documento de compensación implica que las partidas que habian sido compensadas vuelvan a su estado de partidas abiertas.

Si se trata de un documento que se generó con la opción de contabilizar u compensar, entonces el sistema nos solicitarpa que definamos bajo la modalidad queremos anular:

Sólo anulación de la compensación: Esta opción implica que sólo se anulará la compensación pero no sus posiciones. Esto quiere decir que el asiento se mantendrá igual y sólo se desvinculará el número de documento de compensación de las partidas que compenso, quedando nuevamente como partidas abiertas o pendientes.

Anulación de la compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta opción genera un documento de anulación.

Si optamos por realizar la Anulación de la Compensación, el sistema nos solicitará que ingresemos el motivo de anulación.

La operación se finalizará mostrando dos mensajes, el documento que se anuló y el número de documento de anulación.