Compensaciones de cuentas de mayor
Compensaciones de cuentas contables
Esta funcion se usa para compensar operaciones del Debe y Haber cuyo saldo es cero. Las partidas abiertas son las que forman el saldo contable de una cuenta.
Hay dos formas de compensar las cuentas:
- Compensacion de cuentas: compensa partidas abiertas. Donde el Debe y el Haber suman cero
- Contabilizacion con compensacion: Se compensan las partidas y se generan posiciones adicionales. Si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero, se puede generar una posicion que ajuste el saldo
Compensacion de cuenta
Un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensacion, esto implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si. Para esto hay que ingresar a >Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Cuenta >Compensar (transaccion f-03). Al ingresar a la pantalla de seleccion de datos se nos solicita:
- Cuenta: a compensar
- Fecha: Cuando se registrara la compensacion
- Sociedad: en la que se registra la operacion
- Moneda: en la que se contabilizara
En el apartado de otras delimitaciones podemos acotar la busqueda de documentos que queremos compensar. Por defecto se selecciona "ninguna" trayendo todas las partidas abiertas de dicha cuenta. Presionamos enter para la pantalla de partidas pendientes. Si los importes son negros es porque aun no se consideran para compensarse; Si son azules es porque se eligieron para tratarse. Los iconos importantes en esta transaccion:
- "Seleccionar todo": Seleccionar todas las partidas
- "Deseleccionar todo" Deseleccionar todas las partidas
- Ordenar las partidas; se selecciona primero la columna que se quiere ordenar y luego se elige el orden ascendente o descendente
- "buscar": se busca por un dato especifico
- "Moneda" cambia los importes a moneda local
- "Partida": Activa partidas para ser compensadas (pasar a azul)
- "Part": desactivar partidas seleccionadas (pasar a negro)
- "Campos asignados" muestra la sumatoria de las partidas que se seleccionan. Para finalizar la compensacion, este campo debe estar en cero.
Al finalizar la seleccion de partidas a compensar presionamos >Menu >Documento >Simular para verificar el asiento que se realizara; que no haya errores en los documentos, que el asiento este balanceado, que no falten datos, etc.
Se creara un documento de compensacion aunque este puede no contener posiciones. Se debe presionar "grabar"
El numero de documento de compensacion se guarda en las partidas trabajadas.
Contabilizacion con compensacion
La diferencia es que se seleccionan partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida:
- La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se esta compensando o una diferente
- La operacion puede ejecutarse a la vez en varias cuentas, clases de cuentas y distintas monedas
- La transaccion es la FB05
En la pantalla que se abre, tenemos los datos de cabecera y encima de ellos el icono "seleccionar partidas abiertas" para elegir las cuentas a compensar
Luego elegiremos el tipo de operacion a tratar, en este caso "contabilizacion con compensacion" marcando "traslados con compensacion"
En la parte mas baja se habilitan los campos necesarios para agregar una posicion a un documento. El orden en que ingreasmos los datos no es importante.
Cuando seleccionamos el icono "PAs" (partidas abiertas) se habilita una pantalla donde seleccionaremos la cuenta y su tipo. Igual que en el modo anterior, tendremos una pantalla para delimitar la cantidad de partidas abiertas que se mostraran.
La pantalla que se muestra es igual a la del punto de operaciones de solo compensacion. Seleccionamos dos partidas abiertas (si estan en azul ya estan seleccionada) Como ambas partidas seleccionadas tienen el mismo signo, debemos ingresar una diferencia en la contrapartida. Para esto presionamos el icono de resumen de documentos para ingresar datos a donde debemos. En esta pantalla ingresamos la clave de contabilizacion y la cuenta contrapartida para trabajar. Por ejemplo, si ambas cuentas a compensar son positivas (osea estan en el debe), al compensarlas se van a pasar al haber y nuestra contrapartida debe ir al Debe.
Algo que nos puede ayudar a determinar la clave de contabilizacion es el saldo del campo "sin asignar". Este saldo representa las partidas seleccionadas por lo que si es negativo, debemos ingresar un saldo positivo para balancear. Presionando enter pasamos a la siguiente pantalla donde ingresaremos los datos de la posicion de la contrapartida.
En el campo de importe podemos colocar un asterisco (*) y presionamos enter, de este modo el sistema completa automticamente el importe para balancear la cuenta. Luego podemos:
- Simular el documento y grabar: habremos finalizado-
- Acceder a alguno de estos dos iconos en la barra de herramientas
- Seleccionar PAs: seleccionando nuevas partidas abiertas donde podremos elegir otras cuentas y continuar compensando
- Tratas PAs: Nos lleva a la pantalla de tratamiento de partidas donde podremos ver que se ha modificado el status de tratamiento y que el campo "importe entrado" ha tomado el valor de la posicion de contrapartida. El campo "Asignados" tiene el valor de las partidas compensadas y el campo "sin asignar" ahora es cero; asi que podremos grabar el documento
Antes de finalizar debemos simular el documento para comprobar como quedarian las posiciones en el documento. Si presionamos "reusmen" solo veremos la posicion que ingresamos manualmente.
La simulacion muestra como quedara el documento; es comun que en las compensaciones se registren diferencias por tipo de cambio. >Menu >Documento >Simular. Luego, grabamos el documento y este se guardara en las posiciones compensadas de la cuenta correspondiente.
Compensaciones automaticas
Forman parte del cierre contable. Las cuentas que se pueden compensar de esta manera se definen por parametrizacion, especificando los criterios para compensarse. >Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Operaciones periodicas >Compensar automaticamente >Sin modelo de moneda de compensacion (Transaccion F.13)
La pantalla que se abre consta de:
- Delimitaciones de los documentos a compensar: Se ingresaran los parametros que permiten seleccionar las partidas a compensar
- Seleccion de cuentas: El programa compensa tanto cuentas de mayor como de acreedores y deudores. Debemos ingresar la cuentas a compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luegos las cuentas.
- Parametros de contabilizacion: La fecha con la que se registrara la compensacion; se puede correr en modo test primero
- Log de slaida: Nos permite seleccionar que deseamos ver al ejecutar el programa; asi sea solo documentos compensados, no compensados y el detalle de errores en caso de que haya.
Una vez ejecutado este programa nos puede aparecer:
- Partidas no compensadas: El sistema nos muestra las partidas que no puede compensar. Recordemos que para que sean compensables, la suma de sus partidas deben dar 0,
- Partidas compensadas: agrupa las partidas compensadas entre si, Nos arroja un numero de documento como codigo agrupador y muestra la fecha de contabilizacion
Anulacion de compensaciones
>Finanzas >Gestion financiera >Libro mayor >Documento >Anular compensacion (Transaccion FBRA). Se despliega una pantalla que solicita los datos del documento a anular (documento de compensacion, sociedad y ejercicio)
Hay dos botones que informan sobre el documento a anular:
- Cuentas: Visualiza cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado
- Partidas: visualiza las pardias que fueron compensadas en el documento
Luego de verificar las cuentas y partidas, se graba la operacion.
Cuando solo compensamos y no se generan posiciones, la anulacion no genera un nuevo documento por la anulacion si no que en la cabecera se marca como status de borrado.
Al anular un documento de compensacion, las partidas que se habian compensado vuelven a quedar abiertas
Si anulamos un documento que se genero a traves de "contabilizar y compensar" el sistema nos pedira definir la modalidad de anulacion:
- Solo anulacion de la compensacion: Anula la compensacion, pero no sus posiciones. Osea el asiento se mantendra igual pero desvinculara el numero de documento de las partidas que compenso, quedando nuevamente como partidas abiertas
- Anulacion de la compensacion: Implica que se anula la compensacion y asiento, generando un documento de anulacion:
- El sistema nos solicitara que ingresemos el motivo