1. las compensaciones de cuentas contables: Esta función se utiliza para compensar operaciones del debe y haber cuyo saldo sea 0. Aquellas partidas que estén abiertas son las que formaran el saldo contable de una cuenta.
Un buen ejemplo de estos casos son las cuentas que gestionan partidas abiertas de las provisiones de facturas a recibir, donde las partidas abiertas reflejan todas las facturas que los proveedores no han recibido.
SAP cuenta con dos formas de compensar cuentas:
- Compensación de cuenta (FB03): Un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar esta compensación debe tomas dos o mas partidas cuya suma de 0.
La transacción FB03 inicia con una pantalla donde nos solicita datos como: Cuenta, Fecha, Sociedad, Moneda, Otras delimitaciones (Está nos permite acotar la búsqueda de partidas abiertas.
El sistema mostrara todas las partidas abiertas, si los importes están de color negro significa que aun no están seleccionadas para ser compensadas y las azules es porque el usuario las eligió.
Desde Opciones de tratamiento - marcando el chek de partidas inicialmente activas permite elegir si queremos todas en azul o todas en negro.
Para finalizar una compensación el campo "asignados" debe estar en 0
Una vez se finalice la compensación de partidas, se deberá acceder a simular para visualizar si hay errores en los documentos que queremos grabar y también nos permite ver como quedara el asiento. Una operación de compensación siempre creara un documento de compensación.
- Contabilización con compensación: La diferencia es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida, esta forma de contabilizar y compensar tiene las siguientes características:
La cuenta puede ser la misma cuenta que se esta compensando o diferente, la operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas, transacción FB05.
Para la transacción FB05 tenemos la pantalla de selección que contiene los datos de cabecera con el mismo formato que poseen las transacciones de contabilizaciones clásicas.
Nota: Cuando estemos visualizando un documento de compensación, podremos visualizar desde Menú - Entorno - Utilización de pago todas las partidas que compensaron bajo ese documento.
2. Las compensaciones automáticas: Forma parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización, un ejemplo claro de compensaciones automáticas son las cuentas de banco.
Transacción F.13: En la pantalla podemos visualizar los siguientes campos:
- Delimitación de los documentos a compensar
- Selección de cuenta
- Parámetros de contabilización
- Log de salida
Luego de ejecutar el log podemos encontrar la información de las partidas que no fueron compensadas (La suma de todas las partidas siembre debe ser 0) y las partidas compensadas con su correspondiente documento de compensación como agrupador.
3. Anulación de compensaciones: Las compensaciones generan documentos de compensación, y estos documentos están enlazados con las partidas que compensan. Si queremos realizar la anulación de una compensación debemos acceder por una transacción diferente - FBRA
En la transacción la pantalla inicial solicitara el doc. de compensación, sociedad y ejercicio, permite visualizar información del documento de compensación que se desea anular como son las cuentas compensadas en el documento seleccionado y las partidas que fueron compensadas con dicho documento.
Para la anulación de las compensaciones no genera un documento nuevo por la anulación, sino que la cabecera del documento de compensación se marca con un status de borrado.
Las consecuencias de anular un documento de compensación, implica que las partidas quedaran abiertas nuevamente.
si se trata de anular un documento que se genero en la contabilización y compensación, entonces el sistema nos solicitara que definamos bajo que modalidad queremos anular:
- Solo la compensación: Esta opción permite anular solo la compensación, por lo cual el siento se mantendrá igual y solo se desvincula el documento de compensación de la partidas quedando nuevamente abiertas
- Anulación de la compensación: No solo anula la compensación sino también el asiento. Esta opción genera un documento de anulación