1. Compensación de cuentas (F-03)
Este proceso implica seleccionar dos o más partidas abiertas en la misma cuenta cuyo saldo neto sea cero. Al compensarlas, se "cierran" esas partidas en el sistema.
Ejemplo: Supongamos que tienes una cuenta de proveedores en la que registraste una factura por 1,000 USD (Débito). Luego, cuando pagas esa factura, el sistema crea una partida de 1,000 USD (Crédito). Ambas partidas son compensables porque su saldo es cero.
- Pantalla de selección:
- Cuenta a compensar: Proveedor.
- Fecha de compensación: Fecha actual.
- Sociedad: La empresa en cuestión.
- Moneda: USD.
Resultado: Al ejecutar F-03, el sistema compensa la factura con el pago y cierra ambas partidas, por lo que ya no aparecerán como "pendientes" en los reportes.
2. Contabilización con compensación (FB05)
Esta opción es útil cuando las partidas abiertas no suman exactamente cero, y necesitas generar una contrapartida para ajustar la diferencia.
Ejemplo: Supongamos que tienes una partida abierta de un cliente con un saldo pendiente de 980 USD, pero al final paga 1,000 USD. Aquí necesitas compensar las dos partidas y registrar una contrapartida de 20 USD como ajuste.
- Proceso:
- Seleccionas las partidas del cliente.
- Registras la contrapartida manualmente, que puede ser una cuenta de ajustes.
- El sistema compensa las partidas abiertas y genera la posición de ajuste por 20 USD.
Resultado: La cuenta de cliente queda compensada, y la diferencia de 20 USD se contabiliza en una cuenta de ajuste.
3. Compensaciones automáticas (F.13)
Este proceso permite compensar partidas abiertas de manera masiva, especialmente útil en el cierre de mes o de ejercicio.
Ejemplo: Las cuentas bancarias son un buen ejemplo para la compensación automática. Al final del mes, es posible que se compense automáticamente el saldo de los cheques emitidos con los depósitos recibidos, siempre que sumen cero.
- Pantalla de selección:
- Delimitaciones: Especificas el rango de fechas o documentos que deseas compensar.
- Selección de cuentas: Bancos y cuentas de mayor asociadas.
- Parámetros de contabilización: Fecha de cierre del mes.
- Log de salida: Decides qué detalles visualizar, como partidas compensadas o no compensadas.
Resultado: El sistema compensa automáticamente las partidas que cumplen con los criterios definidos y genera un documento de compensación.
4. Anulación de compensaciones
1. Solo anulación de la compensación
Cuando eliges esta opción, simplemente "deshaces" la compensación, pero el asiento contable original se mantiene intacto. Esto es útil cuando compensaste dos o más partidas abiertas que no debían haberse compensado, pero los asientos contables de esas partidas eran correctos.
Ejemplo detallado:
- Situación: Supongamos que tienes una factura de proveedor por 1,000 USD (Débito) y un pago registrado por 1,000 USD (Crédito). Por error, compensaste esta factura con ese pago, pero luego te das cuenta de que ese pago estaba destinado a otra factura diferente.
- Acción: Usas la opción de "Solo anulación de la compensación" para deshacer la compensación, sin afectar los asientos contables de la factura ni del pago.
- Resultado: Las partidas vuelven a su estado "abierto" o pendiente, como si nunca se hubieran compensado, pero los documentos originales de la factura y del pago se mantienen en el libro mayor sin modificación. Ahora puedes compensar correctamente el pago con la factura correcta.
En este caso:
- Lo que cambia: El vínculo entre las dos partidas que se habían compensado (factura y pago) se deshace.
- Lo que no cambia: El registro contable original de la factura y el pago permanece igual en el sistema.
2. Anulación de la compensación y del asiento
Aquí, además de deshacer la compensación, SAP también genera un nuevo documento de anulación que revierte los asientos contables originales. Esta opción se usa cuando no solo la compensación fue incorrecta, sino también los asientos contables.
Ejemplo detallado:
- Situación: Imagina que registraste incorrectamente una factura por 1,200 USD, pero el monto real de la factura era 1,000 USD. Luego, compensaste ese registro incorrecto con un pago de 1,000 USD. Al revisar el saldo, notas que la factura estaba mal registrada desde el principio.
- Acción: Usas la opción de "Anulación de la compensación y del asiento" para revertir tanto la compensación como los asientos contables de la factura y el pago.
- Resultado: SAP genera un documento de anulación que revierte los asientos originales de la factura por 1,200 USD y el pago por 1,000 USD. Luego, puedes volver a ingresar la factura correctamente (por 1,000 USD) y compensarla con el pago correcto.
En este caso:
- Lo que cambia: Los asientos contables originales se anulan y se crea un nuevo documento que los revierte completamente.
- Lo que no cambia: Nada, ya que tanto la compensación como los asientos fueron anulados.