UNIDAD 2 LAS REGISTRACIONES CONTABLES
LECCIÓN 8 LAS COMPENSACIONES DE CUENTAS DE MAYOR
1. COMPENSACIONES DE CUENTAS CONTABLES
En la lección 1 (de esta unidad) vimos que una características de una cuenta contable es la gestión de partidas abiertas o pendientes, estas partidas deben compensarse.
*NOTA: Partidas abiertas. Aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.
Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo, facturas, notas de crédito, anticipos, etc.
En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.
Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:
- F-03 para compensar cuentas de mayor
- F-44 para compensar acreedores
- F-32 para compensar deudores
En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.
Esta función se puede utilizar para compensar operaciones en el Debe y Haber para dar saldo cero. Aquellas partidas abiertas son las que formarán el saldo contable de una cuenta.
DEBE HABER
3000 1000
2000
= 0 *se puede compensar
Formas para compensar cuentas:
- Compensación de cuentas: Compensa las partidas abiertas donde el debe y el haber suman 0.
TRANSACCION F-03 - Llenar los campos (cuenta, fecha en que se registra la compensación, sociedad, moneda) *NOTA: Otras Delimitaciones permite acotar la búsqueda con los filtros - ícono de confirmación - el sistema mostrará todas las partidas pendientes, *NOTA: color negro: aún no han sido consideradas para compensar ; color azul; el usuario las eligió para ser tratadas
*NOTA: CAMPO "ASIGNADOS" muestra la sumatoria de las partidas que se seleccionan considerando los signos. Para finalizar la compensación el campo Asignados debe estar en 0.
-> Finalizada la selección de partidas a compensar y que den 0, se accede a: Menú - Documento - Simular - Grabar
*NOTA: Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación aunque éste no tenga posiciones.
**NOTA: En la Transacción F-03 para compensar un documento, al inicio se selecciona la cuenta de mayor a compensar, sin embargo, si se necesita compensar dos cuentas de mayor distintas, en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder al Menú - Tratar - seleccionar Otros - en la nueva pantalla se selecciona la nueva cuenta de mayor. Ejemplo: Debe Bancos ; Haber Proveedores -> ambas están relacionadas en la misma operación contable.
- Contabilización con compensación. Se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales en la compensación. Ejemplo, se genera una compensación que ajuste el saldo a 0.
A diferencia, en esta funcionalidad, se ingresan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Características:
ü La Cta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se compensa u otra.
ü La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
TRANSACCIÓN FB05 - Llenar campos (fecha, clase docto, operación a tratar) - Ícono PAs - llenar datos (#cta a tratar, Clase cta) - Continuar - seleccionar partida (está en color azul) - Ícono Resumen Docto - Ingresar datos de contrapartida - Continuar - abre la posición 1 para ingresar los datos de la contrapartida, en el apartado "Importe" ingresar * enter (el sistema coloca el importe de la cuenta que se requiere o se puede ingresar manualmente) - Ícono Tratar PAs
NOTA: para asegurarnos que la compensación sea correcta, el "importe sin Asignar" debe = 0 .
-> viendo que todo esté correcto - >Menú - Docto - Simular - Contabilizar.
NOTA: VISUALIZAR DOCTO COMPENSADO - TRANSC FB03 - seleccionando el documento al cual se le realizó la compensación - Menú - Entorno - Utilización del pago.-> se podrá visualizar desde ese mismo documento ya que el sistema guarda todos los cambios que se le imputen a un documento incluyendo las compensaciones.
2. LAS COMPENSACIONES AUTOMÁTICAS
Compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido, se usa para el cierre contable.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización donde ya está especificada bajo qué criterios deberán compensarse. Ejemplo: ctas de bancos.
TRANSACCIÓN F.13
- Delimitaciones de los doctos a compensar: parámetros que permitirán seleccionar las partidas a compensar.
- Selección de ctas: primero se seleccionan el tipo de cta y luego las ctas.
- Parámetros de Contabilización: ingresa la fecha en que se registre la compensación y seleccionar que se ejecute primero en Modo Test.
- Log de Salida: permite seleccionar qué deseamos visualizar cuando se ejecute el programa: sólo doctos a compensar, los que no se compensarán, detalle de errores.
*NOTA: Diferencia de Tipo de Cambio: Al compensar las partidas, puede existir diferencia en los tipos de cambio por las fechas de origen y la fecha de compensación. Es importante asignar la parametrización de cuál será la cuenta en la que se contabilizarán las perdidas o ganancias cambiarias (las diferencias de tipo de cambio).
3. LA ANULACIÓN DE COMPENSACIONES.
Transacción FBRA
- Cuando sólo se realiza la compensación y no se generan posiciones, la anulación de la compensación NO genera nuevo documento por la anulación, sino que en la cabecera del docto de compensación se marca con Status de Borrado.
La consecuencia de anular un documento de sólo compensación es que las partidas que habían sido compensadas, vuelven a su estado de partidas abiertas.
- Cuando se trata de un docto con la posición de Contabilizar y Compensar, el sistema solicita definir bajo qué modalidad queremos anular:
ü Sólo anulación de la compensación: implica sólo anular la compensación pero no las posiciones, es decir, el asiento contable se mantendrá igual pero el # docto de compensación se desvinculará del # docto que se compensó siendo así que queden nuevamente sus partidas abiertas.
ü Anulación de la compensación: implica anular la compensación y el asiento contable, lo cual generará un docto de anulación. Solicita motivo de anulación.
TRANS FBRA - lenar datos (docto compensación, sociedad, ejercicio) - Ícono Cuentas para ver las cuentas afectadas que deseamos anular - Menú Más - Partidas - visualizamos las partidas - Regresar - Anular compensación icono de grabar - muestra los 2 tipos de anulación y seleccionar 1 - (en el ejemplo se eligió Anulación de la compensación - elegir motivo de anulación - genera ventana emergente del #docto anulado y genera #docto de la anulación.