Unidad 2 Las compensaciones de Cuentas de Mayor
1) Las compensaciones de cuentas contables
En la leccion de 1 de esta unidad aprendimos que una de las caracteristicas que puede tener una cuenta contable es las gestion de partidas abiertas. En esta leccion conoceremos los procedimientos para compensar las partidas abiertas o pendientes.
Se puede utilizar esta funcion para compensar operaciones del Debe y Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de compensacion de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas qeu se compensan con pagos o notas de creditos. Aquellas partidas que esten abiertas son las que formaran el sado contable de una cuenta.
Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la provision de facturas a recibir, donde la composicion de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aun no se han recibido.
En SAP , hay dos formas de compensar las cuentas:
- Compensacion de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.
- Contabilizacion con compensacion: Es cuando se compensan las partidas y ademas se genera una o mas posiciones adicionales en la compensacion. Por ejemplo si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posicion que ajuste el saldo.
Veamos en detalle las diferencias entre estas dos formas de compensar.
- Compensacion de cuenta : tal como mencionamos anteriormente, un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar dicha compensacion implicar tomas dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si.
Transaccion F-03 FINANZAS-GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR- CUENTA- COMPENSAR.
Cuando ingresemos a la transaccion, estaremos accediendo a la pantalla de seleccion de datos.
Dicha pantalla de seleccion solicita los siguientes datos
- Cuenta: a compensar (solo se puede elegir una cuenta)
- Fecha: en que e registrara la compensacion.
- Sociedad en la cual se registrara la operacion.
- Moneda en la cual se contabilizara la operacion.
El sector Otras Delimitaciones nos permiira acotar la busqueda de documentos que deseamos compensar, por dfecto viene marcado con la opcion Ninguna lo que hara que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio, si filtramos, por ejmplo, por fecha de contabilizacion, se abrira una nueva ventana que permitra ingresar el rango
El Sistema mostrara todas las partidas pendiente, si los importes de las partidas estan en color negro significan que aun han sido consideradas para ser compensadas. Si estan en azul es porque el usuario que realiza la transaccion las eligio para ser tratadas.
Una vez finalizada la seleccion de partidas a compensar y que las mismas den cero se debera acceder a menu- documento- simular, para ver el asiento que el sistema realizara.
La simulacion permite verificar que no haya errores en los documentos previos a gravarlos, verifica que el asiento este balanceado, valida que no falten datos obligatorios. La simulacion tambien nos permite ver como quedara el asiento.
Una operacion de compensacion siempre crea un documento de compensacion, aunque este documento puede no contener posiciones. Se debera grabar la operacion para que la compensacion se registre.
El numero de docuemento de compensacion se guarda en las partidas que se compensaron.
- Contabilizacion con compensacion.
La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultaneamente tiene las siguientes caracteristicas:
- La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se esta compensando o una diferente.
- La operacion puede ejecutarse al mismo tiempo que varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
- Transaccion FB05.
En la pantalla de seleccion entraremos los datos de cabecera con el mismo formato que poseen las transacciones de contabilizaciones clasicas. Un poco mas arriba tendremos disponible el icono seleccionar partidas abiertas que nos permitira elegir la cuenta que queremos compensar.
Luego tendremos que elegir el tipo de operacion a tratar, para este caso de contabilizacion con compensacion, marcaremos la opcion traslados con compensacion. Finalmente en la parte de abajo, el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posicion a un documento. Es indistinto el orden que ingresemos los datos, si conocemos el monto de las cuentas de contrapartida que se va a imputar se puede ingresar primero y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar. En ejemplo que se visualiza a continuacion se elige primero la cuenta a compensar.
Cuando se presiona el icono Seleccionar PAs( partidas abiertas) el sistema nos habilita una pantalla donde deberemos seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta.
Al igual que en las operaciones solo compensar, a la derecha de la pantalla tenemos las opciones que nos permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrara el sistema.
La pantalla que vemos aqui es identica a la que vimos en el punto anterior, en las operaciones de solo compensacion.
Seleccionaremos dos partidas abiertas, recordemos que cuando los importes estan en color azul es porque estan seleccionadas para ser compensadas. Los documentos con los importes en color negro no seran considerados en la compensacion.
Como ambas partidas seleccionadas poseen el mismo signo(ambas positivas). Presionaremos el icono de resumen de documentos para ingresar los datos de la contrapartida.
Ingresaremos los datos de la nueva posicion comenzando con la clave de contabilizacion y la cuenta de contrapartida.
- Las compensaciones automaticas: Las compensaciones automaticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automaticamente estan definidas por parametrizacion, donde se especifica bajo que criterios deberan compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definicion.
Ejemplos muy claros de compensaciones automaticas son las cuentas de banco, donde generalmente se pueden compensar por importe y numero de cheque.
Transaccion F.13 FINANZAS- GESTION FINACIERA- LIBRO MAYOR- OPERACIONES PERIODICAS- COMPENSAR AUTOMATICAMENTE- SIN MODELO DE MONEDA DE COMPENSACION,
La pantalla de seleccion de consta de cuatro partes
- Delimitaciones de los documentos a compensar: en esta parte se ingresaran los parametros que permitiran al progarama seleccionar las partidas a compensar.
- Seleccion de cuentas: El programa compensa no solo cuentas de mayor sino tambien cuentas de acreedores y deudores, en esta parte de la pantalla de seleccion se deberan ingresar las cuentas que se desean compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luego las cuentas propianmente dichas,
- Parametros de contabilizacion: Aqui se ingresara basicamente al fecha con la cual queremos que se registre la compensacion. Tambien podremos seleccionar que primero el programa se ejecute en modo testo para analizar los resultados.
- Log de salida: Nos permite seleccionar que deseamos visualizar cuando se ejecute ele programa. Podremos elegir entre solo ver los documentos que se compensara, los que no se compensaran y el detalle de errores en caso de que existan.
Luego de ejecutar el programar podremos visualizar la siguiente informacion
- Partidas no compensadas: el sistema nos muestra todas las partidas que no puede compensar. Para que puedan ser compensables la suma de todas las partidas que posean criterios comunes debe dar cero.
- Partidas compensadas: el sistema agrupa las partidas que se compensan entre si. Si el porgrama se ejecuto en modo real entonces colocar el numero de documento como codigo agrupadro y muestra la fecha con la cual se contabilizo el documento de compensacion.
3) La anulacion de compensaciones:
Las compensaciones generan documentos de compensacion y estos documentos estan enlazados con als partidas que compensan. Es por ello que si queremos realizar la anulacion de una compensacion debemos acceder por una transaccion diferente de la que hemos aprendidos en la leccion anterior.
TRANSACCION FBRA FINANZAS- GESTION FINANCIERA- LIBRO MAYOR- DOCUMENTO - ANULAR COMPENSACION
La pantalla de seleccion solicitara los datos claves del documento que s desa anular. Previo a generar la anulacion, tenemos disponibles dos botones que brindan informacion sobre el documento a anular
- Cuentas: Permite visualizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.
- Partidas permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento,
Luego de verificar als cuentas y las partidas compensadas se graba la operacion.