LECCIÓN 8 LAS COMPENSACIONES DE CUENTAS DE MAYOR
Procedimiento para compensar las partidas abiertas pendientes:
En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.
Compensar operaciones del debe y haber cuando el saldo es cero, las partidas abiertas son las forman el saldo de la cuenta, en cuentas de proveedores las facturas se compensan con pagos o notas de crédito.
Hay dos tipos de compensaciones.
Compensación de cuentas: Compensa partidas abiertas, cuando el debe y el haber suman cero.
Contabilización con compensación: Se compensan las partidas y se genera una o más posiciones adicionales, cuando las partidas no suman cero se genera una posición de ajuste.
Compensación de cuenta:
Transacción F-03
Ruta:
Finanzas
Gestión Financiera
Libro Mayor
Cuenta
Compensar
Se llenan los datos de cabecera: Cuenta, fecha, sociedad y moneda.
En otras delimitaciones se acota la búsqueda, por defecto viene “Ninguna” que trae todas las partidas abiertas, en cambio si filtramos por fecha se abre nueva ventana que permite ingresar el rango.
Presionando Enter (palomita con círculo verde) accederemos a otra pantalla.
El sistema muestra todas las partidas pendientes, si los saldos de las partidas están en negro no pueden ser compensadas, si están en azul el usuario las eligió para ser tratadas.
Campo “Asignados” sumatoria de partidas que se van seleccionando, para finalizar la compensación el campo debe ser cero.
Finalizada la selección de partidas y que den cero, se accede al Menú: Documento, Simular, para ver el asiento:
Con el fin de ver que no haya errores y que estén los datos obligatorios.
La operación de compensación genera un documento, aunque puede no contener posiciones.
Se graba la operación para que se registre (disco de guardar).
El número de documento se guarda en las partidas que se compensaron.
Si hacemos doble clic en el documento de compensación accedemos a visualizarlo.
Con la Tr. F-03, se pueden compensar partidas de una cuenta de mayor con otra cuenta de mayor, en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas acceder al menú “tratar” seleccionar “otros, en una nueva pantalla se ingresa una nueva cuenta de mayor. Por ejemplo, una partida en él debe en cuenta de banco y la otra en el haber en un pasivo, sabemos que se deben compensar.
Contabilización con compensación: En esta funcionalidad se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida. Con las siguientes cacterísticas:
La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando o diferente.
Puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
Transacción FB05
En la pantalla de selección los datos de cabecera son similares al de contabilización clásica,
En “Seleccionar partidas abiertas se eligen las cuentas a compensar, luego el tipo de operación y la opción “Traslados con Compensación”. En los campos de abajo se agrega la posición del documento. Es indistinto el orden de los datos si se conoce el monto de las contrapartidas a compensar.
Con el ícono PAs (Partidas abiertas) el sistema habilita una pantalla donde se debe seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta, por ejemplo “S” Cuentas de Mayor y cuenta “Bancos” que según el ejemplo muestra imputaciones incorrectas.
También se tiene la opción de delimitar la cantidad de partidas abiertas que muestra el sistema.
El ejemplo tiene dos partidas positivas y hay que ingresar la cuenta para compensar, con ícono “Resumen de documentos” para ingresar los datos de la contrapartida.
Ingresando los datos de la nueva posición con clave de contabilización y la cuenta de contrapartida, en el ejemplo, es el banco HSBC con clave de contabilización 40, porque las partidas seleccionadas están en debe, al compensarlas pasan al haber, por lo tanto la contrapartida debe ir en el debe.
El campo “Sin asignar” ayuda a determinar la clave de contabilización, el saldo negativo del ejemplo, representa las partidas seleccionadas, se requiere ingresar un saldo positivo, presionando “Enter” pasa a la siguiente pantalla continuar con los datos de la contrapartida.
Colocando asterisco en el campo de importe y “Enter” el sistema completa el importe con la selección de las partidas abiertas.
Completado el importe hay varias opciones para continuar:
1) Simular el documento y grabar, finalizando la operación.
En la barra de herramientas de la transacción hay dos íconos:
Seleccionar Pas: Para seleccionar nuevas partidas abiertas.
Tratar Pas: Tratar partidas abiertas y abre la pantalla de tratamiento de partidas, donde se modificó el “Status de Tratamiento” y el campo “Importe Entrado ha tomado la posición de la contrapartida. El campo “Asignados” tiene el valor de las partidas compensadas y el campo “Sin asignar” queda en cero, indicando que ya se pude grabar el documento.
Se simula la operación y se observan las posiciones que genera el sistema por la compensación de partidas, con el ícono “Resumen de documento” solo se ve la posición ingresada manualmente.
Para simular: Menú: Documento, Simular.
Al finalizar se graba el documento.
Cuando se visualiza la compensación de un documento se puede ver cuáles son los documentos que se compensaron, en Tr. FB03, menú entorno, utilización del pago.
2. LAS COMPENSACIONES AUTOMÁTICAS:
Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable, compensar de manera masiva que poseen un proceso definido por parametrización, donde se especifican los criterios para compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y la naturaleza de sus imputaciones.
Ejemplo las cuentas de banco, donde se pueden compensar por importe o número de cheque.
Transacción F.13
Finanzas
Gestión financiera
Libro Mayor
Operaciones Periódicas
Compensar automáticamente
Sin modelos de moneda de compensación
La pantalla de selección consta de 4 partes:
Delimitaciones de los documentos a compensar: Parámetros para seleccionar las partidas a compensar
Selección de cuentas: Selección de cuentas a compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luego las cuentas.
Parámetros de contabilización: Fechas de registro de la compensación y también la ejecución del “Modo test” para analizar los resultados.
Log de salida: Selección de visualización: documentos a compensar, los que no se compensaran y el detalle de errores en caso de existir.
Luego de ejecutar se visualizan las partidas compensadas y las no compensadas:
Partidas no compensadas: muestra partidas que no puede compensar
Partidas compensadas: Agrupa partidas compensadas entre si, colocando el número de documento como código agrupador y la fecha con la cual se contabilizó.
Tipo de cambio: las diferencias de tipo de cambio entre el momento de origen y de compensación son automáticas, el requisito es la asignación de la cuenta de resultados donde se contabiliza la diferencia en T.C.
3. La anulación de compensaciones
Si es necesario anular una compensación se realiza por la Transacción FBRA
Ruta:
Finanzas
Gestión financiera
Libro Mayor
Documento
Anular Compensación
La pantalla solicita los datos del documento a anular.
Previo a la anulación hay dos botones con información del documento:
Cuentas: Visualiza las cuentas compensadas por anular.
Partidas: Que fueron compensadas con ese documento:
Verificadas, se guarda la operación.
Cuando solo compensamos y el documento no genera posiciones, la anulación no genera documento, en la cabecera del documento se marca el estatus de borrado. La consecuencia de la anulación es que las partidas que habían sido compensadas vuelven a ser partidas abiertas.
Con la opción de contabilizar y compensar hay dos opciones de anulación:
Solo anulación de la compensación: Solo se anula la compensación, pero no sus posiciones, es decir, el asiento se mantiene igual y solo se desvincula el número de documento, quedando nuevamente como partidas abiertas.
Anulación de la compensación: Se anula la compensación y el asiento, generando un documento de anulación.
Para “Anulación de la Compensación” el sistema solicita motivo de la anulación, con la finalización se muestran dos documentos: El documento que se anuló y el de anulación.
Los conceptos de compensaciones se verán aplicados en pagos y cobranzas.