Unidad. 2
Lección 8. Compensación de cuentas de mayor.
Se pueden compensar las cuentas abiertas o pendientes, En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados (conciliados o cruzados).
Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.
En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.
Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:
- F-03 ó libro mayor/ cuenta/ compensar: para compensar cuentas de mayor
- F-44 para compensar acreedores
- F-32 para compensar deudores
En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones.
El concepto de compensación de cuentas es muy similar al de una cuenta corriente de proveedores, donde hay facturas que se compensan con pagos o notas de crédito. Las partidas que estén abiertas serán las tengan saldo contable.
Hay 2 maneras de compensar las cuentas, a través de:
- Compensación de cuentas: se da en aquellos casos donde el debe y el haber suman cero (se cruza o concilia la información y no queda saldo).
- Contabilización con compensación: cuando se cruzan las partidas y se genera un saldo que puede generar una posición que lo ajuste o compense.
OjO: no se puede finalizar un proceso mientras hayan partidas pendientes de compensarse.
Al ingresar a la transacción de compensación de cuentas contables podremos filtrar la información que queremos ajustar, por defecto viene seleccionada la opción ninguna lo que permite mostrar todas las partidas abiertas que posea la cuenta.
Al ejecutar la transacción se visualizará todas las partidas pendientes, si los importes están e color negro significa que no han sido compensados peor si se muestran en azul significa que han sido elegidas para compensar.
Dentro de la transacción hay íconos que permiten: seleccionar/ deseleccionar partidas, ordenarla columnas, elegir orden ascendente/ descendente, buscar documentos, cambiar los importes de moneda, activar/ desactivar partidas para ser compensadas.
El campo asignando muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando, considerando los signos.
Ojo: al finalizar la compensación el campo "asignados" debe estar en cero.
Una vez compensada la operación simulamos el asiento que realizará el sistema para verificar que no haya errores antes de grabarlos.
Un documento de compensación puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas. También, se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes.
Para que se registre la operación debe grabarse la compensación.
Importante: Al compensar cuentas de mayor elegimos una cuenta de mayor para ajustar las partidas entre sí pero también podemos hacerlo con partidas de otra cuenta de mayor. Para poder usar las partidas de otra cuenta en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder a: menú/ tratar/ seleccionar otro/ ingresar nueva cuenta de mayor. Se usa para compensar partidas que se encuentran en cuentas de mayor diferente, por ejemplo: crédito V& débito fiscal.
El número de compensación se guarda en las partidas que se compensaron. Al visualizar éste número hacemos doble clip y observaremos el detalle.
Cuando se utiliza la contabilización con compensación se seleccionan partidas abiertas y se ingresa manualmente la contra partida.
Esta forma de contabilizar y compensar tiene las siguientes características:
* La contra partida puede ser la misma cuenta en uso o una diferente.
* Puede ejecutarse para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas
* Transacción FB05/ cuenta a compensar (siglas PAs=partidas abiertas) / tipo de operación (traslados con compensación)/ posición de contra partidas.
En la barra de herramientas, podemos delimitar la cantidad de partidas abiertas que mostrará el sistema en el ícono de visualización, allí seleccionaremos las partidas a compensar, presionamos ícono de resumen de documentos para ingresar los datos de contra partida.
Nota importantísima: la clave de contabilización debe ser igual al origen (D/H) de las cuentas de contra partida seleccionadas, ya que al compensarlas pasarán a signo contario. Por ejemplo: si las partidas seleccionadas son positivas o están en el "Debe", se ingresa la Cl. CT 40 que está preestablecida para operaciones de origen "Debe" ya que al compensarlas se estarán trasladando al haber. Otra forma de delimitar la Cl. CT es el saldo del campo sin asignar, ya que representa a las partidas seleccionadas por lo tanto necesita ingresar un saldo opuesto para que el asiento quede balanceado.
En el campo del importe podemos colocar * y dar enter para colocar de manera automática el monto de la selección de partidas que se haya realizado.
Una vez terminado este paso hay varias opciones:
- Simular y grabar.
- Seleccionar Pas/ tratar PAs ( barra de herramientas de la transacción).
* Seleccionar Pas: se seleccionan nuevas partidas abiertas y otras cuentas de mayor para seguir compensando.
* Tratar Pas: tratar partidas que ya seleccionadas previamente. Al retornar a esta pantalla se visualizará la modificación del status de tratamiento y que el importe ha tomado el valor de la posición de la contrapartida. El campo asignado tiene el valor de las partidas compensadas y el campo sin asignar se encuentran en cero, lo que índica que se puede grabar el documento.
Antes de finalizar es importante simular el documento para verificar como quedan las posiciones.
Importante: El resumen solo mostrará las posiciones ingresadas manualmente, mientras que en la simulación se observan las posiciones que genera el sistema por la compensación de las partidas.
Nota: Cuando se visualiza un documento de compensación tenemos una opción que nos permite conocer cuales son los documentos que se compensaron. Estando en al visualización de un documento se puede acceder a: menú/ entorno/ utilización del pago, allí podemos ver todas las partidas que se han compensado ya que el documento de compensación es un documento único.
Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido por parametrización.
Transacción F.13 ó Libro mayor/ operaciones periódicas/ compensar automáticamente/ sin modelo de moneda de compensación.
Las cuentas de bancos son ejemplos de cuentas de compensación, ya que se pueden compensar por monto y número de cheque.
El proceso consta de 4 partes:
- Delimitación de los documentos a compensar (parametrización).
- Selección de cuentas (cuentas que se desean compensar)
- Parámetros de contabilización (fecha con la que queremos que se registre la compensación, ejecución modo test para analizar los resultados).
- Log de salida ( Selección de visualización al ejecutar el programa. Documentos que se compensarán, que no se compensarán y detalle de los errores en caso de que existan).
NOTA: Pueden surgir diferencias en los tipos de cambio que se registraron en el momento de origen y en el momento de compensación, estas diferencias son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan parametrizadas la cuenta de resultados donde se contabilice las diferencias por tipo de cambio.
Para anular las compensaciones hay que acceder a la transacción FBRA o libro mayor/ documento/ anular compensación / datos claves.
Verificar cuentas y partidas compensadas/ grabar.
Ojo: Cuando solo compensamos, y el documento no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por la anulación, si no que en la cabecera del documento de compensación se marca con un status borrado.
La consecuencia de anular un documento de compensación implica que las partidas que habían sido compensadas vuelvan a su estado de partidas abiertas.
Si la anulación se trata de un documento que se generó con la opción contabilizar y compensar, el sistema solicitará definir bajo que modalidad hay que anular:
- Solo anulación: solo se anulará la compensación pero no sus posiciones y se desvinculará el número de documento de compensación, es decir, el asiento se mantiene igual y queda como partidas abiertas o pendientes.
- Anulación de la compensación: Se anula la compensación y el asiento y se genera un documento de anulación.