COMPENSACIONES DE CUENTAS DE MAYOR
Dentro de las cuentas contables tendremos documentos registrados pero que se encuentran sin pago o sin compensar, estos documentos pueden estar en cuentas de mayor, de acreedores o de deudores y los llamaremos "partidas abiertas"
Tenemos varias transacciones para poder gestionar nuestras partidas abiertas y son las siguientes:
* F-03 Compensar cuentas de mayor
* F-44 Compensar acreedores
* F-32 Compensar deudores
En esta lección solo nos enfocamos en la compensación de partidas abiertas de cuentas de mayor, sin embargo es importante tener presente que para cuentas de acreedores y deudores los pagos y cobros también serán considerados como compensaciones.
Contamos con dos formas de compensar:
Compensación de cuentas: Esta forma se utiliza para compensar partidas abiertas en una cuenta que nos dan un saldo cero, es decir hay un DEBE y un HABER.
Contabilización con compensación: Compensamos partidas y adicional se debe crear de manera manual una contrapartida para ajustar el saldo a cero.
COMPENSACIÓN DE CUENTA
F-03
Mediante la transacción F-03 podemos realizar la compensación de cuenta, en la pantalla inicial debemos ingresar:
* El número de cuenta a compensar (Únicamente podemos compensar una cuenta a la vez)
* La fecha de registro de la compensación
* Sociedad
* Moneda en la que se contabilizará la operación
En la parte baja de esta pantalla tenemos también la sección "Otras delimitaciones", en esta parte de manera automática el sistema selecciona "Ninguna" trayendo así todas las partidas abiertas dentro de la cuenta seleccionada.
Una vez que muestra el total de partidas abiertas, es importante identificar que aquellas donde el saldo se muestra en color azul, nos habla de partidas que ya han sido seleccionadas para compensarse, en cambio aquellos saldos que se muestran en color negro, son partidas abiertas disponibles para compensar.
Ya identificadas las partidas abiertas que deseamos compensar, las seleccionamos y el saldo de estas deber ser CERO. Posteriormente debemos seleccionar el icono Simular, para verificar que no el proceso no arroja errores, que todos los campos requeridos han sido llenados, que el asiento este balanceado y ver como quedará el asiento contable de la compensación. Finalmente procedemos a GRABAR, de esta manera el sistema nos arroja un número de documento de compensación.
Operación de compensación --> Número de documento de compensación
CONTABILIZACIÓN CON COMPENSACIÓN
A diferencia de la compensación de cuenta, aquí seleccionamos partidas abiertas y de manera manual agregamos la contrapartida faltante para poder compensar. Esta contrapartida puede ser en la misma cuenta donde estoy realizando la compensación o en una cuenta diferente.
Esta operación de contabilización con compensación la podemos realizar para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
Se realiza a través de la transacción FB05. Al ingresar a la transacción debemos elegir "Seleccionar PAs" ( Seleccionar partidas abiertas) y en la parte de opciones a tratar debemos elegir "Traslados con compensación"
Al presionar el ícono Seleccionar PAs se habilita una pantalla para ingresar CUENTA y TIPO DE CTA.
Seleccionamos las partidas abiertas a tratar e ingresamos la contrapartida requerida para poder compensar. Presionamos el icono "Tratar PAs" y nos llevará a la pantalla de tratamiento de partidas abiertas donde tendremos los siguientes datos:
* Importe entrado : Corresponde al importe que se ingreso en la contrapartida
* Campo Asignado : Valor total de las partidas a compensar
* Sin asignar : El saldo de la compensación que debe ser igual a cero
Una vez revisados los datos anteriores podemos proceder a grabar nuestro documento de compensación. Es importante que antes de contabilizar corramos en modo test nuestro proceso de contabilización .
COMPENSACIÓN AUTOMATICA
Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable, se lleva a cabo mediante la transacción F.13 y consta de 4 partes:
- Delimitaciones de los documentos a compensar: Se ingresan parámetros que permiten al sistema seleccionar las partidas a compensar.
- Selección de cuentas: Ingresar las cuentas que deseamos compensar, seleccionando primero el tipo de cuenta (cuenta de mayor, proveedores, acreedores), después la cuenta en sí.
- Parámetros de contabilizaciones: Ingresar fecha con la que queremos que se registre la compensación. También podemos elegir que primero se ejecute el proceso en modo test para detectar errores.
- Log de salida: Seleccionar qué deseamos visualiza cuando se ejecuta la compensación, es decir:
* Documentos a compensar
* Documentos que no se compensarán
* Errores
Una vez ejecutado el proceso visualizaremos la siguiente información:
Partidas no compensadas
Partidas compensadas
ANULACIÓN DE COMPENSACIONES
El proceso de anulación de compensaciones se realiza mediante la transacción FBRA, en esta transacción ingresamos los datos claves del documento de compensación que deseamos anular y verificamos los íconos de CUENTAS ( en el podemos visualizar las cuentas compensadas en el documento seleccionado) y PARTIDAS ( se visualizan las partidas compensadas en este documento).
Al momento de querer concluir el proceso de anulación el sistema solicitará elegir:
Solo anulación de la compensación : Aquí solo se anulará la compensación, dejando las partidas abiertas nuevamente y el registro de contrapartida.
Anulación de la compensación : En este se anulará la compensación y la contrapartida que creamos manualmente, generando un documento de anulación. Antes de anular un documento de compensación en este paso el sistema solicitará especificar un " motivo de anulación " ( 01 - anulación en periodo abierto / 02 anulación en periodo cerrado). Para finalizar el sistema nos arroja el Documento que se anuló más un número de documento del documento de anulación.