✒️SAP FI / Las compensaciones de Cuentas de Mayor Por Claudia Perez Villazon

Leccion 8

Compensaciones de cuentas contables

En la leccion 1 de esta unidad aprendimos que una de las caracterirsitcas que puede tener una cuenta contable es la gestion de partidas abiertas. En esta leccion conoceremos los procedimientos para compensar las partidas abiertas o pendientes.

Se puede usar esta funcion para compensar operacioens del Debe y el Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de compensacion de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas que se compensan con pagos o notas de creditos. Aquellas partidas que esten abiertas son la que formaran el saldo contable de una cuenta.

Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la provision de facturas a recibir, donde la compisicon de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aun no se han recibido.

En SAP, hay 2 formas de compensar las cuentas:

• Compensacion de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.
• Contabilizacion con compensacion: Es cuando se compensan las partidas y ademas se genera una o mas posisciones adicionales en la compensacion. Por ejemplo, si las sumas de las partids no poseen unsaldo cero se puede generar una posicion que ajuste el saldo.

Veamos en detalle las diferencias entre estas 2 formas de compensar:

Compensacion de cuenta

Tal como mencionamos anteriormente, un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de compensarse. Realizar dicha compensacion implica tomar 2 o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si

Transaccion F-03

Finanzas, gestion financiera, libro mayor, cuenta, compensar

Cuando ingresemos a la transacion, estaremos accediendo a la pantalla de seleccion de datos.

La pantalla de seleccion solicita los sgtes datos

• Cuenta a compensar (solo se puede elegir una cuenta)
• Fecha en que se registrara la compensacion
• Sociedad en la cual se registrara la operacion
• Moneda en la cual se contabilzar la operacion

El sector Otras delimitaciones nos permitira acotar la busqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene marcado con la opcion Ninguna lo que hara que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio, si filtramos, por ejemplo, por fecha de contabilzacion, se abrira una nueva ventana que permitira ingresar el rrando de fechas correspondientes.

Presionando Enter o el icono de confirmacion accederemos a la sgte pantalla.

El sistema mostrara todas las partidas pendientes, si los importes de las partidas estan en color negro significan que aun no han sido consideradas para ser compensadas. Si estan en azul es orque el usuario que raliza la transaccion las eligio para ser tratadas.

Documento de Compensación

Documento que se registra para compensar partidas abiertas.

Un documento de compensación puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas.

También se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes

Compensación

En SAP las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas se pueden compensar para finalizar el proceso y conciliar los movimientos.

Hay dos formas de compensar las cuentas:

• Compensación de cuentas: Simplemente compensan las partidas abiertas. Se utiliza en aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.
• Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o más posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo, si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
  Las compensaciones se pueden realizar a través de transacciones manuales como F-03 o de forma masiva con la transacción F.13

Iconos importantes dentro de esta transaccion:

• Permite seleccionar todas las partidas
• Permite deseleccionar todas las partidas
• Permite ordenar las partidas. Primero se marca la columna por la cual se quiere ordenar y luego se presiona, el icono de orden ascendente y descendente.

Campo asignados

Muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando, considreando los signos. Para finalizar una compensacion el campo asignados debe estar en cero.

Una vez finalizada la seleccion de partidas a compensar y que las mismas den cero se debera acceder a:

Menu, documentos, simular, para ver el asiento que el sistema realizara

La simulacion permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento este balanceado, validad que no falten datos obligatorios. La simulacion tambien nos permite ver como quedara el asiento.

Una operacion de compensacion siempre crea un documento de compensacion, aunque este documento puede no contener posiciones.

Se debera grabar la operacion para que la compensacion se registre

TIP: Cuando usamos la transaccion F-03, si bien en la pantalla inicial solo seleccionamos una cuenta de mayor para compensar las partidas entre si, tambien se podria compensar las partidas de una cuenta de mayor compartidas de otra cuenta de mayor, para poder traer las partidas de otra cuenta en la pantalla donde se tratan las partidas abiertas se debe acceder al menu tratar seleccionar otro, se abrira una nueva pantalla para ingresar una nueva cuenta de mayor, un ejemplo de este tipo de compensaciones, podria ser si tenemos una partida en el debe en una cuenta de banco por ejemplo y una partida en el haber en una cuenta de pasivo, sabemos que ambas se deben compensar porque estan relacionadas a la misma operacion, entonces usamos este procedimiento para compensar 2 partidas que se encuentran en cuentas de mayor diferentes.

2. Compensaciones automaticas

Las compensaciones automaticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas queposeen un proceso definido.

Las cuentas que pueden compensarse automaticamente estan definidas por parametrizacion, donde se especifica bajo que creiterios debveran compesnsarse. Dependiendo de la cuenta de amyor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definicion.

Ejemplos muy claros de compensaciones automaticas son las cuentas de banco, donde generalmente se pueden compensar por importe y numero de cheque.

En esta leccion conoceremos como se ejecuta el proceso de compensaciones automaticas, en el modulo avanzado se explica todo lo referente a la parametrizacion para ejecutar esta funcion.

Transaccion F.13}

Finanzas, gestion financiera, libro mayor, operaciones periodicas, compensar automaticamente, sin modelo de moneda de compensacion

La pantalla de seleccion consta de 4 partes

• Delimitaciones de los documentos a compensar: en esta parte se ingresaran los parametros que permitiran al programa seleccionar las partidas a compensar
• Seleccion de cuentas: el programa compensa no solo cuentas de mayor sino tambien cuentas de acreedores y deudores. En esta parte de la pantalla de seleccion se deberan ingresar las cuentas que se desean compensar, tildando primero el tipo de cuenta y luego las cuentas propiamente dichas.
• Parametros de contabilizacion: aqui se ingresara basicamente la fecha con la cual queremos que se registre la compensacion. Tambien podremos seleccionar que primero el programa se ejecute en modo test para analizar los resultados.
• Log de salida: nos permite seleccionar que deseamos visualizar cuando se ejecute el programa. Podremos elegir entre solo ver los documentos que se compensaran, los que no se compensaran y el detalle de errores en caso de que existan.

Luego de ejecutar el programa podremos visualizar la sgte informacion:

• Partidas no compensadas: el sistema nos muestra todas las partidas que no puede compesnar. Para que puedan ser compensable la suma de todas las partidas que osean criterios comunes debe dar cero.
• Partidas compensadas: el sistema agrupa las partidas que se compensan entre si. Si el programa se ejecuto en modo real entonces coloca el numero de documento com codigo agrupador y muestra la fecha con la cual se contabizo el documento de compensacion.

Diferencia de tipo de cambio

cuando compensamos las partidas, puede haber diferencias en los tipos de cambio que se registraron entre el momento de origen y el momento de la compensacion. La contabilizacion de las diferencias de tipo de cambio son automaticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por parametrizacion, cual es la cuenta de resultado en la cual se contabilizaran las diferencias de tipo de cambio.

3. Anulacion de compensaciones

Como hemos visto las compensaciones generan documentos de compensacion y estos documentos estan enlazados con las partidas que compensan. Es por ello, que si queremos realizar la anulacion de una compensacion debemos acceder por una transaccion diferente de la que hemos aprendido en la leccion anterior.

Transaccion FBRA

Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documentos, anular compensacion

La pantalla de seleccion solicitar los datos claves del documento que se desea anular.

Previo a generar la anulacion, tenemos disponibles 2 botones que brindan informacion sobre el documento a anular.

• Cuentas: Permite visulizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.
• Partidas: Permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.

Luego de verificar las cuentas y las partidas compensadas se graba la operacion

Haciendo un repaso, hemos visto que hay 2 formas de compensar, solo compensar y contabilizar y compensar. Cuando solo compensamos, y si el documento no genera posiciones, la anulacion de la compensacion no genera un nuevo documento por la anulacion, sino que en la cabecera del documento de compensacion se marca con un status de borrado.

La consecuencia de anular un documento de compensacion implica que las partidas que habian sido compensadas vuelvan a su estado de partidas abiertas.

Si se trata de un documento que se genero con la opcion de contabilizar y compensar, entonces el sistema nos solicitara que definamos bajo que modalidad queremos anular.

Solo anulacion de la compensacion: Esta opcion implica que solo se anulara la compesnacion, pero no sus posiciones. Esto quiere decir que el asiento se mantendra igual y solo se desvinculara el numero de documento de compensacion de las partidas que compenso, quedando nuevamente como partidas abiertas o pendientes.

Anulacion de la compensacion: implica que no solo se anula la compensacion sino tambien el asiento. Esta opcion genera un documento de anulacion.