1. Compensacion de cuentas contables
Se puede usar esta funcion para compensar operaciones del debe y haber cuyo sado es cero. Aquellas partidas que esten abiertas son las que formaran el saldo contable de una cuenta.
Ejemplo: provision de factura a recibir, dode la composicion de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aun no han recibido.
En SAP hay dos formas de compensar las cuentas:
Compensacion de cuentas: compensa las partidas abiertas , en los casos donde el debe y el haber suman cero.
Contabilizacion con compensacion: se compensan las partidas y se genera una o mas posiciones adicionales en la compensacion. Ej: si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero, se puede generar una posicion que ajuste saldos.
Para realizar esta compensacion implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si.
Cuando ingresamos a la transaccion, la pantalla selecciona los siguientes datos:
-Cuenta a compensar (solo se puede elegir una cuenta)
-Fecha en que se registrara la compensacion
-Sociedad
-Moneda.
El sector otras delimitaciones nos permitira acotar la busquedad de documentos que queremos compensar. Por defecto viene marcada la opcion ninguna asi el sistema trae todas las partidas abiertas de la cuenta o podemos usar el filtro.
El sistema mostrara todas las partidas pendientes, si los importes de las partidas estan en color negro, significa que aun no han sido consideradas para ser compensadas. Y si estan en color azul , ya han sido elegidas para ser tratadas.
Iconos importantes dentro de esta transaccion:
-Permite seleccionar todas las partidas
-Permite deseleccionar todas las partidas
-Permite ordenar las partidas. Primero se marca la columna por la que se quiere ordenar y luego se presiona el icono en orden ascendente o descendente.
-Permite buscar algun documento. Cuando se presione este icono se abrira una nueva ventana para ingresar al campo por el cual se desea realizar la busquedad.
-Cambiar los importes de la monedade documento o moneda local.
-Permite activar partidas para ser compensadas las partidas seleccionadas (colocar en azul)
-Permite desactivar partidas las partidas seleccionadas (colocar en negro)
Nuevo concepto : Campo asignados
Muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando , considerando los signos. Para finalizar una compensacion al campo asignados debe estar en cero.
Una vez finalizada la seleccion de partidas a compensar y que la misma de cero, deberia acceder a :
Menu - Doc - simular para ver el asiento que el sistema realizara para controlar que no haya errores.
Una operacion de compensacion siempre crea un documento de compensacion aunque este documento puede no contener posiciones.
Nota de voz: Se pueden compensar las partidas dentro de una cuenta de mayor o entre cuentas de mayor. Para poder traer las partidas de otras cuentas , en la pantalla donde se trata las partidas abiertas se debe acceder al menu Tratar seleccionar otro. Se abre una nueva pantalla para ingresar una nueva cuenta de mayor. Ej: una partida en el debe en la cuenta de Banco y una partida en el haber en una cuenta de pasivo. Se tiene que compensar porque estan relacionadas a la misma operacion..
Haciendo doble clic en el documento de compensacion, accederemos a visualizar el mismo.
- Contabilizacion con compensacion
La diferencia con esta funcionalidad es que se selecciona la partida abierta y se ingresa manualmente la contrapartida. Caracteristicas:
La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se esta compensando o una diferente
La operacion puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas , clases de cuentas y diferentes monedas.
Transaccion FB05
Ejemplo: haremos una reclasificacion de partidas contabilizadas en una cuenta de Banco. Como las cuentas de mayor de bancos son de partidas abiertas, seleccionaremos y compensaremos las partidas y luego contabilizaremos la contrapartida en la cuenta de banco que corresponde.
Ingresando en el icono seleccionar partidas abiertas, elegimos la cuenta que queremos compensar.
Luego elegimos el tipo de operaciones a tratar, para este caso de contabilizacion con compensacion marcamos la opcion traslados con compensacion.
En la parte de abajo el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posicion a un documento. Es indistinto el orden en que se ingresan los datos.
Cuando se presiona el icono PAs (partidas abiertas) el sistema habilita una pantalla donde seleccionaremos la cuenta y tipo de cuenta.
A la derecha de la pantalla tenemos las opciones que no permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrara el sistema .
En el ejemplo , seleccionamos dos partidas abiertas positivas , y nos queda una diferencia por ingresar que los ingresaremos a la cuenta de otro banco (banco frances), presionando el icono de resumen de documentos ingresamos los datos de la contrapartida.
Ingresamos los datos de la nueva posicion comenzando con la clave de contabilizacion (40 porque las partidas son positivas, estan en el debe) y la cuenta de contrapartida (banco frances) Al compensarlas las estaremos pasando al haber , por lo que la contrapartida debe ir al debe.
Para determinar la clave de contabilizacion nos podemos ayudar viendo el saldo en el campo sin asignar, si el saldo aca es negativo, necesitamos ingresar un saldo positivo para balancear el asiento.
Presionando enter seguimos completando los datos de la posicion de contrapartida . El campo valor: colocando * y presionando enter completa automaticamente el importe
Una vez completado el importe podemos:
Simular el documento y grabar, terminando con la operacion.
En la barra de herramientas tenemos dos iconos
-Seleccionar PAs : seleccionar nuevas partidas abiertas, que nos permitira seleccionar otras cuentas ( de mayor, deudor , acreedor) para continuar compensando .
-Tratar PAs : al ingresar a esta pantalla veremos que se ha modificado el status de tratamiento y que el campo importe entrado ha tomado valor de la posicion de contrapartida . El campo asignados tiene el valor de las partidas compensadas y el campo sin asignar se encuentra en cero, por lo que podemos grabar el documento.
Antes de finalizar la operacion realizaremos la simulacion que nos muestra como quedara el documento.
Accedemos a menu - doc - Simular.
Para finalizar grabamos el documento, el numero de documento que se genere se guardara en las posiciones compensadas del primer banco.
Nota de voz: para saber cuales son los documentos que se compensaron. En la transaccion FB03, menu entorno , utilizacion del pago, El documento de compensacion es un documento unico que se guarda en todas las partidas compensadas , por lo tanto si estamos visualizando ese documento podemos ver todas las partidas que se han compensado.
2. Compensaciones automaticas
Forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar en forma masiva aquellas cuentas definidas por parametrizacion donde se especifica bajo que criteros deberan compensarse. Ej: cuenta de banco, donde generalmente se pueden compensar por importes y numero de cheque.
Transaccion F.13 (F - GF - LM - Operaciones periodicas - Compensar automaticamente - Sin modelo de moneda de compensacion)
La pantalla de seleccion consta de cuatro partes
Delimitaciones de los documentos a compensar : se ingresaran los parametros que permitiran al programa seleccionar las partidas a compensar.
Seleccion de cuentas : mayor, acreedores , deudores y luego las cuentas propiamente dichas.
Parametros de contabilizacion : fecha en la que queremos que se registre la compensacion y tambien podemos seleccionar que primero e ejecute en modo test.
Log de salida: nos permite seleccionar que deseamos visualizar cuando se ejecute el programa : ver los documentos que se compensaran , los que no se compensaran y el detalle de error.
Luego de ejecutar el programa podemos visualizar la siguiente info:
Partidas no compensadas: para que puedan ser compensadas la suma de todas las partidas que posean criterios comunes deben dar cero.
Partidas compensadas: Si el programa se ejecuto en modo real , coloca el numero de documento como codigo agrupador y muestra la fecha con la cual se contabilizo el documento de compensacion.
Diferencia de tipo de cambio:
Cuando compensamos las partidas puede haber diferencias en el tipo de cambios que se registraron entre el momento de origen y el de compensacion. La contabilizacion de las diferencias de cambio son automaticas . El requisito es que se tenga asignada por parametrizacion cual es la cuenta de resultado en la cual se contabilizara las diferencias de tipo de cambio.
Anulacion de compensaciones
(F - GF - LM - Doc - Anular compensacion)
La pantalla nos solicita los datos claves del documento que se desea anular.
Antes de anular, tenemos dos botones para tener info del documento a anular.
Cuentas : Visualizar las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.
Partidas : visualiza las partidas compensadas en dicho doc.
Luego de verificar las cuentas y las partidas se graba la operacion.
Cuando solo compensamos y el doc. no genera posiciones, la anulacion de la compensacion no genera un nuevo doc por la anulacion, sino que en la cabecera del doc de compensacion se marca con un status de borrado. Las partidas que habian sido compensadas , vuelven a su estado de partidas abiertas.
Si es un doc generado con la opcion contabilizar y compensar, el sistema nos solicitara que definamos bajo que modalidad queremos anular.
- Solo anulacion de la compensacion. Se anula la compensacion pero no las posiciones . El asiento se mantiene igual y se desvincula el numero de doc de compensacion, quedando nuevamente las partidas abiertas o pendientes.
- Anulacion de la compensacion. Se anula la compensacion y el asiento genera un documento de anulacion y debemos ingresar el motivo de la anulacion.
La operacion finaliza mostrando dos mensajes: el documento que se anulo y el numero de doc anulado.