✒️SAP FI / La registración de un documento contable Por Manuel Oliveros Tapia
SAP FI La registración de un documento contable
UNIDAD 2 - TEMA 3 - REGISTRO DE DOCUMENTO CONTABLE
Para el registro de documentos se hace uso de dos tipos de transacciones:
- Transacciones clásicas
- Transacciones enjoy
TRANSACCIONES CLÁSICAS .- la principal es FB01.
Existen variantes de la FB01, que traen propuestos ciertos valores por defecto, como clases de documentos y claves de contabilización. (F-02, F-22, F-43, F-90...)
Veremos la F-02 trae por defecto la clase de documento "SA" y la clave de contabilización"40", que indica que se realizará una contabilización en el Debe de una cuenta de mayor.
Ruta: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Contabilización general
O introduciendo directamente la transacción F-02 (Contabilización general), en el campo de comandos.
Empezamos introduciendo los datos de cabecera. Desplazamiento con el tabulador o el ratón. Completamos la sociedad, la fecha, la moneda (si es extranjera, indicamos en el campo de al lado el tipo de cambio con el que se quiere registrar el documento en la contabilidad general).
Completamos los campos de ingreso libre como referencia (ej. Ajuste mensual) y texto de cabecera (Ej. Faltante de caja).
Completamos las posiciones del documento:
- la primera posición la comenzaremos con la clave de contabilización. En este caso ya viene definida, es la 40.
- elegimos la cuenta de mayor, nos posicionamos sobre el campo cuenta, presionamos el matchcode que nos ayuda a buscar la cuenta contable que necesitamos. El sistema abre una ventana que permite preseleccionar las cuentas. En este caso, con el icono confirmar (tick verde) se despliegan todas las cuentas de mayor que posee el plan de cuentas. (elegimos la 550103 - una cuenta de resultados). Con enter se pasa a la pantalla: Reg. documento cta. mayor: añadir posición de cta. mayor.
Todas las cuentas de resultados deben llevar un centro de costes. Es un dato útil para la contabilidad del módulo CO.
Buscamos con el matchcode un centro de costes disponible. Podemos completar el campo texto para saber porqué se realiza este movimiento.
Pasamos a la posición de documento siguiente, completando la clave de contabilización (ClvCT). Elegimos en este caso la 50, que indica una imputación al haber en una cuenta de mayor. Elegimos la cuenta de mayor, seleccionamos la cuenta 110101 (Efectivo en moneda local). Confirmamos.
Ingresamos los datos de la segunda posición, como el importe (ej. 550), la fecha valor y el texto (pantalla Reg. documento cta. mayor: añadir posición de cta. mayor), como el importe, la fecha valor y el texto (Ej. arqueo de caja).
Visualizamos el documento (vamos a documento - visualizar). El sistema nos informa de la existencia o no de inconsistencias. Si no existen se graba el documento. El sistema informa de su contabilización
TRANSACCIONES ENJOY O SIMPLES.
Tienen un formato diferente que simplifican y agilizan las contabilizaciones en SAP.
También encontraremos variantes:
FB50 - contabilizaciones en cuenta de mayor
FB60 - contabilizaciones de acreedores
FB70 - contabilizaciones de deudores
FV## (FV60, FV70...) - contabilizaciones preliminares
Contabilizando:
Generamos otro documento contable. Seleccionamos la FB50: comenzamos completando las fechas, los campos libres como referncia (ej. Retirada de dinero) y el texto de cabecera. La clase de documento (en este caso ya viene propuesto por el sistema, SA).
Se pasa a los campos de posición: cta de mayor (matchcode) (ej. 110101 - Efectivo en moneda local).
No hay clave de contabilización en las transacciones enjoy. Se debe elegir entre debe y haber. (Elegimos Debe). Introducir el importe de la primera posición (5000).
La primera posición ya está completa. Se repite el proceso para las siguientes posiciones.
(Ej. Cta de mayor 540101 Comisiones bancarias - Debe - 150 - en este caso el sistema da un mensaje de que la cuenta requiere una imputación relevante para la contabilidad de costes. Ingresamos el centro de costes y validamos con enter.
Cta de mayor 120011 Banco Francés cta...pagadora - Haber - importe 5150)
Haciendo doble clic sobre una posición, se accede a ver los datos adicionales que puede llevar dicha posición (fecha, texto - ej. Extracción dinero banco). (Pantalla Corregir Posición de cta. mayor).
Flecha verde y retrocedemos. Presionamos el icono visualización para ver que todo está bien (pantalla de visualización Resumen de documentos). Si no es necesario realizar ningún cambio, se vuelve a la pantalla anterior presionando el icono restaurar (flecha blanca).
Se graba el documento para finalizar.
En una transacción enjoy no se utilizan claves de contabilización para determinar el Debe o el Haber y se introducen todos los datos desde una misma pantalla.
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Sobre el autor
Publicación académica de Manuel Oliveros Tapia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Manuel Oliveros Tapia
Profesión: Contador Auditor - Chile - Legajo: LX82F
✒️Autor de: 107 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Manuel Oliveros
Disponibilidad Laboral: FullTime 
