1.Estructura de documentos Por cada contabilizacion que se registra en SAP se genera un documento.Este documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Campos que identifican a cada documento:
- Número de documento: numero con el cual se graba un documento o movimiento en SAP. Este numero es unico
- Sociedad: ente legal deficido en SAP
- Ejercicio: ejercico o anio fiscal que posee una sociedad
Los documentos de SAP se dividen en 2 partes:
- Una cabecera: Informacion válida para todo el documento.
- Múltiples posiciones(entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra min 1 doc por cada operacion. Cada doc recibe un num de doc unico. El sistema puede asignar los numeros de documento (asignacion de documnetos interna) o el usuario puede asignar el numero en el ingreso e documentos (asignacion de documentos externa)
2. Datos de cabecera Cuentan con un dato de control muy importante denominado Clase de Documento
La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran Por ejemplo: fact de acreedores, pagos de deudores,etc.Las clases de documentos son validas para todas las sociedades FI y a su vez definen el rango de numeros que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputacion que se puede registrar en el asiento contable.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de cabecera:
Fecha de documento para reflejar la fecha del doc físico que se esta registrando. Ej la fecha de la fact del acreedor
Fecha de contabilizacion: fecha contable para determinar en que periodo del ejercico fiscal se registrara el asiento.
Sociedad: indica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: moneda del documento
Fecha de conversion: para los caso en que se registre una operacion en moneda extranjeray desee utilizar un tipo de cambio especifico.
Tipo de cambio: para las operac en moneda extranjera. Los TC se guardan en una tabla, en caso de no espcificar el TC en una operacion en ME, el sistema lo tomará de dicha tabla.
Referencia campo de entrad libreSe usa grlamente para almacenar el numero del doc legal.
Texto de cabecera texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes
Tienda para representar la tienda o el punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
3. Datos de Posicion: Los datos de posicion cuentan con un dato clave de control muy importante denominado CLAVE DE CONTABILIZACION, que determina si una imputacion corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta imputada corresponde a ctas de mayor, acreedor, deudor, activos fijos o materiales.
Para SAP los tipos de cuenta que se estan imputando son los sgtes:
S: Ctas de mayor.
D: cta de deudores o clientes
K: ctas de acreedores o pro eedores.
M: ctas de materiales.
A: ctas de activos fijos.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de posicion : Estan conformados por una gran cantidad de campos, entre ellos estlos sgtes son los necesarios para generar un doc contable:
Posicion: num del renglon dentro de un asiento contable.Campo automatico determinado por SAP No es necesario ingresarlo manualmente.
Cuenta: dependiendo de la clave de contabilizacion utilizada, la cta sera un dato maestro de CUENTA DE MAYOR, CUENTA DE DEUDOR, CUENTA DE ACREEDOR o CUENTA DE ACTIVO FIJO.
Indicador CME: indica que en el caso de utiiizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cta distinta de la cta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
Importe: corresponde al importe en la moneda del documento (Moneda ingresada en los datos de cabecera)
Centro de Costo: objeto de imputacion del módulo CO, esta imputacion adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cta de resultado.
Texto de posicion: texto libre que puede visualizarse en los reportes.
Asignacion: campo de entrada libre que puede completarse automaticamente con determ datos, segun como se complete el campo Clave de Clasificacion en el dato maestro que se esté imputando.
DATOS DE CABECERA Y POSICION EN SAP
DATOS DE POSICION comienzan completandose en una 1ra pantalla donde se ingresara la clave de contabilizacion y la cta mayor. Luego pasa a una 2da pantalla , el sistema solicitara informacion adicional respecto a esta posicion.
Recordemos: Las ctas de mayor , en su dato maestro, tiene el Grupo Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.
TRANSACCIONES
CLASICAS TRAEN X DEFECTO CLAVE DE CONTABILIZACION Y CLASES DE DOCUM.
FB01 PRINCIPAL TRANSACCION CLASICA. TRAE DOC "SA" Y CLACE DE CONTAB "40"
F-02
F-22
F-43
F-90
ENJOY NO REQUIEREN CLAVE DE CONTABILIZACION FORMATO DIFERENTE SIMPLIFICA LA CONTABILIZACION EN SAP
SE ELIGE ENTRE DEBE O HABER PARA LAS POSICIONES.
FB50
FB60
FV60 CONTAB PRELIMINAR
FB70
FV70 CONTAB PRELIMINAR
Puedes visualizar la lista de documentos preliminares desde la transacción FBV3, presionas el botón Lista de Documentos, completas con la sociedad y luego ejecutas el reporte.
Como resultado obtendrás una lista de todos los documentos preliminares. Cuando un documento preliminar sea contabilizado de manera definitiva, desaparecerá de éste reporte.
En el ejercicio 2 "Contabilizar con FB50" en la solución, en la pantalla de introducción de datos hay un campo para rellenar la clase de documento pero cuando lo intento hacer en la aplicación, ese campo no sale en ningún lado, ¿porqué?
Para poder tener ese campo disponible, en la transacción FB50, existe un botón, arriba, a la derecha de la pantalla que se llama Opciones de Tratamiento. Haces un clic ahí y te lleva a otra pantalla. En la parte de abajo, hay un campo que se llama Clase de Documento - Opción, ahí debes elegir la opción 2 (Clase de documento listo para entrada).
Luego grabas y retornas a la pantalla anterior con la flecha verde.
* Se puede colocar en le campo de asignación que derive un numero de identificación de un tercero, como se realizaría este parámetro para todos los documentos?
1) Si, se podría realizar por medio de una sustitución siempre y cuando al momento de transaccionar existan los datos del tercero y exista información suficiente que permita ir a buscar el dato a sustituir. Lo que se puede armar es un rutina abap que posea una lógica de búsqueda para recuperar el valor a sustituir en el campo asignación.
2) Los modelos de imputación son muy útiles cuando se realizan asientos contables repetitivos, con las mismas cuentas, no necesariamente con los mismos importes. Al contabilizar un documento podrías utilizar el modelo de imputación y solo completar los datos de cabecera. Las claves de contabilización, cuentas de mayor, centros de costos y otros datos adicionales ya estarían determinados por el modelo. Si el modelo no contiene importes, entonces habría que ingresar los importes correspondientes a la operación.
Los modelos de imputación pueden ser muy prácticos para contabilizar provisiones, liquidaciones impositivas, ajustes de cierre o cualquier otra operación que se realice de manera repetitiva.
* En el video de la Unidad 2 Lección 3, en la parte de datos de cabecera. Menciona que si la moneda del documento a crear es una moneda extranjera, se puede capturar en el campo de al lado el tipo de cambio en el que se desea; pero si lo dejo en blanco.
Que tipo de cambio toma?... el de la fecha contabilización del documento? el último registrado?...
Se configura por cada sociedad cual será la fecha a partir de la cual se determinará el tipo de cambio a utilizar en caso de que no se especifique en la contabilización.
Actualmente esta configurado para que se tome desde la fecha de contabilización. Esto significa que si ingresas un documento en moneda extranjera, por ejemplo con Fecha de Documento 01/04 y Fecha de Contabilización 10/04 el sistema convertirá el documento en moneda local con el tipo de cambio del 10/04.
Si en la tabla de tipos de cambio no hay valores ingresados para el día 10/04 entonces tomará el último valor que haya, si último valor ingresado es el 05/04, entonces tomará ese valor.
*El centro de costo es un dato adicional en las imputaciones de cuentas de resultado. Este dato es válido para el módulo de CO y sirve para saber quien es el responsable del gasto. Los centros de costos definen diferentes áreas dentro de una empresa. Por ejemplo podes tener un centro de costo que sea Departamento de Administración y otro centro de costo que sea Departamento Comercial. Si contabilizas una factura con gastos de librería, la cuenta de mayor es siempre la misma, Gastos de Librería, pero con el centro de costo podes identificar a qué área pertenece ese gasto, o mejor dicho quien realizó dicho gasto, si el departamento Administrativo o el Comercial.