✒️SAP FI / La apertura y cierre de periodos contables Por María Pronotti

Unidad 5: GL - Procesos de Cierre.

La fecha de contabilización determina el Periodo Contable en el cual ese documento impactará en la Contabilidad.

Una vez finalizadas todas las tareas de cierre de mes o del ejercicio, se deberán cerrar los periodos contables para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances y se deberá abrir el periodo siguiente para habilitar las nuevas contabilizaciones.

El área logística de SAP que abarca CM, PP, SD, también maneja una transacción de cierre de periodo que es independiente de los periodos de FI. Pero ambas tienen que estar abiertas para que se registre un movimiento. Puede ocurrir que un área, no pueda registrar un movimiento de materiales, porque el periodo MM se encuentra cerrado aunque el de FI si este abierto, o viceversa, el Periodo de FI este cerrado y el de MM este abierto. Si ambos no están abiertos, no se puede registrar un movimiento de material.

Periodos Especiales:

SAP nos proporciona cuatro periodos especiales para contabilizaciones de ajustes contables. Habitualmente son los periodos 13 a 16.

Generalmente, un ejercicio tiene 12 periodos contables. En el libro mayor se pueden definir hasta 16 períodos. Los periodos no se requieren para periodos contables regulares, se los puede utilizar para cierre del ejercicio. Ejemplos, en el periodo 13 podemos ingresar ajustes contables, en el periodo 14 ajustes determinados por auditoría.

Con los periodos especiales se puede diferenciar las contabilizaciones correspondientes a la operatoria habitual de los ajustes. De esta manera no se castiga al periodo 12 con todos los ajustes de cierre.

Al contabilizar periodos especiales, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• La fecha de contabilización debe estar dentro del último periodo contable regular. Es decir, la fecha de contabilización seguirá siendo Diciembre.
• El sistema no puede determinar automáticamente el periodo especial en el que se realizará la imputación. Por lo tanto, hay que especificar el periodo de cierre que se requiere en el campo Periodo en la cabecera de documento.

Transacción S_ALR_87003642

Menú Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Entorno - Opciones Actuales - Crear - Abrir y Cerrar Períodos Contables.

• Variante de Periodos Contables: a una variante se le puede asociar diferentes sociedades FI, facilitando la apertura y cierre de periodos contables. Por ejemplo, la Variante 1000 esta asignada a las sociedades 1000 y 3000, de esta manera, toda modificación de apertura y cierre de periodos que se realice en la variante 1000 afectará a ambas sociedades.
• Clase de cuenta: para cada período contable que deseemos abrir o cerrar, deberemos especificar como mínimo la clase de cuenta (válida para todas las clases de cuenta).

También podemos realizar un control más detallado especificando más clases de cuenta. De esta manera, utilizando la clase de cuenta, cuando se introduce la fecha de contabilización en la cabecera de un documento, el sistema verifica si se pueden realizar contabilizaciones en el periodo contable determinado, luego cuando se introduce un número de cuenta, el sistema verificará si el periodo contable está abierto para ese tipo de cuenta.

10/2010 a 11/2010

K 11/2010 a 11/2010

Para entenderlo mejor piensa en el como el Nivel General y las clases de cuentas como un Nivel Particular.

Siempre manda lo que dice el a nivel general. Y con las clases de cuentas puedes establecer que algo sea distinto de lo que dice el General.

La clase de cuenta habilita el periodo del año 2010, pero si el cierre de acreedores ya finalizó, podría cerrarse el periodo 10 para la clase de cuenta K (acreedores) y solo permitir contabilizaciones para el periodo 11/2010.

• Cuenta Desde - Hasta: podemos determinar la apartura y el cierre de los periodos contables por intervalos de cuentas. Esto significa que podríamos abrir un periodo contable para contabilizar solo en una cuenta específica.
• Desde Periodo / Ejercicio: Estos campos determinan cual es el periodo y ejercicio que está habilitado para realizar contabilizaciones.
• Hasta Periodo / Ejercicio: Si quiesiéramos tener más de un periodo abierto en este campo debe completarse con el periodo máximo habilitado. Si solo quisiéramos tener un único periodo deberá completarse con los mismos valores que se ingresaron en "Desde Periodo/Ejercicio".
• Grupo de Autorización: Podemos abrir y cerrar períodos contables sólo para usuarios esppecíficos. Para esto hay que completar el campo Grupo de Autorización, el valor con el cual se completa este campo a su vez deberá estar asignado en los roles y perfiles de los usuarios comrrespondientes.

• Ejemplo:
  En las primeras columnas esta abierto el mes de Febrero y en las segundas columnas el mes de Enero a Febrero y en Grupo de Autorización tenemos el Grupo 1000.
  Entonces todos los usuarios que tengan asignado en su perfil el grupo 1000 podrán ingresar contabilizaciones en enero y febrero y los usuarios que no tengan asignado ese grupo solo podrán contabilizar en febrero.

  Si no se utiliza la funcionalidad de grupos de autorización con solo completar las primeras columnas de periodos es suficiente.

Podemos tener múltiples periodos abiertos. Se puede abrir y cerrar sin ningún tipo de restricción. Sin embargo es importante controlar el tema de los periodos abiertos para que no se contabilicen por error, registraciones que no corresponden. Cuanto más acotado esten los periodos, disminuye las posibilidades de error. Lo recomendable es tener dos periodos abiertos. El actual, y el periodo anterior, si es que aún no seha emitido el Balance.

La apertura y cierre de periodos contables es muy fácil de llevar a cabo en el sistema. En la práctica muy pocos usuarios deben tener acceso a esta transacción, ya que una vez emitidos los balances no debería poder registrarse nada más en la contabilidad.

Práctica:

Si queremos cerrar un periodo para todos los tipo de cuentas pongo el signo mas.

Si queremos contabilizar un documento con una fecha donde el periodo contable esta cerrado, nos da este error: "El periodo contable XXXXX no está abierto"

Si queremos cerrar un periodo solo para cuentas de mayor, le ponemos S en tipo de cuenta. Esto siginifica que solo se podrá contabilizar en cuentas de mayor en el periodo 4 a pesar de que para el resto de las cuentas es posible contabilizar en periodos anteriores, es decir en el periodo 3.

Si queremos contabilizar en una cuenta de mayor con fecha del periodo actual. Cuando ponemos los datos cabecera, el sistema no nos tira error, pero cuando ponemos en una posición una cuenta de mayor, el sistema arroja un mensaje de error que indica lo siguiente. "El periodo 3 del 2011 se encuentra cerrado para la clase de cuenta ‘S’ (Cuentas de mayor) y para la cuenta en Libro Mayor 530103.

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Preguntas:

Es un tema de SAP que se lleven por separado. No es una elección que se pueda hacer por configuración. Siempre van por separado.

En MM solo se pueden tener dos periodos abiertos, el actual y el anterior. Una vez que se cerro un periodo de MM ya no se puede volver a abrir. Siempre se desplaza hacia adelante, nos es que se pueda abrir y cerrar los periodos que uno quiera o necesite. Esto obedece al movimiento de los materiales, cada movimiento de un material mueve stock y precios, abrir un periodo hacia atrás e ingresar un movimiento de material no sería viable porque eso debería tener un impacto en el stock actual y puede que no haya stock suficiente o los precios hayan cambiado.

En FI se pueden tener muchos periodos abiertos, podes abrir y cerrar todas las veces que quieras o necesites, es mucho más flexible que en MM.

Saludos!
Nancy

Consulta Alumno:

Hola Nancy,

cual es la finalidad de separar los periodos contables entre MM y FI? por que no se tiene 1 periodo para ambas cosas? tienes algun ejemplo?

saludos,

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Karenina Acosta León