1- Apertura y Cierre de Periodos Contables
En las primeras lecciones hemos aprendido que todos los documentos se registran bajo una fecha de contabilización y que ésta fecha determina el Periodo Contable en el cual ese documento impactará en la contabilidad.
Una vez finalizadas todas las tareas de cierre de mes o del ejercicio, como contabilizaciones de deudores y acreedores,conciliaciones bancarias, devengamientos de resultados, provisiones, asientos de ajustes, etc, se deberán cerrar los periodos contables para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances y se deberá abrir el periodo siguiente para habilitarlas nuevas contabilizaciones.
El área logística de SAP (MM, SD, PP) también maneja una transacción de cierre de período que es independiente de los períodos de FI. Pero ambas tienen que estar abiertas para que se registre un movimiento, puede ocurrir que un área no pueda registrar un movimiento de materiales porque el período MM se encuentra cerrado aunque el de FI si este abierto.
Períodos Especiales
SAP nos proporciona cuatro periodos especiales para contabilizaciones de ajustes contables. Habitualmente son los periodos 13 a 16.
Generalmente, un ejercicio tiene 12 períodos contables. En el libro mayor se pueden definir hasta 16 períodos. Los períodos que no se requieren para períodos contables regulares, se los puede utilizar para cierre del ejercicio. Ejemplos, en el periodo 13 podemos ingresar ajustes contables, en el periodo 14 ajustes determinados por auditoría.
Con los periodos especiales se puede diferenciar las contabilizaciones correspondientes a la operatoria habitual de los ajustes. De esta manera no se castiga al periodo 12 con todos los ajustes de cierre.
Al contabilizar períodos especiales, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- La fecha de contabilización debe estar dentro del último período contable regular. Es decir, la fecha de contabilización seguirá siendo Diciembre.
- El sistema no puede determinar automáticamente el período especial en el que se realizará la imputación. Por lo tanto,hay que especificar el período de cierre que se requiere en el campo Período en la cabecera de documento.
Transacción S_ALR_87003642 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Entorno - Opciones Actuales - Crear -Abrir y Cerrar Períodos Contables)
- Variante de Periodos Contables: a una variante se le puede asociar diferentes sociedades FI, facilitando la apertura y cierre de periodos contables. Por ejemplo la Variante 1000 esta asignada a las sociedades 1000 y 3000, de esta manera, toda modificación de apertura y cierre de periodos que se realice en la variante 1000 afectará a ambas sociedades.
- Clase de cuenta: para cada período contable que se deseemos abrir o cerrar, deberemos especificar como mínimo la clase de cuenta (válida para todas las clases de cuenta).
También podemos realizar un control más detallado especificando más clases de cuenta. De esta manera utilizando la clase de cuenta , cuando se introduce la fecha de contabilización en la cabecera de un documento, el sistema verifica si se pueden realizar contabilizaciones en el período contable determinado, luego cuando se introduce un número de cuenta, el sistema verificará si el periodo contable esta abierto para ese tipo de cuenta
- Cuenta Desde - Hasta: podemos determinar la apertura y el cierre de los períodos contables por intervalos de cuentas. Esto significa que podríamos abrir un período contable para contabilizar solo en una cuenta específica.
- Desde Periodo / Ejercicio: estos campos determinan cual es el periodo y ejercicio que esta habilitado para realizar contabilizaciones.
- Hasta Periodo / Ejercicio: si quisiéramos tener mas de un periodo abierto en este campo debe completarse con el periodo máximo habilitado. Si solo quisiéramos tener un único periodo deberá completarse con los mismos valores que se ingresaron en 'Desde Periodo / Ejercicio'.
- Grupo de Autorización: Podemos abrir y cerrar períodos contables sólo para usuarios específicos. Para esto hay que completar el campo Grupo de Autorización, el valor con el cual se completa este campo a su vez deberá estar asignado en los roles y perfiles de los usuarios correspondientes.
En FI podemos tener múltiples períodos abiertos, se puede cerrar y abrir sin ningún tipo de restricción, sin embargo es importante controlar el tema de los períodos abiertos para que no se contabilicen por error registraciones en períodos que no corresponden. Cuanto mas acotados estén los períodos disminuyen las posibilidades de error. Lo recomendable es tener dos períodos abiertos, el actual y el anterior (si es que aún no se emitió el balance)
CONSULTAS INTERESANTES:
- ¿La clase de cuenta " + " ¿Es un comodín como el asterisco? ( * )
Claro, es como un comodín. Es mas, podrías eliminar las otras lineas y funcionaría igual con el +. Por ejemplo si eliminas K, S, D, M, A y solo dejas el "+", la apertura de periodos sería válido para todas las cuentas. Si esta abierto el mes 11, entonces todas las cuentas podrán contabilizarse en el mes 11.
- Continuando con el Ejemplo de la Clase de Cuenta . Tiene ( + ) para Período 10 y K para el 11, ¿Quiere decir que si quiero contabilizar algo de Deudores o Materiales también en el 11 NO puedo a no ser que de de alta también 11 a la D y a la M?
No, no es necesario dar de alta la D y la M en el 11, porque ambos se pueden regir por lo que manda el +.
El + dice que el 10 y 11 están abiertos (desde-hasta).
La K dice que solo esta abierto el 11.
Para entenderlo mejor piensa en el + como el Nivel General y las clases de cuentas como un Nivel Particular.
Siempre manda lo que dice el + a nivel general. Y con las clases de cuentas puedes establecer que algo sea distinto de lo que dice el General.
Volviendo a tu pregunta, podrías contabilizar en el 11 cuentas D y M.
- cual es la finalidad de separar los periodos contables entre MM y FI? por que no se tiene 1 periodo para ambas cosas? tienes algun ejemplo?
Es un tema de SAP que se lleven por separado. No es una elección que se pueda hacer por configuración. Siempre van por separado.
En MM solo se pueden tener dos periodos abiertos, el actual y el anterior. Una vez que se cerro un periodo de MM ya no se puede volver a abrir. Siempre se desplaza hacia adelante, nos es que se pueda abrir y cerrar los periodos que uno quiera o necesite. Esto obedece al movimiento de los materiales, cada movimiento de un material mueve stock y precios, abrir un periodo hacia atrás e ingresar un movimiento de material no sería viable porque eso debería tener un impacto en el stock actual y puede que no haya stock suficiente o los precios hayan cambiado.
En FI se pueden tener muchos periodos abiertos, podes abrir y cerrar todas las veces que quieras o necesites, es mucho más flexible que en MM.