ANULAR DOC:
Se puede tener un doc original en un periodo contable y el asiento de anulacion en otro periodo. Esto con la opcion 02 ( Anulacion en periodo anterior.
FB08: Anular doc ; se puede visulizar antes de anular un doc ; OJO esto ocurre solo con los doc que son contabilizaciones en FI OJO, no por otros modulos. ; Podemos ver nuevos campos cuando vemos un doc de anulacion : "Anulado por" , "Motiv Anulacion" y a su vez podemos acceder a ese doc de anulacion. OJO que la clase de doc para anulaciones se puede configurar, habitualemte es "XK"
FB08
Transacción FB08 - Anulación de Documentos
Transacción utilizada en SAP para anular (realizar un asiento reverso) un documento contable.
El requisito para poder anular con esta transacción es que se trate de un documento simple y no de un documento de compensación.
Para ejecutar esta transacción es necesario completar con número de documento, sociedad y ejercicio y además se debe indicar el motivo de anulación que puede ser 01 para anular en el periodo actual o 02 para anular en periodo cerrado.
Por la FB03 se puede ver tb los docs anulados
Anulacion Masiva: Trx F.80, siempre y cuando todos los doc tengan el mismo motivo de anulacion ; se puede hacer en modo test. ; tiene log ;
Las Trx F.80 y FB08 se pueden usar para eliminar Docs q contengan posiciones de: Ctas de mayor, acreedores, deudores y AFIs
LOG
Un log es un registro datos sobre modificaciones, datos incompletos, etc que se encuentran para una tabla.
Los Logs se escriben en la mayoría de los reportes o transacciones para evaluaciones sobre los errores.
Ejemplo: un log de datos incompletos nos muestra cuáles son los campos que hemos olvidado de completar en un pedido de ventas.
En otras transacciones muestran un resultado sobre lo registrado o grabado.
DATOS DE CABECERA
Los datos de cabecera de un documento contiene información válida para todo el documento. En un documento FI los datos de cabecera mas importantes son los siguientes:
- La Clase de Documento: controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
- Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
- Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.
En el caso de documentos del Módulo MM se mencionan algunos de los datos más relevantes:
- Clase de documento: corresponde a un dato tomado de la parametrización de SAP y que determina muchas de las características del documento.
- Grupo de compras: se asocia con el comprador o grupo de ellos que son responsables del proceso comercial de adquisición.
- Fecha del documento: corresponde a la fecha real del documento, por ejemplo, el asociado con una Factura o una Recepción de mercadería.
- Fecha de Contabilización: fecha en la cual los documentos contables generados por la actividad logística son imputados en la Contabilidad de la Empresa.
- Fecha de creación: se trata de una fecha de registro automático y es tomada al momento de guardar el documento en SAP.
- Condición de pago: hace referencia al plazo en que la Factura será abonada al proveedor, siendo un dato tomado de una tabla del sistema y cuyo contenido se origina en la configuración del mismo.
FECHA DE REFERENCIA
Es la fecha valor para la Contabilidad de Activos Fijos.
La fecha de referencia es importante porque determina la fecha de capitalización de un activo fijo. Además la fecha de referencia en combinación con la clave de amortización determina la fecha de inicio de amortización.
No es necesario que la fecha de documento y la fecha de contabilización coincidan con la fecha de referencia, el único requisito es que pertenezcan al mismo ejercicio fiscal.
PERIODO CONTABLE
Es el periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el Libro Mayor. El periodo contable se determina en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que posea configurada la sociedad.
Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales que sirven para separar las imputaciones de fin de año generadas por procesos que no son habituales, como por ejemplo, ajustes de auditoria, impuestos anuales, etc.
Para imputar a uno de los periodos especiales es necesario ingresar una fecha de contabilización del último periodo, por ejemplo, diciembre y en el campo Periodo ingresar el periodo 13 a 16, según corresponda.
Al emitir balances o reportes comparativos mensuales, los ajustes de los periodos especiales se podrán visualizar por separado sin que afecten al periodo 12.
La cantidad de periodos especiales se definen en la Variante de Ejercicio y la apertura y cierre de periodos especiales se regirá por la Variante de Periodos Contables al igual que los periodos normales.
MOTIVO DE ANULACIÓN
Clave que identifica el motivo por el cual se anula el documento. El motivo de anulación posee controles sobre las fechas de anulación pudiendo seleccionar las siguientes opciones:
- 01 - Periodo Actual: al completar este motivo de anulación, el sistema anula con la misma fecha en que se contabilizó el documento original.
- 02 - Periodo Cerrado: en este caso es necesario indicar la fecha con la que se registrará la anulación, ya que no se puede utilizar la fecha original por encontrarse en un periodo cerrado.
FLUJO DE
DOCUMENTOS
Reporte que muestra hasta dónde se ha procesado el documento de ventas y crea una operación comercial fuera de los documentos consecutivos en el sistema.
Por ejemplo, un flujo de documentos puede contener una oferta, un pedido de cliente, una entrega y una factura. Si se visualiza el flujo de documentos desde el pedido de cliente, la oferta será un documento anterior y la entrega y la factura serán los documentos subsiguientes.
El sistema siempre actualiza los documentos anteriores. Sin embargo, si también se desea actualizar los documentos subsiguientes en el flujo de documentos, se deberán definir las opciones relevantes en el Customizing de control de copia.
El control de copia y el flujo de documentos están definidos para los documentos en:
- Soporte de Ventas
- Ventas
- Expedición
- Transporte
- Facturación