UNIDAD 2 LECCION 7: ANULACION DE DOCUMENTOS
Los documentos con errores contabilizados pueden anularse. En SAP nunca se eliminan documentos contables, sino que se anulan haciendo un contraasiento.
Al anular el documento debe indicarse el " Motivo de anulación. El motivo de anulacion tambien posee controles de la fecha de registracion de la anulacion.
El sistema trae parametrozado de manera estandar los siguientes motivos de anulacion.
Nro. 01 Anulacion en el periodo Actual: registra la anulacion del documento con la misma fecha del documentoa original que se esta anulando.
Nro. 02 Anulacion en periodo posterior: Este motivo de anulacion obliga a especificar una fecha de registracion, la cual debe encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulacion se utiliza cuando el documento original se encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado.
2) Anulacion Individual
Para anular un documento debemos hacer: Transaccion FB08. FINANZAS---GTION FCIERA---LIBRO MAYOR----DOCUMENTO---- ANULAR.
Si el motivo de anulacion es 01 anulacion de periodo actual , no es necesario completar la fecha de contabilizacion de la anulacion, si se completa tampoco el sistema la tendra en cuenta.
Si visualizamos un documento anulado, vemos en la cabecera el documento anulado con el motivo de anulación.
ES SISTEMA NOS INFORMA cual es el numero de documento que anulo
Anulación Masiva de documentos
Transaccion F.80 FINANZAS---GTION FCIERA----LIBRO MAYOR----DOCUMENTO-----DOCUMENTO----ANULAR-----ANULACION MASIVA.
Si vemos en la transaccion de anulacion individual fb08 habra un icono que nos lleva ala transaccion de anulacion
masiva.
ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
1- Anulación de documentos: Los documentos contabilizados con errores pueden anularse, peroSAP NO elimina documentos contables, las anulaciones implican el contraasiento. Al anular se indica elMOTIVO DE ANULACIÓN, el cual control la fecha de registración de la anulación.
a) Anulación en período actual: MOTIVO 01 anulación con misma fecha del documento original que se anula.
b) Anulación en período anterior: MOTIVO 02 hay que especificar una fecha de registración dentro del período contable abierto. Esta modalidad se utiliza cuando el documento original se contabilizó en un período contable cerrado. Documento original en un período contable y asiento de anulación en otro período.
2- Anulación individual (módulo FI)
Transacción FB08 - FINANZAS- GESTIÓN FINANCIERA- LIBRO MAYOR - DOCUMENTO - ANULAR
En esta transacción se ingresan datos claves que identifican el documento y el motivo de la anulación.
Anulación en Período Actual no es necesario completar la fecha de contabilización.
Visualizar antes de anular permite verificar lo que queremos anular. Grabamos presionando el botón Guardar y el sistema emite un mensaje con el número de documento generado.
Con la transacción FB03 opción lista de documentos y la ayuda del layout podemos ver que documentos fueron anulados y qué documentos son documentos de anulación
VISUALIZANDO LOS DATOS DE CABECERA DEL DOCUMENTO DE ANULACIÓN EL SISTEMA NOS INFORMA CUÁL ES EL NÚMERO DEL DOCUMENTO QUE SE ANULÓ
3- Anulación Masiva
SAP permite anular un lote de documentos, se puede anular masivamente siempre que todos los documentos lleven el mismo motivo de anulación. Seguir estos pasos
Transacción F.80 - FINANZAS - GESTIÓN FINANCIERA- LIBRO MAYOR- DOCUMENTO - ANULAR - ANULACIÓN MASIVA
El programa de anulación masiva se puede ejecutar en modo test para verificar que ningún documento genera error. Los errores más comunes son que el documento ya haya sido anulado, que esté compensado o que se parte de un circuito posterior. Luego del modo test nos muestra que documentos son anulables y cuales no anulables con detalle de error.
Ícono LOG lista de errores
Ícono LUPA visualización del documento
Si quisiéramos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables ejecutamos el reporte en modo real destildando la opción Modo Test., si no realizamos correcciones a los datos de pantalla presionamos el botón Anular Documentos para ejecutar la anulación.
LAS TRANSACCIONES SON VÁLIDAS PARA ANULAR DOCUMENTOS QUE CONTENGAN POSICIONES NO SOLO DE CUENTAS MAYOR , SINO TAMBIÉN DE ACREEDORES, DEUDORES Y/O ACTIVOS FIJOS.
AUDIO 7.1: el proceso de anulación que hemos visto en esta lección es solo para los documentos que ya se hayan contabilizados en el módulo de FI. Puede ocurrir que analizando un reporte de partidas o un mayor veamos un movimiento que no corresponde y que sea necesario anular. Si ese documento fue ingresado por otro módulo se deberá anular desde el módulo que generó el documento. Por ejemplo, si es una venta o un asiento de costos de mercaderia vendida debe anularse por el módulo de SD, en cambio si es una recepción de materiales debe anularse por el módulo MM. Incluso cuando veamos el módulo de activos fijos, podremos ver que tenemos transacciones específicas para anular operaciones que se hayan realizado dentro del módulo de activos fijos.
AUDIO 7.2: En la lección anterior aprendimos a visualizar documentos. Si accedemos a buscar documentos utilizando la transacción FB03 con la opción lista de documentos y con la ayuda del layout podemos visualizar que documentos han sido anulados o que documentos son documentos de anulación. Con los filtros también se podrían excluir todos los documentos anulados o de anulación para obtener los documentos normales o dependiendo del caso se podrían dejar los anulados para ser analizados.