✒️SAP FI / Introducción al concepto de documento contable (AR y AP) Por Edwart Rodriguez Garzon

Lección: Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

En esta lección haremos un repaso de los documentos contables enfocándonos en todo lo referente a cuentas a pagar y cuentas a cobrar.

En el transcurso de la unidad veremos que existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP Transacciones Enjoy o Simple. Las contabilizaciones de cuentas a pagar y a cobrar tienen el mismo formato de las que ya hemos visto en la unidad 2, solo que comenzaremos a utilizar cuentas de deudores y acreedores.

Cuando realizamos un ingreso de documento tenemos dentro de los datos de cabecera, el campo Clase de Documento, el cual es fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando.

Recuerda: La clase de documento determina el rango de numeración y también los tipos de cuentas a imputar.

CLASE DE DOCUMENTO

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

• KR Factura de Acreedor,

• KG Nota de Crédito Acreedor,

• SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

Imagen 3.6.1 - Clases de Documento

Las clases de documentos estándar que trae SAP son las siguientes:

• Cuentas a Pagar utiliza:

KR: Facturas de acreedor

KE: Notas de débito

KG: Notas de Crédito (SAP las denomina abonos)

KZ: Pagos a Proveedores

Tip Audio:

Otra clase de documento estándar que se pueden encontrar en la contabilizaciones de facturas es RE bajo esta clase de documento se contabilizan las facturas que ingresan por medio del circuito de MM, se pueden encontrar muchas clases de documentos que representan el mismo tipo de comprobante. Por ejemplo: KR es la clase de documentos estándar de facturas pero se provisionalmente se puede crear un K1 Facturas de servicios, K2 Nota credito de servicios, K3 facturas de activos fijos, todo depende de la necesidad de información que tiene la empresa, la selección de la clase de documento depende del usuario que registre las facturas.

• La clases de documentos a utilizar en Cuentas a Cobrar son:

DR: Facturas de deudor

DE: Notas de débito

DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)

DZ: Cobranzas de Deudores

Adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:

Moneda: Puede ser Local o extranjera

Referencia: donde se ingresa el número de factura.

EJEMPLO:

En Argentina el campo Referencia posee el siguiente formato:

PPPP (4): Representa el punto de Venta o tienda.

A (1): Representa la letra de la factura.

NNNNNNNN (8): Representa el número de la factura.

Ej. 0001A00001234

Tip Audio:

En el campo referencia muchas veces se registra el número de factura y muchas veces en campo texto de cabecera se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura, dato que puede ser solicitado por el organismo fiscalizador de impuestos.

Por medio de rutinas ABAP se puede establecer ciertos controles de formatos, emitir mensajes en caso que el no se llene como corresponde o incluso para validar los datos ingresados.

Recordemos que las claves de contabilización definen si una imputación va al debe o al haber y la clase de cuenta que se está imputando.

Imagen 3.6.2 - Claves de Contabilización

En los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Tabla 2.1 - Claves de contabilización Cuentas a pagar

En los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Tabla 2.2 - Claves de contabilización cuentas a cobrar