UNIDAD 3 - TEMA 6 - INTRO. AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE (AR y AP).
Existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP, Transacciones Enjoy o simple.
Las contabilizaciones de cuentas a pagar y a cobrar tiene el mismo formato que las cuentas de mayor, sólo que se usan cuentas de deudores y de acreedores.
Al realizar un ingreso de documento, en los datos de cabecera, hay que definir el campo Clase de documento, que clasificar el tipo de comprobante que se ingresa.
Las clases de doc. estándar que trae SAP son las siguientes:
- Cuentas a pagar:
- KR: Facturas
- KE: Notas de débito
- KG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)
- KZ: Pagos a proveedores
- Cuentas a cobrar:
- DR: Facturas
- DE: Notas de débito
- DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)
- DZ: Cobros de deudores
Según las necesidades de la empresa, se pueden configurar nuevas clases de documentos.
Otros datos fundamentales en los datos de cabecera son: la moneda, local o extranjera y la referencia, el número de factura
Y muchas veces en el campo texto de cabecera, se ingresa alguna clave de control o de autorización de factura. Datos que pueden ser requeridos por el organismo fiscalizador de impuestos.
Otra clase de documentos estándar que se pueden encontrar en las contabilizaciones de facturas es RE. Bajo ella se contabilizan las facturas que ingresan por medio del circuito MM. Puede haber muchas clases de documentos que representan el mismo tipo de comprobante. Por ej: KR (clase de documento estándar de facturas), K1 (facturas de servicios), K2 (nota de crédito de servicios), K3 (facturas de activos fijos).
Todo depende de la necesidad de información que posea la empresa.
La selección de la clase de documentos está al cargo del usuario que registre las facturas.
Las clases de documentos permiten visualizar en los mayores contables o partidas contables de acreedores, cuál es el tipo de operación que origina la contabilización.
Claves de contabilización.- definen si una imputación va al debe o al haber y la clase de cuenta que se está imputando.
En los documentos de cuentas a pagar, las claves de contabilización, son las siguientes:
Clave Clase D/H Observación
40 S S Cuentas de mayor al debe
50 S H Cuentas de mayor al haber
31 K H Cuentas de acreedor al haber
21 K S Cuentas de acreedor al debe
En los documentos de cuentas a cobrar:
Clave Clase D/H Observación
40 S S Cuentas de mayor al debe
50 S H Cuentas de mayor al haber
01 D S Cuentas de deudor al debe
11 D H Cuentas de deudor al haber
Donde, la columna clase cuenta indica:
- S: Cuentas de mayor
- K: Cuentas de acreedor
- D: Cuentas de deudor
Y la columna D/H indica:
- S: imputación al debe
- H: imputación al haber
Existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de acreedores y deudores, determinadas automáticamente por SAP, por ej. en las operaciones de pagos y compensaciones.