INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE (AR Y AP)
1. CLASES DE DOCUMENTOS
- Cuando INGRESAMOS un DOCUMENTO tenemos en los DATOS DE CABECERA (info válida para todo el doc) el CAMPO CLASE DE DOCUMENTO q es fundamental para CLASIFICAR el TIPO DE COMPROBANTE q estamos ingresando.
- La clase de doc nos permite ver en los mayores o partidas individuales de acreedores cual es el tipo de operación q originó la contabilización.
- CLASE DE DOCUMENTO determina:
- Rango de numeración
- Determina el Tipo de Cuenta a imputar
CLASES DE DOCUMENTOS ESTÁNDAR DE SAP:
I. PARA CUENTAS A PAGAR:
- KR: Facturas
- KE: Notas de débito
- KG: Notas de crédito (abonos)
- KZ: Pagos a Proveedores
- RE: se contabilizan las fac q ingresan por medio de MM.
- Podemos encontrar muchas CLASES DE DOC q representan el mismo tipo de comprobante. Ej para COMPROBANTE TIPO FACTURA:
- K1: Fac de Servicio
- K2: Nota crédito de servicio
- K3: Fac de Activos Fijos
II. PARA CUENTAS A COBRAR:
- DR: Facturas
- DE: Notas de débito
- DG: Notas de crédito (abonos)
- DZ: Cobranzas de Deudores
- Otros campos fundamentales de cabecera: MONEDA y REFERENCIA (donde se ingresa el núm de factura), campo TEXTO de cabecera (alguna clave de control o autorización de la factura q puede ser solicitado por el organismo fiscalizador de imptos).
- Por medio de rutinas ABAP (el lenguaje de programación de SAP) se pueden establecer CONTROLES DE FORMATOS, emitir msjs de advertencia, validar datos ingresados o agregar funciones para controles específicos q no realiza el sist de manera estándar.
2. CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
- Definen si una imputación va al DEBE o HABER y la CLASE DE CUENTA (S, K, D, A) y reglas de pantalla, campos ocultos, obligatorios u opcionales.
- CLAVES DE CONTABILIZACIÓN PARA CUENTAS A PAGAR
40 S DEBE= Cta de mayor al Debe (contab debe)
50 S HABER= Cta de mayor al Haber (contab haber)
31 K HABER= Cta de Acreedor al Haber (factura)
21 K DEBE= Cta de Acreedor al Debe (abono)
- CLAVES DE CONTABILIZACIÓN PARA CUENTAS A COBRAR
40 S DEBE= Cta de mayor al Debe
50 S HABER= Cta de mayor al Haber
01 D DEBE= Cta de Deudor al Debe (factura)
11 D HABER= Cta de Deudor al Haber (abono)