✒️SAP FI / El resumen de la unidad Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Video - Resumen de la lección (lección 10°)

******* VIDEO DE REPASO - PARTE 1 *******

En esta parte se repasa: 1) Retener documentos, 2) Contabilizar documentos retenidos y 3) Anular documentos.

1. RETENER UN DOCUMENTO

1.1 Se accede a la transacción FB01.

1.2 Se completan los datos de cabecera: Fecha documento: 15.10.2011, Fecha contabilización: 15.10.2011, Clase de documento: SK, Periodo: No es necesario completar el campo pues independientemente de la fecha de contabilización que se ponga, el sistema siempre trae propuesto el periodo actual pero luego lo determinará en base a la fecha de contabilización, Sociedad: 3000, Moneda: USD, Referencia: Retener Doc.

1.3 Se completan los datos de posición: Clave de contabilización: 40, Cuenta: 110102. Se presiona "ENTER" y se continua ingresando los datos de la primera posición: Importe: 1100, Texto: Depósito

Se detiene la contabilización con la funcionalidad "RETENER DOCUMENTO" para continuar con la registración en un momento posterior.

1.4 Se presiona en el menú "Documento/Retener".

1.5 Se ingresa un nombre libre para identificar el documento retenido: N° documento (provis.): Depósito

1.6 Se presiona el botón "Apartar documento".

*** NOTA: colocando en la barra de comando /n salimos de la transacción evitando las preguntas que el sistema hace para confirmar si realmente deseamos salir o no.

2. CONTABILIZAR UN DOCUMENTO RETENIDO

2.1 Ingresamos nuevamente a la transacción "FB01" para continuar con la contabilización del documento que hemos dejado retenido.

2.2 Se presiona el botón "Documento Apartado" en la barra de herramientas de la transacción.

2.3 Se ingresa el nombre del documento retenido, si lo recordamos genial :) pero si no lo recordamos debemos presionar el ícono "Lista Documentos" para visualizar todos los documentos retenidos creados con nuestro usuario, se hace doble clic sobre el documento correspondiente.

2.4 Se presiona ENTER para validar los datos que tiene ingresado el documento y luego se continúa con el ingreso del mismo completando una nueva posición: Clave de contabilización: 50, Cuenta: 120017. Se presiona "ENTER" y se continua ingresando los datos de la segunda posición: Importe: 1100, Texto: Depósito.

2.5 Se accede a la simulación del documento a través del menú Documento/Simular (Shift+F9) para verificar que no contenga ningún error y que esté en condiciones de ser contabilizado (Debe = Haber).

2.6 Se presiona el ícono GRABAR (CTRL+S) o CONTABILIZAR (diskette) y el sistema nos informa que se generó un nuevo documento contable.

*** NOTA = Si estando en una transacción se desea pasar a otra transacción, se debe escribir en la barra de comando /N+Código de la transacción. Ejemplo: /NFB08

3. ANULAR UN DOCUMENTO

3.1 Se ingresa a la transacción FB08.

3.2 Se ingresa el número de documento a anular. Si no se recuerda el número, se presiona el ícono "Lista Documentos" para buscarlo (ejemplo de búsqueda: clase de documento: SK, Fecha de contabilización: 15.10.2011 y se tilda "SOLO DOCUMENTOS PROPIOS"), se presiona el ícono "Ejecutar" (F8) y luego se hace doble clic sobre el documento a ser anulado.

3.3 En la pantalla de anulación se ingresa el motivo de anulación: 01 (Anulación en periodo actual).

3.4 Se presiona el ícono "Visualizar antes de anular" en la barra de la transacción para verificar que el documento sea el que realmente se desea anular.

3.5 Se presiona en la siguiente pantalla el ícono "Visual.doc.cab." (F5) (sombrero) para visualizar los datos de cabecera. Luego de la anulación se verá que aparece un nuevo campo que indica que este documento ha sido anulado por otro documento.

3.6 Se presiona el ícono "Guardar" (CTRL+S) para anular el documento y el sistema informa que se ha creado un documento de anulación.

3.7 Se accede a la visualización del mismo a través del menú Documento/Visualizar.

+ Presionando el ícono del sombrero, en los datos de cabecera de este documento el sistema informa cuál es el documento que se ha anulado.

+ Presionando el ícono "Documento de anulación" en la barra de menú de la transacción, se puede acceder al documento original que ha sido anulado.

******* VIDEO DE REPASO - PARTE 2 *******

En esta parte se repasa: 1) Registro de documentos preliminares, 2) Utilización de modelos de imputación y 3) Compensar y contabilizar.

1. REGISTRO DE DOCUMENTOS PRELIMINARES CON LA TRANSACCIÓN "FB50"

1.1 Se accede a la transacción FB50 que permite registrar documentos de forma preliminar.

1.2 Se completan los datos de cabecera: Fecha documento: 15.10.2011, Fecha contabilización: 15.10.2011, Moneda: EUR, Clase de documento: SK.

Como se ha utilizado una moneda extranjera (EUR) se pasa a la solapa "DETALLE" para cambiar el tipo de cambio que trae propuesto el sistema: Tipo de cambio: 1,50. El tipo de cambio propuesto por el sistema se encuentra almacenado en una tabla que debe ser mantenido diariamente o con la periodicidad que corresponda. No obstante, cuando se está contabilizando se puede modificar el tipo de cambio propuesto por el sistema.

Se vuelve a la solapa "DATOS BÁSICOS". Para realizar las imputaciones en este caso se utilizará la funcionalidad de "Modelos de Imputación" de forma a generar el documento preliminar.

1.3 Se presiona el ícono "Modelos trabajo de", se abre la carpeta "Modelos de imputación para posiciones" y se hace doble clic en el modelo seleccionado. Ejemplo: BANCO_1

1.4 Se modifican los importes de las posiciones. Ejemplo: 1.200.

1.5 Se presiona el ícono "Simular" (F9) de la barra de herramientas de la transacción para visualizar el documento antes de ser guardado.

1.6 Se tienen dos opciones a la hora de registrar un documento preliminar:

Opción 1: Registrar de forma preliminar ~~ el documento se guarda tal como se haya ingresado, sin validar si hay posiciones o datos obligatorios que se han completado o no. Esta opción es la utilizada en el ejemplo de repaso.

Opción 2: Completamente ~~ el sistema valida íntegramente el documento como si lo fuéramos a guardar de forma definitiva.

Al presionar cualquiera de las opciones el sistema informa que se ha registrado un nuevo documento preliminar.

2. REGISTRO DE DOCUMENTOS PRELIMINARES CON LA TRANSACCIÓN "FV50"

La funcionalidad de la FB50 y la FV50 es la misma, solo que a niveles "PERMISOS" un usuario que tenga acceso a la transacción FV50 no podrá contabilizar nunca de forma definitiva.

a) Se accede a la FV50 y se completa el documento con los datos de cabecera tal cual como se realizó anteriormente con la FB50, a excepción del TIPO DE CAMBIO ya que lo que se pretende con el repaso es que luego se compensen los documentos creados y en la compensación se genere una diferencia de tipo de cambio. Tipo de cambio: 1,30.

b) Se selecciona el modelo de imputación: BANCO_2. En las posiciones se modifican los importes: 1.200.

c) Se simula el asiento y se utiliza el botón de "Grabar completamente".

3. CONTABILIZAR DOCUMENTOS PRELIMINARES.

a) Se accede a la transacción FBV0.

b) Se puede introducir directamente el documento preliminar a contabilizar o se puede presionar el ícono "Lista documentos" para visualizar todos los pendientes de contabilización y haciendo doble clic sobre cualquiera de ellos se pasa a la pantalla de la transacción.

c) Se puede realizar todas las modificaciones necesarias y luego se presiona el ícono "Contabilizar" en la barra de herramientas de la transacción para actualizar los datos de la contabilidad.

d) Se realiza el mismo proceso con el siguiente documento creado en forma preliminar pero se modifica la fecha del documento.

4. COMPENSAR LAS PARTIDAS ABIERTAS

a) Se accede a la transacción FB05 (contabilizar y compensar). En el ejemplo se compensará la cuenta Banco Francés Pagadora y las partidas seleccionadas se trasladarán a la cuenta Banco Real.

b) Se completan los datos de cabecera: Fecha documento: 15.10.2011, Fecha contab.: 15.10.2011, Clase: AB, Sociedad: 3000, Moneda: EUR. Operación a tratar: Traslados con compensación.

c) Se presiona el icono "Seleccionar PAs" para elegir la cuenta de las partidas que se quieren compensar. Ejemplo: Cuenta: 120011, Clase de cuenta: S y se presiona el ícono "Tratar PAs" en la barra de herramientas.

d) En la siguiente pantalla aparecen todas las partidas y para encontrar más rápidamente las generadas en los documentos creados anteriormente, se ordena la columna "Fecha de contabilización" de forma descendente. Se seleccionan las partidas haciendo doble clic en cada una y en el "Status de tratamiento" aparece el total de los importes seleccionados: Importe entrado: 0, Asignados: -2.517,48, Sin Asignar: 2.517,48.

e) Se presiona el ícono "Resumen documento" (montañita con sol) en la barra de herramientas para trasladar ese saldo a una nueva cuenta contable.

f) Se ingresa una nueva posición en el cual se trasladará el saldo de las cuentas compensadas. Ejemplo: Clave de contabilización: 50, Cuenta: 120010. Se presiona ENTER y se completa en el campo Importe con un " * " (asterisco) para que el sistema copie el importe del saldo a trasladar a la nueva posición.

g) Se simula el documento para ver las partidas que el sistema genera de manera automática. El asiento queda así:

50 0000120010 BANCO FRANCES MN CTA2012115691348 REAL (2.517,48)

40 0000120010 BANCO FRANCES MN CTA2012115691348 PAGADORA REAL 2.517,48

El saldo que teníamos seleccionado en el banco Francés Pagadora se ha dado de baja y se ha trasladado dicho saldo a la cuenta del Banco Francés Real.

50 0000560103 AJUSTE POR DIFERENCIAS DE CAMBIO 0,00

40 0000560103 AJUSTE POR DIFERENCIAS DE CAMBIO 0,00

A su vez se tiene dos posiciones de ajustes por diferencia de cambio que están valuadas en cero.

h) Se presiona el ícono "Guardar" para contabilizar generándose un nuevo documento contable.

i) Al visualizar el documento generado (menú Documento/Visualizar) se observa que en la moneda "EUR" el ajuste de diferencia de cambio es "0" (cero). Al presionar el ícono "Moneda de visualización" para pasar a ver el documento en moneda local se puede ver que se han generado diferencias en las cuentas de ajuste por diferencia de cambio y estas diferencias obedecen a las dos partidas que se habían compensado con distinto tipo de cambio:

Partida 1: 1.200 EUR x 1,53 = 1.800 USD

Partida 2: 1.200 EUR x 1,33 = 1.560 USD

Diferencia = 240 USD

*** NOTA = Se puede ver a qué tipo de cambio se grabó la operación.

a) Visualizando los datos de cabecera del documento (ícono sombrero).

b) Visualizando el documento de compensación (menú Entorno/Utilización del pago) se pueden ver las partidas que se compensaron y haciendo doble clic en cada una se visualiza mayor información.

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ACLARACIÓN DE LA INSTRUCTORA

Se genera una línea de diferencia de cambio por cada moneda en la cual se registre una diferencia que puede ser la moneda local o las monedas paralelas (grupo y fuerte).

En la sociedad en la que estamos trabajando tenemos 3 monedas: USD, EUR y ARS.

Si nosotros contabilizamos un documento el 01.01 de 100 USD como moneda local, se registra al mismo tiempo en las monedas paralelas. Supongamos que son 66 EUR y 12 ARS.

Al momento de compensar esta partida, supongamos el 15.01, vamos a dar de baja los 100 USD pero quizás hayan variado los T/C de las monedas paralelas y al registrar las bajas de estos valores ya no sean los mismos. Entonces para compensar el asiento se genera una línea diferencia de cambio por cada una de las monedas paralelas.

Si visualizas el asiento en moneda local, podrás ver 100 USD al Debe y al Haber y las otras dos líneas de diferencia de cambio en cero.

Si visualizar el asiento en moneda fuerte EUR, quizás tengas 66 EUR al Haber por la baja, 65 EUR al Debe por la registración actual y 1 EUR al Debe como diferencia de T/C.

Lo mismo ocurriría si en ARS también hubo una variación en el T/C. Se generaría otra línea de diferencia de T/C que en moneda local y moneda fuerte estaría en cero, pero en moneda de grupo no.

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Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Alex Llanos Garcia