✒️SAP FI / El cobro / pago con efectos Por Jorge Farelo Rocha

UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos > Vídeo - Cobro/pago con efectos

1. CME EFECTOS

- Tiene como objetivo tener en cuenta "normativas específicas de cada país" en materia de PAGOS CON "DOCUMENTOS".

- SAP incluye programas especiales preconfigurados en los que se utilizan las funciones de las operaciones en CME.

1.1 EFECTOS COMERCIALES

- Son una forma de financiación a corto plazo. Si un deudor paga con "efectos comerciales", no está efectuando el pago inmediatamente sino que se hará efectivo cuando se haya cumplido el periodo especificado en el efecto. EJEMPLO: cheque diferido a 60 días.

- Los efectos pueden trasladarse a terceras partes con el fin de refinanciarlo.

- Es posible descontar un efecto en un banco antes de la fecha de vencimiento. El banco compra el efecto comercial y, dado que no recibe el importe hasta la fecha registrada en el efecto, cobra un interés (o descuento) para cubrir el periodo entre la recepción del pago y su pago material.

- Si no se utiliza el efecto para volver a financiar, se presenta el documento al deudor para que realice el pago en la fecha de vencimiento o se deposita en el banco para su cobro.

- Cuando se ha llegado a la fecha de vencimiento y ha transcurrido el "plazo de protesto" específico del país, se liquida el efecto a pagar. El "plazo de protesto" permite al último titular de un efecto hacer uso del derecho a recurrir, con lo que puede exigir que una de las partes registradas en el efecto comercial realice el pago del importe.

1.2 TRATAMIENTO EN SAP

- Los efectos son considerados como "operaciones en CME".

- Las operaciones en CME se graban automáticamente en el libro auxiliar (contabilidad de deudores o acreedores).

- Las operaciones en CME se mantienen por separado.

- Las operaciones en CME se contabilizan en una cuenta de mayor DIFERENTE.

*** NOTA = Es posible contabilizar efectos de Deudores y Acreedores.

2. CONTABILIZACIÓN DE UN "EFECTO" PARA ACREEDORES ( EJEMPLO )

a) Se registra una deuda en la cuenta del acreedor por una compra. La factura tiene fecha 01/04/19 y deberá cancelarse el 15/06/19.

b) El 15/04/19 se negocia entregar al acreedor un documento que cancela la factura que se le adeuda al acreedor. En el sistema se registra el pago al acreedor con un efecto. En el saldo de cuenta, queda registrado que se entregó un efecto que vencerá el 15/06/19, por lo tanto la cuenta corriente deja de tener el saldo normal de una cuenta de acreedor y pasa a tener un saldo de un efecto a pagar.

c) Al momento del vencimiento del efecto se cancela el mismo y se abona con la cuenta banco correspondiente. En el sistema se registra la baja definitiva de la deuda con el acreedor y se contabiliza el débito en la cuenta bancaria.

3. PAGOS CON EFECTOS ( EN SAP )

3.1 TRANSACCIÓN MANUAL " F-40 "

a) Se accede a la transacción "F-40" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Contabilización / Efecto.

b) Se completan los datos de cabecera: "Fecha documento", "Fecha contabilización", "Clase" (KZ propuesto), "Sociedad", "Referencia", "Textos".

c) Se tilda la "Operación a tratar": "Salida de pagos", "Entrada de abonos", "Abonos", "Traslados con compensación". En el ejemplo se tildó "salida de pagos".

d) En la primera posición, se ingresa la "clave de contabilización" de la contrapartida con la cual se compensarán las partidas abiertas a ser seleccionadas. EJEMPLO: "39" clave de contabilización p/indicador CME ya propuesto por SAP.

e) En la primera posición, se ingresa la "cuenta" de la contrapartida. EJEMPLO: para el caso la cuenta de contrapartida es el mismo proveedor al cual se le cancela la factura, solo que se está "reclasificando" todas las facturas en un único monto, el cual estará identificado con un "indicador CME" donde se reflejará el cheque diferido entregado y que aún no ha vencido.

f) En la primera posición, se ingresa el "Ind.CME" de la contrapartida. La transacción trae propuesta el indicador "W" que significa "Efectos descontables".

g) Se presiona "Enter" y se completan los datos adicionales de la primera posición con el indicador CME "W": "Importe" (ver nota), "Vence el" (fecha de vencimiento del efecto), "Emitido" (fecha de emisión del efecto).

*** NOTA = es indistinto el orden en que se completen los datos adicionales de la posición con indicador CME. Primero se puede seleccionar las partidas a cancelar para tener certeza del monto que se cancelará o bien, se puede primero ingresar los datos de la posición del CME "W" y luego seleccionar las partidas a cancelar.

h) Se presiona el ícono "Seleccionar PAs" para seleccionar las partidas a cancelar, en la pantalla se verifica el número de cuenta del acreedor y que el tilde PAs normales esté tildado.

i) Se presiona el ícono "Tratar PAs" y se seleccionan las partidas a cancelar en la grilla de partidas abiertas. En el status de tratamiento se actualizan automáticamente los campos: "Importe entrado" (importe posición con CME ingresado en el punto "g" anterior), "Asignados" (partidas seleccionadas para pagar). Se debe asegurar que el campo "Sin Asignar" quede en cero.

j) Se simula (menú / documento / simular) el documento para visualizar cómo quedarán las partidas.

k) Se presiona el ícono "Grabar" para contabilizar el documento.

Asiento generado

Se da de baja la cuenta "Proveedores Locales" ya que se realizó un pago (ClvCT 25) y se incrementa el pasivo en la cuenta "Cheques Diferidos" (ClvCT 39). En resumen, se reclasifica la deuda con el proveedor ya que ahora se le debe un "efecto", el cual será exigible al momento del vencimiento que se ha ingresado para el mismo.

3.2 TRANSACCIÓN AUTOMÁTICA " F110 "

a) Se ingresa a la transacción "F110".

b) Se completan los datos identificatorios de la ejecución del pago (pantalla inicial): "Día de ejecución", "Identificador".

c) Se completan los datos de la solapa "PARÁMETRO" : "Sociedad", "Vías pago" ("X" que identifica a los cheques diferidos y es un efecto), "Sig.fe.cont.", "Acreedor" (número de cuenta del proveedor a quien se le realizará el pago), "Asignar sucursal" (0000). Se presiona "Enter" para confirmar.

d) Se completan los datos de la solapa "LOG ADICIONAL" : "Verificar vencimiento", "Seleccionar vía pago siempre", "Posiciones de documentos de pago".

e) Se completan los datos de la solapa "IMPRESIÓN Y SOP.DATOS" : si se utiliza el "efecto" como un cheque diferido, entonces se debe colocar en el programa de impresión de cheques (RFFOUS_C) una "variante" para que se imprima y asigne un cheque a este pago. EJEMPLO: BCO_FRANCES_D - Banco Francés Diferido. se ingresa la variante en el programa.

f) Se presiona el ícono "Grabar" y se abre la ventana "Datos para efectos/Solicitudes de pago", en el cual se debe colocar la "fecha de vencimiento" que el sistema le colocará a los efectos. Se vuelve a presionar el ícono "Grabar".

g) Se presiona el ícono "Propuesta" para indicarle al sistema que cree una propuesta de pago en base a los parámetros ingresados anteriormente. Se abre la ventana "Planificar propuesta" donde se debe indicar en qué momento se desea crear la propuesta. EJEMPLO: ejecución inmediata. Se presiona el ícono "Confirmar".

h) Se presiona el ícono "Status" para visualizar el mensaje del sistema donde indica que se creó la propuesta.

i) Se presiona el ícono "Modificar Propuesta" para visualizar las partidas a cancelar. Se hace doble clic en la partida.

*** NOTA = No se necesita ingresar el "Banco Propio" en la transacción ya que se encuentra parametrizado en el dato maestro del acreedor y se ha copiado en los documentos contabilizados para dicho acreedor.

j) Se presiona el ícono "Ejec.Pago" para ejecutar el pago y se genere la contabilización. Se abre la ventana "Planificar pago" donde se debe indicar en qué momento se desea realizar el pago. EJEMPLO: ejecución inmediata. Se presiona el ícono "Confirmar".

El status indica que se ha creado una "Orden de Pago".

k) Se presiona Menú / Tratar / Pago / Lista Pagos para visualizar la "lista de pagos" generada. Se abre la ventana "Variante de listado" y se presiona "Confirmar". Se sale del listado.

l) En la pantalla inicial de la F110 se presiona el ícono "Impr." (Impresiones) para asignar un cheque al "efecto" creado. Se abre la ventana "Planificar impresión", en el campo "Job" indica lo siguiente : F110-20110626-VIDEO-? (se reemplaza el signo de pregunta por un texto o número). Se presiona "Confirmar".

m) Se accede a la transacción "SP01" para visualizar las "Órdenes de Spool" creadas.

*** NOTA = Para la caída de los efectos, es decir cuando vence el efecto y pasa a contabilizarse la erogación en la cuenta de bancos, se utiliza la transacción " F110 ", la cual se programa para que se ejecute diariamente. En los PARÁMETROS se le define que busque todas las operaciones de efecto "con vencimiento" en la "fecha de ejecución". Este es un proceso muy utilizado para dar de baja el efecto de la cuenta del acreedor y pasar a contabilizar en la cuenta transitoria de banco. Al contabilizar los extractos se dará de baja de la cuenta transitoria de banco para contabilizarse en la cuenta de banco real con la fecha en la que realmente se produjo el débito en la cuenta bancaria.