✒️SAP FI / El cobro / pago con efectos Por Carlos Guevara Munoz

01 _ Unidad 4 _ Notas L07

Video - Cobro/pago con efectos

DEUDORES

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

AR

Las siglas AR - hacen referencia al término en ingles Account Receivable, que se utiliza para identificar la contabilidad de deudores o cuentas a cobrar.

La contabilidad de deudores abarca la desde la creación del dato maestro de deudores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de deudores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de deudores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Deudores

ACREEDORES

Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor". Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado.

En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.

Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documentos que lo incluya.

Fi-ap

Las siglas AP - hacen referencia al término en ingles Account Payable, que se utiliza para identificar la contabilidad de acreedores o cuentas a pagar.

La contabilidad de acreedores abarca la desde la creación del dato maestro de acreedores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de acreedores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de acreedores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Acreedores

CUENTA DE MAYOR

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas demayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

FECHA DE VENCIMIENTO

Se refiere a la fecha en la cual será exigible la cancelación o pago de un documento.

La fecha de vencimiento en SAP no es una fecha que se completa en un campo si no que es el resultado de la fecha base mas la condición de pago. La fecha base es la fecha desde la cual se comienza a contar los días de pago y la condición de pago contiene los días que van a transcurrir hasta el vencimiento.

Por lo tanto para modificar una fecha de vencimiento se deberá modificar la fecha base o la condición de pago.

En los reportes de partidas individuales se puede visualizar el campo bajo el nombre Vencimiento Neto.

Condición de Pago

Clave que determina los días de vencimiento que posee un documento contable, generalmente se aplica a documentos de acreedores y deudores.

Teniendo en cuenta la flexibilidad de las Condiciones de pago de que debe disponer una Compañía, es un recurso que forma parte de la parametrización de SAP y que es utilizado en conjunto por los Módulos MM y SD.

Dentro de sus definiciones se indicarán los plazos de vencimiento para el pago y los descuentos que pudieran otorgarse en cada caso.

Otra variable disponible será la fecha tomada como referencia, la que será elegida entre la fecha del documento, de registro en SAP o de su contabilización.

SAP FI Concepto de Cobro y Pago con Efectos

Los efectos comerciales son una forma de financiación a corto plazo. Si un deudor paga con efectos comerciales, no está efectuando el pago inmediatamente, sino que el pago se hará realmente efectivo cuando ya ha pasado el período especificado en el efecto (por ejemplo 60 días). Los efectos pueden trasladarse a terceras partes con el fin de refinanciarlo.

Es posible descontar un efecto en un banco antes de la fecha de vencimiento. El banco compra el efecto comercial y, dado que no recibe el importe hasta la fecha registrada en el efecto, cobra un interés (o descuento) para cubrir el período entre la recepción del efecto y su pago material.

Si no se utiliza el efecto para volver a financiar, se le puede presentar el documento al deudor para que realice el pago en la fecha de vencimiento o depositarlo en un banco en la fecha de vencimiento para su cobro.

Cuando se ha llegado a la fecha de vencimiento y ha transcurrido el plazo de protesto específico del país, se liquida el efecto a pagar. El plazo de protesto permite al último titular de un efecto hacer uso del derecho a recurrir, con lo que puede exigir que una de las partes registradas en el efecto comercial efectúe el pago del importe.

Los efectos en SAP son considerados como operaciones en cuenta de mayor especial. Debido a ello, estas operaciones se graban automáticamente en el libro auxiliar (contabilidad de deudores o acreedores), dichas operaciones se mantienen por separado, y se contabilizan en una cuenta de mayor diferente. Como consecuencia de esta modalidad, se puede obtener un resumen de las actividades relativas a efectos siempre que se desee.

SAP FI Condiciones de Pago y Descuentos POR Pronto Pago

Las condiciones de pago son términos que acuerdan los interlocutores comerciales en relación al pago de facturas. Las condiciones definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado período.

Mediante las condiciones de pago el sistema puede calcular el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento para el pago/cobro de la factura. Para lo cual, el sistema necesita los siguientes datos:

• Fecha base: se refiere a la fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones.
• Condiciones de descuento por pronto pago: son las condiciones bajo las cuales se concede descuento por pronto pago (días de plazo).
• Porcentajes de descuento por pronto pago: es el porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago.

Al tratar un documento, se deben ingresar las condiciones de pago de modo que el sistema pueda calcular las condiciones de pago requeridas.

Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe de descuento fijo o un porcentaje de descuento por pronto pago. Es decir, el descuento por pronto pago se aplicará independientemente del período o de la fecha de pago.

Días de Gracia

Se refiere a los días adicionales que se le otorgan a un deudor/acreedor para que cumpla con su obligación de cancelar una deuda.

Las partidas abiertas tienen una fecha de vencimiento, a esta fecha se le suman los días de gracia para obtener la fecha desde la cual se realizará el reclamo correspondiente y/o la aplicación de intereses por mora.

En la configuración de cada programa (pagos, intereses, reclamaciones) se pueden establecer diferentes días de gracia.

SAP FI Visualización de Saldos y Reportes

SAP posee una amplia gama de reportes con diversos tipos de datos. La gran mayoría de los informes se encuentran en el menú de Sistemas de Información de cada uno los sub módulos (Libro Mayor, Acreedores y Deudores).

La carpeta Sistema de Información, a su vez, posee más carpetas que agrupan los reportes según su naturaleza, por ejemplo Datos maestros, documentos, saldos, etc.

Alguno de los reportes más importantes son los siguientes:

• SALDOS DE ACREEDORES / DEUDORES
• Muestra los saldos por periodos para el acreedor seleccionado. El reporte posee dos solapas, en la solapa Saldo se visualizan los saldos de los comprobantes normales y en la solapa Cuenta de Mayor especial, los saldos por clase de CME, es decir, Anticipos, Efectos, Otros.
• SELECCIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS CON ANÁLISIS DE VENCIMIENTO
• Por medio de este reporte se puede conocer el monto de partidas pendientes a cancelar, mostrando los saldos abiertos por escalas de vencimiento.
• Debido a que el reporte es dinámico, la fecha clave será la fecha desde la cual el sistema partirá para realizar la clasificación de las partidas en el rango de vencimiento correspondiente.
• LISTADO DE ANTICIPOS ABIERTOS
• Se visualizan todos los anticipos que se hayan entregado y que se encuentren pendientes de aplicar. Este reporte se puede filtrar por proveedores, cuenta de mayor asociada, por ejemplo la cuenta de mayor de Anticipos a empleados o Anticipos a acreedores.

CME

Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.

El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo IndicadorCME.

Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

SAP FI Pagos de Anticipos y Utilización CME

La cuenta de mayor especial, conocida como indicador CME, es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en el dato maestro.

Un claro ejemplo son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

Para generar pagos con anticipos, se pueden utilizar diversas transacciones y circuitos:

• Con Solicitud de Anticipos: Las solicitudes de anticipos son apuntes estadísticos de cuenta de mayor especial pero de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio de los pagos a efectuar y no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los acreedores o deudores.

Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas. Luego de generar una solicitud de anticipo, se genera un pago para contabilizar el anticipo entregado o recibido.

• Emisión de anticipos: en este caso, directamente se crea el pago por anticipo sin necesidad de que haya una solicitud previa.

F110

Transacción F110 - Pagos Automáticos.

Transacción utilizada en SAP para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores.

Esta transacción permite contabilizar de manera masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.

La transacción se completa con los siguientes pasos:

• Parámetros: se especifica las sociedades, las fechas, a quien y con qué vía de pago se va a pagar.
• Propuesta: se analiza y/o modifica la propuesta realizada por el sistema con los parámetros ingresados.
• Pagos: luego de confirmar la propuesta se contabilizan las ordenes de pago.
• Impresión y soporte de pago: se imprimen las notificaciones a proveedores, los cheques o se generan los soportes magneticos que contengan la información de los pagos realizados.

Puede acceder a la Transacción F110 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Operaciones periódicas
          • F110 - Pagos