UNIDAD 5 - GL : Procesos de cierre > Arrastre de saldos
1. ARRASTRE DE SALDOS
- El inicio de un nuevo ejercicio implica: a) apertura de periodos contables y b) arrastre de saldos.
- Los saldos que se arrastran se visualizan en el "Balance" y en los "Estados de Cuentas" ("FS10N").
- Para arrastrar saldos se utilizan programas separados: a) Cuentas de Mayor, b) Cuentas de Deudor y Acreedor.
2. CUENTAS DE RESULTADOS
- Se arrastran a cuentas de refundición o remanente "Resultados Acumulados".
- Los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias quedan en "cero" luego de ejecutar el programa.
- Las imputaciones adicionales NO se transfieren. EJEMPLO: Centros de costos.
- Las cuentas de pérdidas y ganancias se totalizan en "moneda local".
*** NOTA 1 = La cuenta de "Remanente" se CONFIGURA, NO se elige al momento de hacer el arrastre de saldos.
*** NOTA 2 = En SAP se puede definir más de una cuenta de "Remanente", a cada una se le asigna una clave de un caracter. EJEMPLO: "X" = Resultados Acumulados Ordinarios, "Y" = Resultados Acumulados Extraordinarios.
*** NOTA 3 = La clave de la cuenta Remanente se incluye en la creación del dato maestro de cada una de las cuentas de resultado, permitiendo elegir cuál es la cuenta en la cual se refundirán los saldos al final del ejercicio.
3. CUENTAS BALANCE Y CUENTAS DE DEUDOR / ACREEDOR
- Es un programa que actualiza los reportes con los saldos del ejercicio anterior, estos se arrastran simplemente hasta el nuevo ejercicio.
- Las imputaciones adicionales SÍ se transfieren. EJEMPLO: Centros de Beneficios.
- NO genera imputaciones contables.
4. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ARRASTRE DE SALDOS DE CUENTAS DE MAYOR
- Se puede ejecutar en "modo test" para verificar los resultados y luego ser ejecutado en "modo real".
- Se puede ejecutar varias veces, tantas como sean necesarias.
- En cada ejecución se actualizan los saldos de las cuentas que hayan sufrido alguna modificación.
a) Se accede a la transacción "FAGLGVTR" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Operaciones Periódicas / Cierre / Arrastrar.
*** NOTA = La transacción FAGLGVTR se utiliza en versiones posteriores a SAP 5.0, para versiones anteriores se utiliza la transacción "F.16".
b) Se completan los siguientes campos: "Ledger" (Libro de la Contabilidad Principal), "Sociedad" (se puede ejecutar para una o más sociedades al mismo tiempo), "Arrastre al ejercicio" (nuevo ejercicio al cual se trasladarán los saldos).
c) Se tilda el campo "Ejecución de test" y se "ejecuta" el programa.
>>> REPORTE DEL PROGRAMA
- Muestra un "LOG" desde donde se puede:
+ visualizar las cuentas incluidas en el arrastre de saldos.
+ visualizar el saldo que se ha transferido al nuevo ejercicio en el caso de las cuentas de balance.
+ visualizar el saldo de la cuenta "Resultados Acumulados" que se ha generado por la refundición de las cuentas de resultados.
*** NOTA = SAP NO realiza asientos de cierre ni de apertura, solo hace un arrastre a nivel de saldos. En algunos países es obligación realizar contabilizaciones que reflejen la refundición de las cuentas de resultado en la cuenta patrimonial "Resultados del ejercicio". Es un error muy común contabilizar manualmente el cierre de cuentas en el periodo 12 porque una vez que se realice ésto ya no se puede emitir un balance completo porque las cuentas de resultado estarán en cero. RECOMENDACIÓN: hacerlo en el periodo 13, lo cual permitirá emitir un balance completo hasta el periodo 12.
5. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ARRASTRE DE SALDOS DE CUENTAS DE DEUDORES Y ACREEDORES
a) Se accede a la transacción "F.07" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor / Operaciones Periódicas / Cierre / Arrastrar.
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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR
° Consulta ~~ Si para cumplir con los requerimientos legales se debe generar un documento de cierre y apertura de cuentas patrimoniales, ¿se debe hacer manualmente?, si es manual ¿no se debe correr el programa porque se duplicaría el movimiento de arrastre?
° Respuesta ~~ Se puede hacer un batch input para subir el asiento de cierre y refundición pero hay que tener las siguientes consideraciones: 1) Las cuentas asociadas de deudores y acreedores se deben imputar a un cliente o proveedor, puede crearse un dato maestro genérico para este tipo de contabilizaciones. 2) Las cuentas de activos fijos no se pueden imputar de manera directa pero hay una transacción que te permite desaciociarla temporalmente para ingresar el movimiento. 3) Hay que tener en cuenta todas las validaciones que tengan las diferentes cuentas para ingresar esos datos, por ejemplo, si pide campos obligatorios como textos, indicadores de impuestos, centros de costos, etc.
Lo malo de hacer este asiento es que ya no podrás obtener un balance porque todas las cuentas quedarán en cero, a menos que lo registres en un periodo especial como el 13 al 16. El programa de arrastre lo puedes ejecutar igual porque detectará que las cuentas están en cero ya arrastrará valor cero. Luego cuando hagas el asiento de apertura en el ejercicio siguiente, ahí se registrarán los saldos que dejaste en cero el ejercicio anterior (cuentas patrimoniales).
° Consulta ~~ el asiento de cierre de cuentas de resultados genera un documento SAP? se puede consultar listando la cuenta de Resultados Acumulados?
° Respuesta ~~ con las cuentas de resultado pasa exactamente lo mismo, no se genera asiento contable. Solo se mueven los saldos a nivel técnico. Esto quiere decir que podrás ver el impacto en una transacción de balance o en la FS10N pero no en un mayor contable.
° Consulta ~~ El arrastre de saldos patrimoniales y de resultados, se hace automáticamente para todas las monedas configuradas y en uso?
° Respuesta ~~ Se realiza para todas las monedas. En el caso de saldos patrimoniales se realiza también el arrastre de objetos adicionales como división o centro de beneficio.
° Consulta ~~ Si se tuviera una Sociedad con varios ledgers (OL - libro contable a nivel gestional, GS - a nivel societario y TAX - a nivel impositivo), se debe ejecutar el programa en cada uno de los ledgers?
° Respuesta ~~ Si, se debe ejecutar para cada uno de los ledgers, no se puede hacer todo en una mismo ejecución.
° Consulta ~~ Para poder ejecutar los programas, se debe tener el último periodo abierto del ejercicio anterior y el primer periodo del nuevo ejercicio?
° Respuesta ~~ No necesariamente el primer periodo del nuevo ejercicio debe estar abierto para poder ejecutar el arrastre de saldos ya que este proceso no genera asientos contables sino que solo se pasan los saldos a una tabla totales y que luego lo visualizas en los reportes.
° Consulta ~~ Con el programa FAGLGVTR las cuentas asociadas se transfieren? o solo cuando se ejecuta la F.07?
° Respuesta ~~ Cuando se utiliza FAGLGVTR se transfieren también las cuentas asociadas, es decir los saldos de deudores y acreedores, por ende los balances y los saldos (Trx. FS10N) se verán reflejados los saldos del ejercicio anterior.
Sin embargo, si utilizas las transacciones "FK10N" y "FD10N", el arrastre de saldos no se verá reflejado hasta que no se ejecute el arrastre con la transacción "F.07". En la transacción FK10N completas con el código de acreedor y puedes visualizar los saldos por periodos, si no realizas el arrastre con la F.07 no te coincidirá con el saldo de la transacción FBL1N (detalle de partidas individuales).
NO es necesario ejecutar ambas transacciones, si no utilizan la FK10N y FD10N no es necesario ejecutar la F.07. La que siempre se debe ejecutar es la FAGLGVTR.
° Consulta ~~ significado del campo "Tratar cuentas p.intervalos".
° Respuesta ~~ se utiliza en los casos donde la sociedad tenga un volumen de datos tan grande que pueda provocar cancelaciones en la base de datos o afecte la memoria del sistema. En ese caso se tilda este campo y el sistema va haciendo el arrastre por intervalos de cuentas.
° Consulta ~~ significado del campo "Campos a dar salida adición".
° Respuesta ~~ puedes elegir 3 campos adicionales para visualizar en el log con los saldos de las cuentas. Por ejemplo: División, Centro de Costo, Centro de Beneficio.