LECCION 5. SAP S/4 HANA FINANCE EN CONTABILIDAD FINANCIERA
1. Introducción de SAP S/4HANA FINANCE
Esta incluye toda la funcionalidad del SAP ERP Financials, desde el registro de transacciones hasta el análisis y difusión de la información para cumplir con requisitos legales, así como cubrir las necesidades de información interna entre otros aspectos, pero con una arquitectura más simple y robusta.
Es importante mencionar que, con frecuencia es muy común escuchar el término SAP Simple Finance al referirse a SAP S/4HANA Finance, el producto SAP dedicado a la gestión financiera en las organizaciones, esto es debido a que en principio la marca SAP habría comercializado fuertemente el producto bajo el nombre de SAP Simple Finance que posteriormente termino siendo registrado por la marca como SAP S/4HANA Financials.
1.1 Ventajas de S/4HANA Finance
- Procesos simples para la ejecución en tiempo real de reportes reconciliados en todo momento.
- Facilita la ágil toma de decisiones por medio de la predicción y simulación, gracias a la arquitectura simple que elimina agregados y redundancia de datos.
- Ofrece una experiencia de usuario más intuitiva que otorga acceso inmediato a cualquier indicador financiero desde cualquier tipo de dispositivo móvil con la herramienta SAP FIORI.
- Visión global empresarial en tiempo real del estado del negocio.
- Es fácilmente adaptable la contabilidad en SAP S/4HANA Finance, posibilitando una gran cantidad de dimensiones específicas definidas por el cliente para un mejor análisis de la información.
2. Alcance de S/4HANA Finance
Abarca los 5 procesos principales financieros (Planificación, Ejecución, Análisis, Predicción, Simulación), que ejecutan los diferentes roles en la organización Financiera:
1. Planificación financiera y análisis (CFO - Director Financiero): debido al cambiante entorno donde se desenvuelven las organizaciones es necesario que estas se adapten a las condiciones cambiantes del negocio a una velocidad creciente, es allí donde entra en juego este proceso continuo e iterativo impulsado por la alta gerencia, cuyo objetivo es medir todo el proceso desde el desarrollo, la planificación y ejecución de la estrategia, hasta el monitoreo y análisis de las operaciones, el modelaje y optimación de los procesos, con el fin de reformular rápidamente los planes y presupuestos para hacer un uso eficiente de los recursos, mitigar los riesgos y aprovechar las oportunidades. El análisis predictivo de las condiciones del negocio representa una herramienta fundamental que les permite evaluar los diferentes escenarios posibles, así como ejecutar simulaciones, para tomar decisiones asertivas que maximicen la rentabilidad del negocio en todos los ámbitos.
2. Cierre contable y financiero (Jefe de Contabilidad): con miras hacia el logro de un mejor rendimiento es importante garantizar un cierre financiero expedito y preciso acorde a las legislaciones particulares de cada país y la normativa internacional, dado que es preciso contar con datos relevantes para la toma de decisiones a los stakeholders en forma oportuna y confiable. En muchas empresas el ciclo de cierre se encuentra estandarizado y comprende una serie de pasos repetitivos ejecutados mediante un programa automatizado, que sirve de herramienta a los empleados encargados del proceso de ejecución del cierre para que este se efectúe más rápidamente y con menos margen de error, dando como resultado un proceso de cierre más rápido, eficiente y transparente.
3. La tesorería y gestión de riesgos financieros (Tesorero): las organizaciones de hoy en día necesitan gestionar el riesgo del crédito, de la deuda y de sus instrumentos financieros, dado lo impredecible del mercado financiero en la actualidad. Es por ello que, para mitigar estos riesgos realizan tareas para optimizar el flujo del efectivo y la liquidez, manteniendo mejores controles financieros en cada una de las etapas de los procesos de pagos y cobros, estudian el comportamiento de las inversiones y supervisan las actividades que le generan beneficios, con el fin de mejorar los indicadores de rentabilidad y de costos. Para lograr esto, requieren información precisa y oportuna que les provea un panorama general de la liquidez y la gestión del efectivo en la organización, con el fin de encontrar el nivel óptimo para el uso de los fondos en el financiamiento de sus operaciones y para actividades de inversión que minimice el riesgo.
4. Las operaciones financieras (Jefe de Operaciones Financieras): las mejores prácticas implementadas por organizaciones de clase mundial administran, racionalizan y estandarizan sus procesos con el fin de optimizar sus transacciones y mejorar la precisión. Como resultado obtienen un servicio eficiente a un costo optimo. De igual manera, se traslada este modelo de negocios al área financiera, mediante el acceso a los procesos y servicios con los dispositivos móviles para que los ejecutivos del negocio puedan acceder a la información de las negociaciones con clientes, pagos, presupuestos desde cualquier ubicación donde se encuentre, lo cual permite incrementar la productividad y la eficiencia de las transacciones y minimizar costos.
5. La gestión de riesgos y cumplimiento (Director de Conformidad): todos los procesos financieros involucran algún tipo de riesgo que las organizaciones intentan mitigar o bien convertir en oportunidad. Para ello, constantemente monitorean indicadores de riesgo y cumplimiento, monitorean los procesos y la infraestructura tecnológica e incorporan en sus planes estratégicos. Mediante la automatización de la gestión de riesgos y cumplimiento se logra reducir costos, se protege los datos financieros y se controla el acceso no autorizado a datos sensibles para prevenir fraudes o abuso, protegiendo de esta manera el flujo de ingresos y la rentabilidad del negocio.
Con base a lo anterior, SAP ha diseñado las siguientes herramientas innovadoras como apoyo a cada uno de los procesos y roles antes mencionados:
1. Herramienta para la Planificación financiera y análisis: SAP Business Planning and Consolidation (BPC) que ha sido optimizada para SAP S/4HANA permitiendo a los Planificadores acceder a datos maestros en tiempo real y valores acumulados que existan en SAP ERP. Es una potente herramienta que brinda funcionalidades de planificacion, presupuesto, proyección y consolidación financiera.
2. Herramienta para el Cierre contable y financiero: SAP Accounting que combina datos de contabilidad, rendimiento financiero y de gestión en un diario universal.
3. Herramienta para el tesorería y gestión de riesgos financieros: SAP Cash Management que brinda posiciones de efectivo globales en tiempo real incluso en presencia de sistemas backend heterogéneos.
4. Herramienta para las operaciones financieras: SAP Receivables Management que mejora el capital de trabajo y el estado financiero usando datos de cuentas por cobrar en tiempo real para evaluar el riesgo crediticio de los clientes y optimizar la facturación.
5. Herramienta para la gestión de riesgos y cumplimiento: SAP Fraud Management que da información estratégica que se necesita para detectar, investigar y evitar el fraude, el software utiliza reglas y algoritmos avanzados en BigData para identificar y proyectar comportamientos fraudulentes emitir alertas e impedir transacciones fraudulentas.
En conclusión, las innovaciones que trae SAP HANA incluyendo la nueva experiencia de usuario de SAP FIORI, brindan a las organizaciones incontables beneficios entre los que se destaca que aporta un valor estratégico y posicionamiento al simplificar muchas de las actividades, minimizando riesgo, reduciendo costos, facilitando la toma de decisiones oportunas gracias a la capacidad de la nueva tecnología de procesamiento de datos sobre la que se basa HANA que permite acortar los tiempos de respuesta y brindar a los usuarios financieros una información confiable, precisa, relevante y oportuna.