✒️SAP FI HANA / Los datos maestros de acreedores y deudores Por Héctor García Ramírez

Datos Maestros de deudores y acreedores

1 Business Partner

En SAP ERP ya existía el concepto de Bussiness Partner que en español se conoce como "Interlocutor Comercial Central" o también como "Intermediario Financiero" y se utilizaba en módulos como Tesorería Amliada (TRM) o en soluciones de industria como SAP BANKING.

Podemos clasificar a estos interlocutores comerciales en tres categorías:

• Persona física (particular)
• Empresa (entidad jurídica)
• Grupo (por ejemplo una comunidad)

Datos

Interlocutor Comercial. Un Business Partner representa a un socio comercial, este socio puede ser un acreedor, un deudor, un banco, u otro tipo de empresa. Para identificar la función que cumplirán en los procesos comerciales se les asigna un rol. Un mismo bunsiness partner puede tener varios roles.

1.1 Beneficios de utilizar Business Partner

El componente Business Partner permite crear y gestionar socios comerciales de forma centralizada. Esto es de gran interés si un socio comercial desempeña diferentes roles para una empresa como cliente y proveedor.

La funcionalidad de Business Partner está diseñada para utilizar beneficios técnicos tales como la integridad de los datos y la ausencia de redundancia de datos, y además para mayor énfasis en los aspectos relacionados con el mantenimiento del cliente y la adquisición de nuevos clientes.

Se puede crear un Business Partner en diferentes roles y durante el transcurso de la relación comercial, el socio puede asumir nuevos roles como socio comercial. No se deben crear nuevos datos cada vez que se amplía, lo que significa que se evita la creación y almacenamiento de datos redundantes y no puede haber inconsistencias.

Al utilizar Business Partner, es posible fusionar los datos de socios que ya posee una empresa en más de un sistema, de tal forma que se pueda identificar el potencial de nuevos contratos o negocios dentro del mismo contacto del cliente.

Cuando se ingresan datos, los datos centrales relacionados con SAP Business Partner son únicos y los datos específicos de la aplicación se integran perfectamente en la pantalla de procesamiento.

1.2 Cambios con S/4 HANA Finance en deudores y acreedores

La introducción que se explicó sobre business partner es para informar que con SAP S/4 HANA FINANCE deja de utilizarse el dato maestro del deudor y acreedor como datos independientes y pasa a utilizarse únicamente el business partner con todos los beneficios que se han mencionado anteriormente.

Todos los conceptos sobre versiones anteriores siguen vigentes, solo cambio la transacción desde la cual se gestiona la alta y modificación del dato maestro.

Cada vez que elijamos un rol para ampliar al business partner, por ejemplo, el rol de acreedor, tendremos los mismos campos que ya utilizábamos al crear un acreedor en versión SAP ECC, por ejemplo, una cuenta asociada, grupo de tesorería, condición de pago, vías de pago, etc.

1.3 Transacciones obsoletas

Debemos saber que las transacciones para creación, modificación y visualización de deudores y acreedores quedan obsoletas y todo pasa a gestionarse desde una única transacción.

Transacciones que ya no pueden utilizarse:

• XD01 para crear deudores de forma centralizada, XD02, XD03
• FD01 para crear deudores en el módulo de finanzas FD02, FD03
• XK01 para crear acreedores de forma centralizada, XK02, XK03
• FK01 para crear acreedores en el módulo de finanzas FK02, FK03

Si intentamos acceder a cualquiera de estas transacciones, nos encontraremos con un mensaje de SAP que indica que dichas transacciones ya no se utilizan y nos deriva automáticamente a la nueva transacción para interlocutores comerciales.

Datos

Nueva Transacción Business Partner. La nueva transacción es "BP", es la única para crear, modificar y visualizar datos maestros de acreedores y deudores.

2 Conociendo la transacción de Business Partner

Comparación de creación Business Partner en SAP versus transacciones ya conocidas de SAP ECC.

2.1 Rol general

Cuando ingresamos a la transacción "BP", lo primero que debemos hacer es seleccionar si daremos de alta una persona, organización o grupo. También deberemos elegir una "Agrupación" que determina los rangos de numeración y los estatus campo de los BPs. Por último deberemos elegir un rol, aunque si lo estamos creando de cero, el sistema nos propone el rol base del interlocutor Comercial General.

2.2 Datos Generales

Los datos generales son los datos propios de este interlocutor comercial como razón social, domicilio, datos impositivos bancarios. En esta transacción tenemos una enorme cantidad de campos para ingresar datos propios del interlocutor segmentados en solapas.

Algunos de los campos que antiguamente encontrábamos en la solapa de "Control" ahora los encontraremos en "Identificación" pero con muchas mas opciones de ingresos.e

En la solapa Pagos, podremos ingresar al igual que antes, los datos bancarios del interlocutor comercial. Estos datos bancarios serán válidos en su rol de acreedor o deudor.

Datos

Acreedor. Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor", Con el establecemos el vínculo comercial, según el cual, el se compromete a entregarnos determinados productos o préstamos de servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado. En SAP la utilización se basa fundamentalmente en el módulo MM como la figura a quienes los emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios. Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documento que lo incluya.

Deudor. Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad. Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de las cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones. El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor. Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

2.2 Datos de deudores

Para ampliar un interlocutor comercial, debemos elegir un nuevo rol, por ejemplo, el rol de cliente o Deudor.

Deberemos seleccionar la sociedad en la cual se ampliará este cliente, ya que los datos que se ingresarán son a nivel de sociedad FI.

Datos

Sociedad FI. Se refiere a la sociedad creada en el módulo FI y que representa a una entidad legalmente constituida. Los balances contables exigidos por ley se crean a nivel sociedad, por lo tanto, la sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP Financials.

Las solapas son las mismas que se utilizan en las transacciones "FD01", Gestión de cuentas, Pagos, Correspondencia y Retenciones.

En la solapa Gestión de Cuenta se deberá asignar la cuenta asociada, el grupo de tesorería, el grupo de autorización y de liberación si corresponde.

Datos

Cuenta asociada. Es una característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones de manera directa, sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos. La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general. También se conoce el término de cuenta de reconciliación.

Grupo de tesorería. Es un código que se utiliza para agrupar o clasificar a deudores y acreedores en el reporte de previsión de liquidez que se ejecuta por medio de la transacción "FF7A". Esta clasificación puede ser en base a la importancia de los productos o servicios que provee, riesgos u otras clasificaciones relevantes para una empresa. El grupo de tesorería se asigna a los datos maestros de deudores (FD02) y acreedores (FK02), en los datos de sociedad, de la solapa Gestión de cuenta.

En la solapa de pagos de ingresará la condición de pago, vía de pago, banco propio, grupos de tolerancia si corresponde, etc.

Datos

Condición de pago. Clave que determina los días de vencimiento que posee un documento contable, generalmente se aplica a documentos de deudores y acreedores.

Vías de pago. Hace referencia al medio con el cual se efectúa un pago o cobranza. Ejemplos de vía de pago: Cheque, Transferencia bancaria, Efectivo. La vía de pago se puede asignar en los datos maestros de deudores y acreedores, también se puede especificar en los documentos registrados. Las vías de pago son utilizadas en el programa de pagos automáticos para generar las contabilizaciones de cobros y pagos.

2.3 datos de Acreedores

Para habilitar un interlocutor comercial como acreedor, hay que elegir el rol de acreedor.

Los datos que se deben completar en este rol son similares a los que se completan en la transacción "FK01", con las mismas solapas de Gestión de cuentas, Pagos, Correspondencia y Retenciones.

Roles

Cuando se realiza la configuración se pueden crear múltiples roles, sin embargo se mencionarán los roles estándares que existen para crear acreedores y deudores:

Roles

FLCU00 - Deudor	Rol que se utiliza para crear un deudor en una sociedad
FLCU01 - Cliente	Rol que se utiliza para crear clientes en un área de ventas, es decir para el módulo SD por la TX "XD01"
FLVN00 - Acreedor	Rol que se utiliza para crear acreedores en una sociedad
FLVN01 - Proveedor	Rol que se utiliza para crear proveedores en organizaciones de compra, es decir, para el módulo MM por la TX "XK01"
BUP001 - Persona de contacto	Rol que se utiliza para crear los datos de contacto de un cliente o proveedor