UNIDAD 2. LOS IMPACTOS EN FINANZAS EN SAP S/4HANA
LECCION 2: LOS DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES
Objetivo: Identificar el impacto de SAP S/4HANA en los datos maestros de deudores y acreedores.
1. El Business Partner:
Corresponde a un socio comercial, llámese acreedor, deudor, banco u otra empresa. Este se conoce como Interlocutor Comercial Central en SAP ERP o como Intermediario Financiero en el módulo de Tesorería Ampliada (TRM) o en soluciones para industrias como SAP Banking.
En SAP S4/HANA el business partner es un socio o interlocutor comercial que puede ser clasificado como:
- Persona física o particular
- Empresa o entidad jurídica
- Grupo por ejemplo una comunidad
A los cuales se les puede asignar un rol dependiendo de los procesos comerciales que tenga con la empresa. Un mismo Business Partner (BP) puede tener varios roles.
1.1 Beneficios de utilizar los Business Partner
Permite la gestión centralizada de los socios comerciales, lo cual es especialmente ventajoso si un socio comercial desempeña diferentes roles como cliente y proveedor al mismo tiempo, esto genera muchos beneficios a nivel técnico ya que por un lado se garantiza la integridad de los datos, eliminando inconsistencias y la redundancia que implica la creación y gestión de los mismos en forma separada, así como también facilita el mantenimiento de cliente y la adquisición de nuevos clientes, a los cuales se les pueden crear diferentes roles e inclusive modificar si a lo largo de la relación comercial este debe asumir nuevos roles.
También es posible fusionar los datos de socios que ya posee una empresa en más de un sistema, lo que permite identificar nuevos contratos o negocios potenciales en el mismo contacto con el cliente.
Los datos centrales relacionados con SAP Business Partner son únicos y los datos específicos de la aplicación se integran en la pantalla de procesamiento.
1.2 Cambios con S/4Hana Simple Finance en deudores y acreedores.
Principalmente el cambio se centra en que la versión anterior de SAP ERP los datos de deudor y acreedor dejan de ser gestionados independientemente, para ser gestionados únicamente a través del componente Business Partner (BP), desde el cual se gestiona el alta y modificación del dato maestro. Por ejemplo, cada vez que se requiera ampliar un BP para agregar un rol, por ejemplo, el de acreedor, se solicitan llenar los mismos campos que se muestran al crear un acreedor en la antigua versión SAP ECC, tales como, cuenta asociada, condición de pago, grupo de tesorería, etc.
1.3 Transacciones obsoletas.
Debido a la unificación en los datos maestros de deudores y acreedores las transacciones para la creación de los mismos utilizadas en SAP ECC como la XD01, FD02, XK01, FK01 quedaron obsoletas. Al tratar de ingresar, el sistema informa que se encuentran obsoletas y automáticamente envía a la nueva transacción BP, que es la única que permite crear, modificar y visualizar datos maestros de acreedores y deudores en la nueva versión de SAP S/4HANA.
2. Conociendo la transacción de Business Partner
2.1 El rol general
Al crear un nuevo interlocutor comercial lo primero es ingresar a la transacción BP, seleccionamos la clase de interlocutor que se trate persona, organización o grupo, así como la Agrupación que determinará los rangos de números y el estatus campo de los BPs. Seguidamente se elige un rol, el sistema por defecto propone el rol base de Interlocutor comercial general, sin embargo, puede seleccionar el que corresponda al caso particular.
2.2 Datos generales
Se refiere a los datos propios del interlocutor comercial tales como: razón social, domicilio, datos bancarios, impositivos, entre otros, los cuales se encuentran distribuidos en los diferentes campos que se encuentran en distintas solapas disponibles en la vista de esta transacción, tal como se presentaba en la antigua versión de SAP ECC, con algunas variaciones como por ejemplo, en la versión anterior los datos que se mostraban en la solapa Control ahora se encuentra el campo Identificación pero con mucho más opciones. Los datos ingresados en la solapa de Pagos corresponden a los datos bancarios del interlocutor que serán validos tanto para su rol de acreedor como su rol de deudor.
2.3 Datos de deudores
Una vez creado el interlocutor comercial, asignado el rol e ingresado sus datos generales, este puede ser ampliado para agregar otra función, como por ejemplo el rol de Cliente o Deudor. Para ello se debe seleccionar la sociedad para la cual se ampliará el cliente, puesto estos datos serán utilizados a nivel de la sociedad FI.
Los datos solicitados son iguales que los mostrados en la transacción FD01 en SAP ECC, distribuidos en las solapas de Gestión de cuentas, Pagos, Correspondencia y Retenciones, en donde en la primera solapa (gestión de cuentas) se ingresan la cuenta asociada, grupo de tesorería, grupo de autorización y de liberación si corresponde, en la segunda (pagos) se ingresa la condición de pago, vías de pago, banco propio, grupos de tolerancia en caso de que aplique, entre otros.
2.4 Datos de acreedores
Al igual que los deudores para ampliar un interlocutor comercial como acreedor, se debe crear una nueva función y seleccionar el rol de acreedor, donde se le habilitaran los mismos datos que se solicitan al ingresar a la transacción FK01 en SAP CC, con las mismas solapas Gestión de cuentas, pagos, correspondencia y retenciones.
TIPS: Tanto el cliente como el acreedor se pueden generar con números independientes y diferentes al número del interlocutor comercial, por lo que al momento de realizar un registro bien sea al deudor o al acreedor, para ser imputado en la contabilidad se debe utilizar la numeración correspondiente según el rol, por ejemplo, si lo que estamos realizando es un registro de acreedor al presionar el match code se visualizaran solo los códigos de acreedores no del Business Partner.
Los Roles
SAP S/4HANA dispone de los siguientes roles estándar que permiten crear deudores y acreedores:
- FLCU00 - Deudor: Rol para crear un deudor en una sociedad.
- FLCU01 - Cliente: Rol para crear clientes en un área de ventas. (En SAP ECC Modulo SD / Transacción XD01)
- FLVN00 - Acreedor: Rol para crear acreedores en una sociedad.
- FLVN01 - Proveedor: Rol para crear proveedores en organizaciones de compra. (En SAP ECC Modulo MM / Transacción XK01)
- BUP001 - Persona de contacto: Rol para crear los datos de contacto de un cliente o proveedor.
Los anteriores son roles estándar que dispone SAP S/4HANA para la creación de BP, sin embargo, se pueden configurar múltiples roles personalizables según las funciones que se maneje en el negocio, sin embargo, se recomienda mantener los roles estándares sin modificar.