Cierres e Informes
1 Cierres
A nivel de cierre se han simplificado muchas cosas con S/4 HANA Fiances. Hay tareas de reconciliación que ya no son necesarias, por lo tanto, el cierre es mucho más rápido y sencillo.
Ventajas del cierre:
- Se ejecuta en modo online
- No son necesarios los Jobs
- Se reduce el tiempo de ejecución
- Se puede ejecutar en cualquier momento
1.1 Abrir y Cerrar Periodos Contables
La transacción de apertura y cierre de periodos contables ha cambiado un poco. Todo lo que sabíamos hasta ahora, sigue siendo válido, pero se le ha agregado una tercera tanda de columnas que se utilizan para el cierre de los periodos del módulo de controlling.
Datos
Transacción Apertura y cierre de periodos. El código de la transacción es nuevo, ahora lo encontraremos en la misma ruta del árbol como "FAGL_EHP4_T001B_COFI".
"T001B" es la tabla donde se guardan los datos de los periodos.
En esta transacción se indica para cada variante que periodos contables están disponibles para contabilizar. Para ello, existen los intervalos de periodo del 1 al 3.
Datos
Periodos Contables. Es el periodo en el cual se imputa cada contabilización que se registra en el Libro Mayor. El periodo contable se determina en base a la fecha de contabilización y en función del ejercicio fiscal que posea configurada la sociedad. Además de los periodos normales, existen 4 periodos especiales que sirven para separar las imputaciones de fin de año generadas por procesos que no son habituales, como por ejemplo, ajustes de auditoría, impuestos anuales, etc.
Los intervalos de periodo 1 y 2 se pueden utilizar para todos los procesos de contabilización normales en periodos regulares y en periodos extraordinarios.
Para el intervalo del periodo 1 puede indicar un grupo de autorización. Así se puede, por ejemplo, en el marco del cierre de mes o ejercicio, abrir periodos de contabilización solo para determinados usuarios. Las parametrizaciones necesarias para las autorizaciones se realizan en el objeto "Autorizaciones para periodos de contabilización - F_BKPF_BUP". Normalmente se recomienda utilizar el intervalo de periodo 1 para periodos extraordinarios, ya que solo ahí pueden controlarse las autorizaciones.
El intervalo de periodo 3 está previsto para contabilizaciones del Controlling CO, sin embargo, si no se ingresa ninguna entrada para el intervalo del periodo 3, la verificación de las contabilizaciones de Controlling se realizan con los intervalos de periodo 1 y 2.
Por defecto los periodos están siempre abiertos y lo que se hace es bloquear un periodo cuando ya no se deben registrar mas operaciones.
Datos
Transacción OKP1 --> Finanzas --> Controlling --> Contabilidad de centros de coste --> Entorno --> PKP1 - Modificar
El control de periodos en CO es por operaciones, es decir, que se puede bloquear el registro de determinadas operaciones para un determinado periodo.
Para bloquear o desbloquear, se marca el periodo y operación, sin embargo, también estaba la opción de hacerlo masivo para poder bloquear/desbloquear un periodo para todas las operaciones o bloquear/desbloquear una operación para todos los periodos.
Datos
Integración. La utilidad de cada una de las operaciones se aprende en el curso de Controlling. Lo importante que debemos saber es que con la integración FI/CO, todas las operaciones que se realizan propiamente en CO se registran también en la contabilidad general, por eso, ahora desde el módulo de Finanzas podemos controlar los periodos en que se pueden contabilizar.
1.2 Valoración de moneda extranjera
La transacción de valoración en moneda extranjera ha cambiado su estética en la pantalla de selección pero a nivel funcional, sigue trabajando de la misma manera. La ruta donde vamos a encontrar la transacción no ha cambiado, pero el código de transacción si, es uno nuevo ya que el programa también es nuevo.
Transacción FAGL_FVC --> Finanzas --> Gestión Financiera --> Libro Mayor --> Operaciones periódicas --> Cierre --> Valorar --> FAGL_FCV - Valoración de moneda extranjera
La sigla FCV hace referencia a Foreign Currency Valuation.
La selección principal es la misma que ya conocíamos donde debemos elegir sociedad, fecha clave y área de valoración.
Datos
Área de valoración. SAP asocia este término a los ámbitos de valoración de los materiales. En el caso de estar parametrizada la valoración a nivel Centros, éstas áreas quedan directamente referidas a ellos. Este concepto se encuentra íntimamente relacionado con un dato propio del material, denominado "Categoría de valoración", el cual es aplicado al mismo en la solapa de datos de Contabilidad.
En la pantalla de parámetros de contabilización tenemos algunas nuevas funcionalidades que se verán a continuación:
- Ledger de simulación. Es un Ledger en el que se guardan los resultados de una ejecución de simulación. Al utilizar un Ledger distinto para las ejecuciones de simulación, los datos resultantes (es decir, las contabilizaciones y el historial de estas ejecuciones) se pueden borrar sin tener que anular ninguna contabilización. A nivel de partidas abiertas, se ha dividido en dos solapas:
- Partidas abiertas - Libro auxiliar. Aquí podremos seleccionar las partidas de deudores y acreedores con una gran posibilidad de elegir filtros para delimitar las partidas a valorar. Con el botón de selección múltiple, podremos agregar filtros del dato maestro del acreedor/deudor o filtros según características de las partidas individuales.
- Partidas abiertas - Cuentas de Mayor. Aquí podremos seleccionar, de la misma forma que vimos para las partidas de los libros auxiliares, todas las partidas abiertas de cuentas de mayor con los filtros de datos maestros y características de las partidas
- Cuentas de Mayor - Partidas individuales. La solapa para seleccionar las cuentas de mayor que se valorizan en función del saldo por no tratarse de partidas abiertas.
2 Reportes
Reportes de investigación
Por ejemplo, abiertos por características como cuentas de mayor, centro de costos, centro de beneficios, divisiones, etc. También podemos visualizarlos con diferentes ratios como saldos mensuales, saldos debe/haber, acumulados, etc.
Datos
Centro de Costos. Término asociado a la subdivisión de la Empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas.
Divisiones. Son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades. La gestión de divisiones se pueden ingresar en posiciones de balance, como ser activos fijos, clientes, proveedores y stock, así como también la gestión de resultados (pérdidas y ganancias).
Estos reportes nos daban la posibilidad de ver comparativos por ejercicios y periodos, pero ahora tenemos una nueva dimensión de comparación y es el Ledger.
Pantalla de selección
A nivel de resultados es igual a la que ya conocemos, solo que en este caso la comparación y variación la podemos visualizar por Ledger.
Reporte de partidas individuales
Reportes de partidas individuales como las transacciones FBLxN y FAGLL03. Para ambos reportes se tienen nuevas versiones. Los nuevos reportes no reemplazan a los anteriores, son nuevos, pero con una utilidad muy similar.
Antiguamente existían los reportes FBL3, luego fueron reemplazados por FBL3N (donde N significa Nuevo) y ahora los encontramos como FBL3H, donde la H representa HANA.
En el menú SAP, encontraremos estas transacciones con la misma ruta que ya conocemos.
La pantalla de selección ya presenta varios cambios, por empezar, podemos ver un nuevo campo debajo de la opción partidas abiertas:
Incluir partidas de cuentas sin gestión de partidas abiertas: si se selecciona partidas abiertas para una fecha clave, el programa muestra únicamente las partidas de cuentas con gestión de partidas abiertas.
Otro cambio importante en la pantalla de selección es el botón de "Delimitaciones Opcionales" que antes se encontraba en la parte superior de la pantalla y nos permitía filtrar por algunos campos del dato maestro de la cuenta o algunos datos de las partidas.
En esta nueva versión, en la parte de abajo de la pantalla encontraremos el botón "Restricciones" que nos permite filtrar por todos los campos del dato maestro y todos los campos de las partidas.
Datos
FBL3H. Las nuevas restricciones en el reporte es una nueva ventaja enorme a la hora de trabajar y hacer análisis de datos, porque antes estábamos obligados a seleccionar una enorme cantidad de partidas si no podíamos filtrar desde la selección y luego debíamos filtrar desde el layout del reporte.
La forma de visualización del reporte también ha cambiado y ahora es mucho más dinámica y versátil en su navegabilidad.