UNIDAD 2. LOS IMPACTOS EN FINANZAS EN SAP S/4HANA
LECCION 3: CIERRES E INFORMES
Objetivo: Identificar los cambios en SAP S/4HANA que impactan en los reportes y en las actividades de cierre.
1. Cierres:
Al igual que ocurre con algunos cambios en la gestión de los datos maestros de deudores y acreedores en SAP S/4HANA, en el caso de los cierres contables también existen algunas variantes, los cuales agilizan y simplifican estas actividades por no ser necesaria la reconciliación.
Entre las principales ventajas que ofrece las actividades de cierre en S/4HANA Simple Finance están:
- Ejecución en modo online
- No requiere la programación y ejecución de jobs
- Se reduce el tiempo de ejecución
- Se puede ejecutar en cualquier momento
1.1. Apertura y cierre de periodos contables
El nuevo código de transacción utilizado en SAP S4/HANA para abrir y cerrar periodos contables es FAGL_EHP4_T001B_COFI, el cual se encuentra ubicado en la misma ruta del árbol donde se encuentra en SAP ECC: Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro Mayor -> Entorno -> Parámetros Actuales.
Al ingresar se selecciona la variante de periodo a modificar, en este aspecto en la nueva versión de SAP S/4HANA se tienen disponibles los intervalos de periodo 1, 2 y 3, este último intervalo fue agregado en un grupo de columnas hacia la derecha para la apertura y cierre de periodos del área de Controlling.
Los intervalos 1 y 2 son utilizados para controlar los procesos de contabilización normales en periodos regulares y extraordinarios. Se recomienda reservar el intervalo de periodo 1 para efectuar contabilizaciones en periodos extraordinarios, esto debido a que es el único que puede controlarse mediante autorizaciones en el objeto F_BKPF_BUP - Autorizaciones para periodos de contabilización, el cual le otorga permisos más amplios a determinados usuarios que cuenten con el objeto configurado en su rol, permitiendo abrir el periodo para que estos usuarios puedan continuar con las tareas de cierre y efectuar contabilizaciones en periodos extraordinarios.
El intervalo de periodo 3 (agregado en la nueva versión), está reservado para contabilizaciones de Controlling (CO) que impacten en FI, sin embargo, si no se especifican valores de entrada en estas columnas la verificación de periodos para las contabilizaciones en Controlling se realizaran mediante los intervalos de periodo 1 y 2. Esto se debe a la integración FI/CO que ocurre en la nueva versión SAP S/4HANA, donde todas las operaciones que se realizan en CO se registran en tiempo real en FI, es por ello que los periodos para contabilizar se controlan en ambos casos desde FI y se almacenan en la tabla T001B.
En SAP ECC, la apertura y cierre se controla en FI a través de una transacción ubicada en la misma ruta especificada anteriormente. En el caso de Controlling (CO), los periodos se encuentran por defecto abiertos en SAP ECC, el bloqueo se registra por un desglose de operaciones solo para efectos de control, cuando estas no deban registrarse en un periodo determinado.
El bloqueo/desbloqueo de operaciones CO en SAP ECC se realiza accediendo a la siguiente ruta: Finanzas -> Controlling -> Contabilidad de centros de coste -> Entorno -> OKP1 - Modificar, allí se marca la operación y el periodo para bloquear y se desmarca la operación y periodo para desbloquear en forma individual, también se puede hacer en forma masiva para bloquear/desbloquear todas las operaciones para un periodo o bien todos los periodos para una operación en específico.
1.2. Valoración de moneda extranjera
La transacción para la valoración extranjera también ha cambiado en la versión de SAP S/4HANA en relación a su antecesor SAP ECC, tanto el código para acceder a la misma como en la disposición y estética de los datos de selección, sin embargo, la funcionalidad es la misma. La transacción se encuentra en la misma ruta que en SAP ECC: Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro Mayor -> Operaciones periódicas -> Cierre -> Valorar -> FAGL_FCV - Valoración de moneda extranjera, donde las siglas FCV significan Foreign Currency Valuation.
Los parámetros generales están integrados por los mismos en SAP ECC que son: Sociedad, Fecha clave y área de valoración. Sin embargo, en la solapa de parámetros de contabilización se observan nuevas funcionalidades como:
- Ledger de simulación: es un ledger donde se almacenan los resultados de la ejecución de la simulación, en caso de utilizar un ledger distinto para la ejecución de la simulación los resultados de las contabilizaciones, así como el historial de las ejecuciones, pueden ser borrados sin tener que anular ningún documento.
- Partidas abiertas: se dividen en dos solapas las partidas abiertas el libro auxiliar y las partidas abiertas de mayor.
- En la solapa de partidas abiertas del libro auxiliar: se pueden seleccionar las partidas de deudores y acreedores a valorar y agregar otros filtros según diversos criterios relacionados con el dato maestro del deudor o acreedor, o con las características de las partidas individuales, los cuales se encuentran en el botón de selección múltiple, para delimitar aún más las partidas a valorar.
- En la solapa de partidas abiertas de cuentas de mayor: al igual que las partidas de los libros auxiliares, se pueden seleccionar las cuentas de mayor que se desean valorar y adicionar los filtros de datos maestros y características de las partidas para una mejor delimitación de las partidas a valorar.
- Cuentas de mayor (partidas individuales): en esta solapa se seleccionan las cuentas de mayor que se valorizan en función del saldo por no tratarse de partidas abiertas.
TIPS: El área de valoración determina como se valúan las partidas y en que ledger se contabilizan, esto significa que se pueden valorar las partidas en un ledger para que tomen un tipo de cotización, y luego valuar las mismas partidas con otro tipo de cotización que impacte en otro ledger. Cada Ledger representa una norma de contabilidad que pueden contemplar distintos criterios de valoración.
2. Reportes
Reportes de investigación
En SAP ECC se dispone de diversos tipos de reportes de investigación mediante diversas dimensiones (por ejemplo, características de cuenta de mayor, centros de costos, centros de beneficios, divisiones, entre otros) así como por ratios (saldos mensuales, saldos debe/haber, acumulados, etc.), los cuales permiten ejecutar reportes comparativos por ejercicios y/o periodos.
En SAP S/4HANA se dispone de una nueva dimensión de comparación mediante el Ledger, que permite visualizar la variación entre las dimensiones y ratios del reporte filtrando además por el campo Ledger.
2.1. Reporte de partidas individuales.
Los reportes utilizados para efectuar consultas de partidas individuales de cuentas de mayor en SAP ECC como los generados a través de las transacciones FBL1N, FBL3N, FBL5N (que reemplazaron a los antiguos FBL3, agregando la N al final que significa Nuevo), y la transacción FAGLL03, continúan utilizándose en SAP S/4HANA solo se agregaron una nueva versión de estas transacciones con más funcionalidades, que encontramos en la misma ruta del árbol en Finanzas -> Gestión Financiera -> Libro mayor -> Cuenta. Los nuevos reportes se diferencian de los anteriores porque terminan en H que significa HANA, cuyo código de transacción es FBL3H.
Al ingresar a la transacción FBL3H se observan algunos cambios en la pantalla de selección son:
- Existe un nuevo campo debajo de las opciones de partidas abiertas, Incluir partidas de cuentas sin gestión de partidas abiertas, si se selecciona partidas abiertas para una fecha clave el programa muestra únicamente las partidas de cuentas con gestión de partidas abiertas.
- El botón de Delimitaciones opcionales, que en la versión anterior de SAP ECC se encuentra en la parte superior de la pantalla, el cual permite filtrar por algunos campos asociados al dato maestro de la cuenta o de las partidas, en la nueva versión SAP S/4HANA se presenta en la parte de abajo de la pantalla, con el botón Restricciones, que permite filtrar por todos los campos de la tabla del dato maestro y todos los campos de las partidas. Estas opciones de delimitación opcionales ofrecen una gran ventaja puesto que permite realizar un análisis más detallado y reduce el tiempo dedicado a realizar filtros adicionales desde el Layout del reporte una vez generada la consulta.
- La forma de visualización del reporte es diferente, en la nueva versión de reportes la navegación a través del mismo es más dinámica y versátil.
En el video, al ejecutar el reporte FBL1H se observa que se dispone de un nuevo botón Restricciones que comprende todos los campos de las tablas de partidas individuales que pueden utilizarse como filtros. Otro cambio importante es la posibilidad de poder descargar en un archivo el resultado del reporte, para ello dispone de la opción de colocar en la pantalla de selección la ruta de descarga. Al ejecutar el reporte filtrando solo por sociedad por lo que el resultado del reporte muestra todos los acreedores que tienen partidas abiertas en esa sociedad. En la parte derecha de la pantalla se observa los diferentes Layouts disponibles para seleccionar y del lado izquierdo el resultado del reporte, con el layout seleccionado se observa el saldo por periodo de cada acreedor. Desde este reporte se puede acceder a otros reportes por ejemplo al posicionarse sobre una línea de un acreedor especifico que tiene un saldo X para el periodo X, se puede abrir por la FL1N para visualizar la composición de las partidas, presionando la flecha desplegable del botón Llamar a otros informes ubicado en la barra superior del reporte, en donde se puede seleccionar el reporte de partidas individuales (FBL1N), donde se puede observar la composición del saldo del acreedor.
Desde la FBL1H también se puede observar el detalle de la partida del acreedor haciendo doble click sobre el saldo del acreedor, de esa manera se observa la composición del saldo tal como se observa desde la FBL1N pero esta vez desde el mismo reporte FBL1H, pudiendo cambiar el layout o disposición de los campos, agregar o eliminar campos según el diseño del layout, tal como se realiza en la versión anterior de SAP ECC.
En los reportes de investigación, se genera un balance comparativo por lo que al ingresar en los parámetros de selección se ingresa una sociedad, estructura de balance, el ledger 1 se elige el principal, el ejercicio y el periodo que se desee visualizar y como 2 el ledger comparativo, el ejercicio y el periodo que se desea comparar. Una vez visualizado se observan en las columnas con las cuentas y las estructuras de balance y las dos columnas de valores con el Ledger principal y el Ledger paralelo.
TIPS: Estos nuevos reportes incorporados en SAP S/4HANA no sustituyen a los anteriores informes de partidas abiertas conocidos como los que se generan por la FBL1, FBL3N o FBL5N, puesto que las funciones adicionales que contienen estos reportes de partidas abiertas como generar correspondencias, realizar modificaciones en masa, no están disponibles en las nuevas transacciones para reportes de partidas abiertas (terminadas en H), sin embargo, estas últimas permiten visualizar mucha más información que los antiguos reportes de partidas individuales, ya que muchos campos como el nombre del proveedor, país, banco propio, que no se visualizaban en el reporte clásico , es posible visualizarlos en estos nuevos reportes.
Espero que les haya sido de gran ayuda la información.
Saludos.