UNIDAD 3 - TEMA 9 -. SUSTITUCIÓN Y VALIDACIONES
1.- VALIDACIONES
La función de validación permite verificar determinados valores antes de grabar un documento.
El sistema hace la validación y si no se cumple genera un mensaje ya sea de advertencia o de error, si es de error el documento no se graba hasta que se cumplan con la condición de la validación.
2.- SUSTITUCIONES
Permite reemplazar el valor de un determinado campo.
3.- CARACTERÍSTICAS
El área de aplicación es donde se utiliza la validación. La sustitución se refiere al módulo.
Para hacer una validación/sustitución es necesario:
- Decidir en que área de aplicación se hará. Las áreas de aplicación en las que se utilizan las validaciones y sustituciones son las siguientes:
- FI: Gestión Financiera
- CO: Contabilidad de costes
- AM: Contabilidad de activos fijos
- SL: Libros especiales
- CS: Consolidación (Sólo validaciones)
- PS: sistema de proyectos
- RE: bienes inmuebles
- PC: Contabilidad de CeBe (Sólo sustituciones)
Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.
- Seleccionar evento correcto para validación/sustitución.
Un evento es un lugar específico de una aplicación que define ubicación exacta donde se hará la validación/sustitución. Para FI hay tres eventos:
- Cabecera de documento: se valida datos de cabecera de un documento. (ej. que la fecha de documento no sea mayor que la fecha de contabilización).
- Posición de documento: se valida datos de posición
- Documento Completo: se tienen en cuenta todas las posiciones del documento para hacer la validación. En este evento sólo se pueden utilizar campos numéricos con los que se puedan efectuar cálculos matemáticos. Se pueden utilizar los siguientes operadores TOT() - total del documento, MED() - media del documento, MAX() - valor máximo de todas las líneas del documento, MIN() . valor mínimo de todas las líneas del documento, Grupo - compara un grupo de totales con otro.
Un ejemplo de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor que otro grupo de cuentas.
- Definir la validación/sustitución: se crean pasos que contienen condiciones, verificación y mensaje.
- Asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada.. Puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo.
- Activar la validación/sustitución para el evento correcto. Existen tres grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución o validación:
- 0 Inactivo
- 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano
- 2 Activo excepto para batch input
4.- CONFIGURACIÓN
Transacción OB28 - Validaciones
Transacción OBBH - Sustituciones
Ruta: IMG - Gestión Finaciera(Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo) - Validación/sustitución - Validación en documentos contables.
Una validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que se cree es una nueva validación.
Un paso comprende:
- Condición: se establece cuando iniciará una validación, si se cumple se pasa a la verificación.
- Verificación: establece qué es lo que se debe verificar. Si se cumple, el sistema continua con la operación de lo contrario el sistema emite mensaje que puede ser de error o de advertencia
Mensaje: se pueden crear mensajes para que el usuario sepa qué es lo que debe corregir.
Para una sustitución los pasos son:
- Condición: se establece cuando se iniciará la sustitución de un campo.
- Campo a sustituir: se especifica cuál es el campo a sustituir en caso de cumplirse la condición y de que forma se hará.
5.- EDITOR DE FÓRMULAS.
El editor de fórmulas proporciona un interfaz fácil de manejar para indicar sentencias lógicas y aritméticas.
Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas.
La ventaja de los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles.
El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, que si se crea una condición que tenga el operador TRUE, la validación se realizará siempre.
5.- MENSAJES
Las validaciones tienen como objeto generar un mensaje para el usuario. Los mensajes se crean siempre bajo una clase de mensaje.
Desde la transacción en la que se está definiendo una validación, se pueden crear los mensajes. Pero también se pueden ingresar por medio de la transacción SE91. Se selecciona la clase de mensaje y se presiona icono modificar y se ingresa el texto del mensaje.
Los mensajes pueden contener variables identificadas con el símbolo &. Luego se asigna un campo a la variable y cuando se muestra el mensaje al usuario, éste mostrará el valor de dicha variable.
Los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes: Tipos de mensaje:
- A - Cancela la transacción y regresa a la pantalla Easy Access
- E - Error: muestra el mensaje, si se soluciona el error se puede continuar.
- W - Advertencia: a pesar del mensaje se puede continuar con la operación.
- I - Información: se muestra el mensaje y se continua con la operación.
7.- SET DE DATOS.
Permiten generar un grupo con múltiples valores. Como es una transacción de usuario se mantiene en cada mandante.
Los set de datos se identifican con una clave Es recomendable que la clave empiece con Z (definido por el usuario) para diferenciarlos de los sets creados por SAP.
Para crear un set, hay que seleccionar la tabla y el campo para el cual se desea crear el set de datos. Una vez creado el set se ingresan los valores que corresponden. Se pueden ingresar por rango o como lista individual.
Los set de datos no se deben transportar porque se corren el riesgo de pisar todos los sets de producción.
Se puede acceder a los sets desde varios lugares de SAP Easy Access o desde el menú customizing, Cualquiera que sea la ruta de acceso, las transacciones son siempre las mismas.
GS01 - Crear set de datos
GS02 - Modificar set de datos
GS03 - Visualizar set de datos
8. VIDEO DEMOSTRATIVO.
Para crear validación se presiona botón paso se ingresa texto que identifique la validación.
- Se ingresa condición
- Se ingresa verificación
- Se establece mensaje
- Luego se activa validación
Transacción SM30: habilita más campos para ser sustituidos.
TABLAS IMPORTANTES
- GB92: contiene validaciones creadas en el sistema.
- GB93: contiene sustituciones creadas en el sistema.
- VWTYGB01: vista de actualización que permite incluir/excluir campos para la sustitución.