UNIDAD 3: PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
Sustituciones y Validaciones
Validaciones
Esta función permite verificar determinados valores antes del registro de un documento, donde el sistemas al realizar la verificación emite un mensaje en caso que no se cumpla dicha verificación.
Sustituciones
Esta función permite reemplazar el valor de un determinado campo.
Características:
Definir en que área de aplicación se aplicará la validación/sustitución: estas áreas son:
- FI Gestión Financiera.
- CO Contabilidad de costes
- AM Contabilidad de activos fijos
- SL Libros especiales
- CS Consolidación (sólo validaciones)
- PS Sistema de proyectos
- RE Bienes inmuebles
- PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones).
Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución
- Cabecera de documento: se validan los datos de cabecera de un documento.
- Posición de documento: se validan los datos de posición y también se puede realizar la validación de posición de documento y utilizar los datos de cabecera.
- Documento completo: se tienen en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación, utilizando solo campos numéricos donde se puede ejecutar principalmente cálculos matemáticos.
Se puede indicar para validaciones y sustituciones de evento 3:
TOT () Total del documento.
MED () Media del docuemento.
MAX () Valor máximo de todas las líneas del documento.
MIN () Valor mínimo de todas las líneas del documento.
GRUPO Compara un grupo de totales con otro
Se debe definir la validación/sustitución: Se deben crear pasos que contiene condiciones, verificación y mensaje.
Se debe asignar la validación/sustitución: a una unidad organizativa apropiada y puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo.
Activar la validación/sustitución: Debe estar activada para el evento correcto:
- 0 Inactivo
- 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano
- 2 Activo excepto para bach input.
Configuración
Transacción OB28 Validaciones
Transacción OBBH Sustituciones
Ruta: IMG->Gestión Financiera (Nuevo)->Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo)->Herramientas->Validación/Sustitución->Validación en documentos contables
Pasos para Validaciones:
Condición: Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará una validación. Si se cumple la condición entonces se pasa a la verificación.
Verificación: Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación, y si no se cumple el sistema muestra un mensaje de error.
Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir.
Pasos para Sustituciones:
Condición: Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en campo a sustituir.
Campo a sustituir: Se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de qué manera se hará, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo.
Editor de Fórmulas
Permite indicar sentencias lógicas y aritméticas, permitiendo solo sentencias correctas de manera que no aparezcan errores al momento de utilizar las reglas.
Mensajes
Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Estos mensajes son creados bajo una clase de mensaje bien sea desde la transacción donde se está definiendo la validación o por la transacción SE91.
Los tipo de mensajes son los siguientes:
A Cancele la transacción: se vuelve a la pantalla SAP Easy Access.
E Error: el sistema muestra el mensaje, se soluciona el error y se puede continuar.
W Advertencia: a pesar del mensaje de la validación se puede continuar con la operación.
I Información: el sistema muestra el mensaje y se puede continuar con la operación.
Set de Datos
Los set de datos son muy útiles para utilizar en las validaciones o sustituciones
- Permiten generar un grupo con múltiples valores.
- Por ser una transacción de usuario se puede mantener en cada mandante
- Permite agregar o borrar nuevas entradas con gran facilidad.
- Deben ser identificados con una clave libre.
Para crear un set de datos se debe:
- Seleccionar la tabla y el campo donde se desea o requiere crear el set de datos.
- Se puede identificar con un texto descriptivo y luego ingresar los valores correspondientes.
- Y luego se graba
Transacciones
GS01 Crear set de datos
GS02 Modificar set de datos
GS03 Visualizar set de datos
Tablas importantes
GB92: Contiene las validaciones creadas en el sistema.
GB93: Contiene sustituciones creadas en el sistema.
VWTYGB01: Vista de actualización que permite incluir/excluir campos para la sustitución.