UNIDAD 1 - INTRODUCCIÓN AL CUSTOMIZING :
EJERCICIOS Y PERIODOS CONTABLES (Lección 9°)
1. PRINCIPIO DE VARIANTES
- Este principio es muy utilizado en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos.
- Es un procedimiento de 3 pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos.
- PASO 1: Definir la variante.
- PASO 2: Determinar los valores para la variante.
- PASO 3: Asignar la variante a los objetos.
2. EJERCICIO
- Corresponde al ejercicio económico de una empresa.
- Los ejercicios contienen "periodos contables" y éstos se determinan en función a la fecha de contabilización.
- Para definir un ejercicio se debe utilizar una "variante de ejercicio".
- PASO 1: Crear la variante.
- PASO 2: Determinar la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio y en qué momento inicia y finaliza éste ejercicio.
- PASO 3: Asignar la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.
*** NOTA: SAP trae parametrizados variantes estándares: "K4": abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre, éste es la utilizada habitualmente por las empresas. "V6": va de julio a junio, etc.
PASO 1 - CREAR LA VARIANTE DE EJERCICIO
- Se accede a la transacción OB29 o por el menú de customizing IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Libros/Ejercicio y períodos contables/Actualizar variante de ejercicio.
- Se posiciona en la carpeta "Variantes de ejercicio" ubicado en la parte izquierda de la pantalla y se presiona el ícono "Entradas nuevas".
- Se especifica Clave: identifica a la variante y debe llevar hasta dos caracteres.
- Se especifica Descripción: breve descripción que identifica cómo está configurada la variante.
- Se especifica Dependiente (tilde): determina si es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual y por lo tanto cada año hay que cambiar los períodos. EJEMPLO: la variante de "semanas naturales", cada año la semana 1 comienza en una fecha distinta.
- Se especifica Año natural (tilde): ejercicios que comienzan el 1/1 y finalizan el 31/12 de cada año.
- Se especifica Cantidad de períodos: define cuántos períodos tendrá el ejercicio. Lo habitual son 12 (uno por mes) pero también podrían ser 2 períodos semestrales, 4 períodos cuatrimestrales, 6 períodos bimestrales, etc.
- Se especifica Cantidad de períodos especiales: se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, se pueden definir hasta 4 períodos. EJEMPLO: si bien la fecha de contabilización es el último día del ejercicio, se puede elegir si se desea que afecte al último período del ejercicio o en un período especial.
PASO 2 - DETERMINAR PERÍODOS CON FECHAS DE INICIO Y FIN PARA LA VARIANTE DE EJERCICIO
- En la misma transacción se posiciona en la carpeta "Período" ubicado en la parte izquierda de la pantalla y se configuran los períodos correspondientes a la variante creada.
- En caso de que los períodos no sean de año natural, se establece para cada mes del calendario a qué periodo pertenece, en qué día finaliza y cuál es el número de período que le corresponde. EJEMPLO: para la variante V6 que comienza en julio de cada año, el mes 7 es el periodo 1.
*** NOTA: La variante de ejercicio NO especifica si un período está abierto o cerrado, sólo están definidos los números de períodos y las fechas de inicio y fin de los períodos individuales.
- Variante independiente del año: cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de períodos y éstos siempre empiezan y terminan el mismo día del año. Se puede definir: A) como "Año natural" o B) como "Independiente de calendario".
- Variante independiente del año - Año natural: los períodos del ejercicio se corresponden con los meses del año y debe tener 12 períodos contables.
- Variante independiente del año - Independiente de calendario: se debe definir los períodos asignando fechas de fin de cada período. El ejercicio puede tener entre 1 y 16 períodos contables. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de enero, los períodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o +1, respectivamente. EJEMPLO: el ejercicio 2011 comprende los primeros 6 meses al año 2010 (se marcan con "-1") y los últimos 6 meses al año actual 2011 (se marcan con "0").
*** NOTA: cuando un ejercicio es dependiente del año, todos los años se debe ingresar el detalle de cuándo comienza y cuándo termina cada período. Esto lo define cada empresa y tiene un impacto en los balances. EJEMPLO: los períodos están conformados por 4 o 5 semanas, entonces, el período 1 comienza el 1/1 de cada año y finaliza el 28/1, el período 2 comienza el 29/1 que también finaliza en 4 semanas, en cambio, el período 3 finaliza en 5 semanas.
- En la misma transacción se posiciona en la carpeta "Textos de períodos" ubicado en la parte izquierda de la pantalla y se define un texto para cada uno de los períodos. EJEMPLO: Si son 12 se puede identificar con el nombre del mes. En cambio, si son 2 períodos para todo el ejercicio se puede nombrar como Semestre 1 y Semestre 2.
- En la misma transacción se posiciona en la carpeta "Ejercicios cortos" ubicado en la parte izquierda de la pantalla y si fuera necesario se especifica la cantidad de períodos que tendrá el ejercicio o año corto, éste debe ser un número menor a la cantidad de períodos definidos en la variante. EJEMPLO: se utiliza A) ante un cierre de una sociedad, suponiendo que cierra y debe emitir un balance final antes de que termine el ejercicio normal. B) Ante un error o cambio en el ejercicio, suponiendo una sociedad que se creó en SAP con un ejercicio Enero-Diciembre pero resulta que su ejercicio era Abril-Marzo, entonces para arreglar esto se podría crear un ejercicio corto que fuera sólo Enero-Marzo y luego comenzar el ejercicio correcto en abril.
PASO 3 - ASIGNAR LA VARIANTE DE EJERCICIO A SOCIEDADES
- Se accede a la transacción OB37 o al menú de customizing IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Libros/Ejercicio y períodos contables/Períodos contables/Asignar sociedad a una variante de ejercicio.
- Se asigna la variante creada a las sociedades que correspondan. Las sociedades que compartan el mismo ejercicio económico se le asigna la misma variante.
*** NOTA: No es posible asignar dos variantes a una sociedad. Sin embargo, en la unidad 7 del curso, se verá las funcionalidades de New GL que permite crear libros paralelos. De esta manera se puede tener un libro principal con la variante K4 y luego crear un libro secundario con una variante diferente. El libro secundario contendrá las mismas operaciones que el libro principal e incluso se puede crear contabilizaciones de ajustes que permitan obtener un balance diferente del libro principal.
3. VARIANTE DE PERÍODOS CONTABLES
PASO 1 - CREAR LA VARIANTE DE PERÍODO CONTABLE
- Se accede al menú de customizing IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Libros/Ejercicio y períodos contables/Períodos contables/Definir variantes para períodos contables abiertos.
- Se presiona el ícono "Entrada nueva" y se define la clave y denominación de la variante.
- Se presiona el ícono "Grabar".
PASO 2 - ASIGNAR LA VARIANTE DE PERÍODO CONTABLE A SOCIEDADES
- Se accede al menú de customizing IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Libros/Ejercicio y períodos contables/Períodos contables/Asignar variantes a sociedad.
- Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio, se puede crear una única variante de períodos contables para que de esta manera se puedan abrir y cerrar los períodos una única vez y ésto será válido para todas las sociedades que tengan asignada la misma variante de períodos.
- También se puede crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de períodos.
ABRIR Y CERRAR PERÍODOS CONTABLES
- Se realiza con la transacción OB52. Esta transacción no se hace por sociedad sino que también se realiza a través de una variante, pero en este caso es la "variante de períodos contables".
- En la transacción se visualiza la variante de período que se ha definido en los pasos anteriores.
*** NOTA: SAP determina cuál es el período contable en función de la fecha de contabilización, excepto en el período 12, donde si se completa la fecha de contabilización se puede cambiar el período contable y definir que esa operación impacte en los períodos especiales. Al ejecutar un balance o informe de sumas y saldos, no debemos olvidar incluir los períodos especiales ya que sino estaremos dejando movimientos fuera del reporte.
4. TABLAS IMPORTANTES
- En muchas tablas de FI el ejercicio es un dato clave, sobre todo si está relacionado con tablas de documentos ya que el ejercicio forma parte de la identificación primaria del documento.
- BKPF: es la tabla de cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el período contables es el campo MONAT.
- BSEG: es la tabla de posiciones de documentos.
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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR
° Consulta: En una variante de ejercicio podemos definir varios ejercicios?
° Respuesta: Supongamos que un ejercicio sea un año, entonces cada ejercicio es un año distinto:2012, 2013, 2014... 2999, una variante de ejercicio contiene todos esos ejercicios.
Si todos los ejercicios son iguales, se define una sola vez los periodos que componen el ejercicio y cuándo comienza y termina cada período. En cambio, si todos los años es distinto, para cada ejercicio se debe definir cuándo empieza y cuándo termina. EJEMPLO: en un ejercicio que se lleva por semanas, el total de semanas del año son 52 donde la semana 1 del año 2012 comenzó el 2/1/2012 y en el año 2013 comenzará el día 31/12/2012.