✒️SAP FI / Los ejercicios y periodos contables Por Ignacio Herrera Garcia
SAP FI Los ejercicios y periodos contables
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EJERCICIOS Y PERODOS CONTABLES
Principio de Variantes
El principio de variantes es algo muy utilizado en SAP, sobre todo en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos. A lo largo del curso lo veremos en varias oportunidades.
El principio de variantes es un procedimiento de tres pasos con los que se asignan determinadas propiedades a uno a varios objetos.
- Definir la variante
- Determinar los valores para la variante
- Asignar la variante a los objetos
El primer ejemplo de cómo se aplican las variantes lo veremos con la configuración del ejercicio económico de una empresa.
Ejercicio
El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económico de una empresa. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.
Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio:
Paso 1 : Creamos la variante
Paso 2: determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en que momento inicia y finaliza el ejercicio.
Paso 3: Asignamos la variante a todas las sociedades que utilice el mismo ejercicio.
SAP trae parametrizadas variantes estándares. La variante que habitualmente se utiliza en la mayoría de las empresas es la variante K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre. Sin embargo, hay otras variantes que también son estándar pero conde el ejercicio fiscal no coincide con el año natural. Por ejemplo la V6 ( Julio / Junio ).
Al definir una variante debemos especificar los siguientes datos:
- Clave: Una clave que identifique a la variante. Debe de llevar dos caracteres.
- Descripción: Una breve descripción que permita identificar como esta configurada la variante.
- Dependiente: Esta tilde determina si es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual. Por lo tanto, cada año hay que cambiar los periodos. Por ejemplo, la variante de semanas naturales, cada año la semana 1 comienza en una fecha distinta.
- Año Natural: Se trata de los ejercicios que comienzan al 1 de Enero y finalizan el 31 de diciembre de cada año.
- Cantidad de Periodos: Se definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos, uno por mes, pero también podrían ser dos periodos semestrales, bimestrales, cuatrimestrales, etc.
- Cantidad de periodos especiales: Se pueden definir hasta 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilización es el último día del ejercicio, se podrá elegir si se desea que se afecte al último
- periodo del ejercicio o en un periodo especial.
Luego de haber creado la variante, debemos configurar los periodos. En este caso de que los periodos no sean de año natural hay que establecer para cada mes del calendario a que periodo pertenecen, en que día finaliza y cuál es el número de periodo que le corresponde. Por ejemplo, para la variante V6 que comienza en julio de cada año, el mes 7 es el periodo 1.
La variante del ejercicio no especifica si un periodo está abierto o cerrado.
En la variante de ejercicio solo están definidos el número de periodos y la fecha de inicio y de fin de los periodos individuales.
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo numero de periodos y los periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo dia del año, se habla de una variante independiente del año. Una variante de ejercicio independiente del año se puede definir del siguiente modo:
- Año natural
- Independiente de calendario
Si el ejercicio se define como año natural, los periodos contables se corresponden con los meses del año. Por lo tanto, un ejercicio que sea un año natural debe tener 12 periodos contables.
Si el ejercicio se define como independiente de calendario, se deben definir los periodos contables asignando fechas de fin para cada periodo. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 periodos contable. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de enero, los periodos del año pertenecientes del ejercicio anterior o posterior deben de poseer el indicador -1 o 1.
En la imagen 1.9.2 se trata del año 2011 el cual comprende parte de un ejercicio y parte de otro. Los primeros 6 meses corresponden al ejercicio 2010 y los últimos 6 meses al ejercicio 2011.
Para configurar los periodos del ejercicio 2011 a los meses de enero a junio los marcamos con -1 indicando que pertenecen al ejercicio 2010 y los meses de julio a diciembre pertenecen al ejercicio actual, es decir 2011.
En la carpeta textos simplemente definimos un texto para cada uno de los periodos. Si hay doce periodos se pueden identificar con el nombre del mes. En cambio, si tenemos por ejemplo, dos periodos para todo el ejercicio se podrían nombrar como Bimestre 1 y Bimestre 2.
En caso de que por alguna razón en particular, fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto, Por supuesto que tiene que ser un numero menor a la cantidad de periodos definidos en la variante.
Asignar Variante a Sociedades
Después de la creación de la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan.
Variante de Periodos Contables
Ya conocemos la transacción para abrir y cerrar periodos contables. Esta transacción no se hace por sociedad sino que también se realiza a través de una variante, pero es este caso es la variante de periodos contables.
Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio también podemos crearle una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar los periodos una única vez y será válido para todas las sociedades que tenga asignada la misma variante de periodos, sino podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos.
En la siguiente imagen vemos la transacción OB52 que permite hacer la apertura y cierre de los periodos en la cual podemos visualizar la variante de periodo que hemos definido en el paso anterior.
Desde la transacción OB52 se pueden abrir y cerrar periodos, si varias sociedades tienen la misma variante de periodos, se abrirán y cerraran para todas al mismo tiempo.
Tablas Importantes
BKPF Es la tabla de cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable es el campo MONAT.
BSEG Es la tabla de posiciones de documentos.
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Sobre el autor
Publicación académica de Ignacio Rafael Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Senior
Ignacio Rafael Herrera Garcia
Profesión: Contador Público - Mexico - Legajo: HN75U
✒️Autor de: 55 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona de facil trato, gusta trabajar en equipo y espero aprovechar este curso para aprender y desarrollar los conocimientos adquiridos en el mismo
Certificación Académica de Ignacio Herrera
