✒️SAP FI / Los ejercicios y periodos contables Por Roberto Carbajal

LECCION : EJERCICIOS Y PERIODOS CONTABLES

1- Principio de variantes

El principio de variantes es algo muy utilizado en SAP, sobre todo en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos. A lo largo del curso lo veremos en varias oportunidades.

El Principio de variantes es un procedimiento de tres pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos.

Paso 1 : Definir la Variante

Paso 2: Determinar los valores para la variante

Paso 3 Asignar la variante a los objetos.

El primer ejemplo de cómo se aplican las variantes lo veremos con la configuración del Ejercicio Económico de una empresa.

2- EJERCICIO

El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económica de una empresa. Los ejercicios contienen peridodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.

Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio:

-Paso 1 : Creamos la variante

-Paso 2: Determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en que momento inicia y finaliza el ejericio.

-Paso 3 : Asignamos la viarante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.

SAP trae parametrizadas vairantes estándares. La variante que habitualmente se utiliza en la mayor de las empresas es la variante K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre. Sin enmbargo, hay otras variantes que también son estándar pero donde el ejercicio fiscal no coincide con el año natural. Por ejemplo V6 (Julio/Junio).

TRANSACCION OB29

IMG>Gestion Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de gestion financiera nuevo>Libros>ejercicio y periodos contables>Actualizar variante de ejercicio

Al definir una variante debemos especificar los siguientes datos:

Clave: una clave que identifique a la variante. Debe llevar dos caracteres.

Descripción:una breve descripción que permita identificar cómo esta configurada la variante.

Dependiente: este tilde determina si es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual. Por lo tanto cada año hay que cambiar los periodos. Por ejemplo la variante de semanas naturales, cada año la semana 1 comienza en una fecha distinta.

Año Natural: se trata de los ejercicios que comienzan el 1 de Enero y Finalizan el 31 de diciembre de cada año.

Cantidad de Periodos: se debe definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos, uno por mes, pero también podrían ser dos periodso semestrales o cuatrimestres, bimestres, etc.

Cantidad de Periodos especiales: se pueden definir hasta 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilizacion es el ultimo dia del ejercicio, se podrá elegir si se desea que afecte al ultimo periodo del ejercicio o en un periodo especial.

Luego de haber creado la variante, debemos configurar los periodos. En el caso de que los periodos no sean de año natural hay que establecer para cada mes del calendario a que periodod pertenece, en que dia finaliza y cual es el numero de periodo que le corresponde . Por jemplo, para la variante V6 que comienza en Julio de cada año, el mes 7 es el periodo 1.

RECUERDA: La variante de ejercicio no especifica si un perido esta abierto o cerrado. en la variante de ejercicios solo estan definidos el número de peridos y las fechas de inicio y de fin de los periodos individuales.

Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de períodos y los periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año. Una variante de ejercicio independiente del año se puede definir del siguiente modo:

Año Natural

Independiente de calendario

Si el ejericio se define como un año natural, los periodos contables se corresponden con los meses del año. Por lo tanto un ejercicio que sea un año natural debe tener 12 periodos contables.

Si el ejercicio se define como independiente de calendario se deben definir los periodos ocntables asignando fechas de fin para cada periodo. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 periodos contables. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de enero, los periodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o 1 .

Cuando un ejercicio es dependiente del año todos los años se deben ingresar cuando comienza y cuando termina cada periodo. Como un caso real les puedo contar de una implementación en la cual los periodos estaban conformados por 4 semanas o 5 semanas, es decir el periodo 1 comenzaba el 1 de enero de cada año y finalizaba el 28 de enero, el 29 de enero comenzaba el periodo 2 que tambien era de 4 semanas , en cambio el periodo 3 era de 5 semanas, y asi sucesivamente hasta finalizar el año, teniamos periodos de 4 o 5 semanas, Cada empresa puede definir de que manera configurar los periodos y esto tendra un impacto en los balances.

En la carpeta textos simplemente definimos un texto para cada uno de los periodos. Si hay doce periodos se puede identificar con el nombre del mes. En cambio, si tenemos por ejemplo, dos periodos para todo el ejercicio se podrian nombra como bimestre 1 y bimestre 2.

En caso de que por alguna razon en particular, fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto. Por supuesto que tiene que ser un número menor a la cantidad de periodos definidos en la variante.

3- ASIGNAR VARIANTE A SOCIEDADES

Despues de la creación de la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan.

TRANSACCION OB37

IMG>GESTION FINANCIERA NUEVO>Parametrizaicones basicas de gestion financiera nuevo>Libros>Ejericio y periodos contables>Periodos contables>Asignar sociedad a una variante de ejercicio.

4-VARIANTE DE PERIODOS CONTABLES

Ya conocemos la transacción para abrir y cerrar los periodos contables. Esta transacción no se hace por sociedad sino que tabmién se realiza a través de una variante, pero en este caso es la variante de periodos contables.

Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio tambiíen podemos crearle una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar los periodos una unica vez y será valido para todas las sociedades que tengan asignada la misma variante de periodos, sino podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos.

TRANSACCION SPRO

IMG>Gestión financeraNuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera(Nuevo)>Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo>Libros>Ejercicio y periodos contables>Periodos contables>Definir variantes para periodos contables abiertos>Asignar variantes a sociedad

Desde la transacción OB52 se pueden abrir y cerrar periodos, si varias sociedades tienen la misma variante de periodos, se abrirán y cerrarán para todas al mismo tiempo.

Recordemos que el sistema determina cual es el periodo contable al que pertenece una operación en función de la fecha de contabilización, excepeto en el periodo 12 donde si completamos la fecha de contabilización podremos cambiar el periodo contable y definir que esa operación impacte en los periodos especiales, al ejecutar un balance o un reporte de saldos no debemos olvidar incluir los periodos especiales, ya que sino estaremos dejando movimientos fuera del reporte.

Tablas importantes

En muchas tablas de FI el ejercicio es un dato clave, sobre todo si esta relacionado con tablas de documentos ya que el ejercicio forma parte de la identificación primaria del documento.

BKPF

Es la tabla de cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable es el campo MONAT

BSEG

Es la tabla de posiciones de doucmentos.

e