Ejercicios y periodos contables
El principio de variantes es algo muy utilizado en SAP, sobre todo en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos. A lo largo del curso lo veremos en varias oportunidades.
El principio de variantes es un procedimiento de tres pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos.
Paso 1: Definir la Variante
Paso 2: Determinar los valores para la variante
Paso 3:Asignar la variante a los objetos
Ejercico:
El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económico de una empresa. Los ejerciocios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.
Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio:
Paso 1: Cremaos la variante
Paso 2: Determinamos la cantiddad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en que momento inicia y finaliza el ejercicio.
Paso 3: Asignamos la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.económico y en que momento inicia y finaliza el ejercicio.
La variante que actualmente se utiliza en la mayoría de las empresas es la variante K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre.
Transacción OB29: ACTUALIZAR VARIANTE DE EJERCICIO
SPRO --> IMG --> Gestión financiera (Nuevo) --> Libros --> Ejercicio y periodos contables --> Actualizar variantes de ejercicio
Al definir una variante debemos de especificar los siguientes datos:
Clave: Una clave que identifiquea la variante. Debe llevar dos caracteres.
Descripción: Una breve descripción que permita identificar como esta configurada la variante.
Depndiente: Esta tilde determina se es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual. Por lo tanto cada año hay que cambiar los periodos. Por ejemplo, la variante de semanas naturales, cada año la semana 1 comienza con fecha distinta.
Año Natural: Se trata de los ejercicios que comienzan el 1 de Enero y finalizan el 31 de Diciembre de cada año.
Cantidad de periodos: Se debe definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos, uno por mes, pero también podrían ser dos periodos semestrales, cuatrimestrales, bimestrale, etc.
Cantidad de Periodos Especiales: Se pueden definir hasta 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o cintabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilización es el último día del ejercicio, se podrá elegir si se desea que afecte al último periodo del ejercico o un periodo especial.
Luego de haber creado la variante, debemos configurar los periodos. En el caso de que los periodos no sean año natural hay que establecer para cada mes del calendario a qué periodo pertenece, en que día finaliza y cuál es el número de periodo que le corresponde. Por ejemplo, para la variante V6 que comienza en Julio de cada año, el mes 7, es el periodo 1.
NOTA: La variante de ejercicio no especifica si un periodo esta abierto o cerrado. En la variante de ejercicio sólo están definidos el número de periodos y las fechas de inicio y de fin de los periodos individuales.
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de periodos y los periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año. Una variante de ejercicio independiente del año se puede definir del siguiente modo:
Año Natural
Independiente de calendario
Si el ejercicio se define como año natural, los periodos contables se corresponden con los meses del año. Por lo tanto, un ejercicio que sea un año natural debe tener doce periodos contables.
Si el ejercicio se define como independiente de calendario, se deben definir los periodos contables asignando fechas de fin para cada periodo. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 periodos contables. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de Enero, los periodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posteriordeben poseer un indicador -1 o 1.
NOTA: Cuando un ejercicio es dependiente dle año, todos los años se debe ingresar el detalle de cuando comienza, y cuando termina cada periodo.
En la carpeta textos simplemente definimos un texto para cada uno de los periodos, Si hay doce periodos se puede identificar con el nombre del mes. En cambio, si tenemos por ejemplo, dos periodos para todo el ejercicio se podrían nombrar como Bimestre 1 y Bimestre 2.
En caso de que alguna razón en particular, fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe de definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto, Por supuesto que tiene que ser un número menor a la cantidad de periodos definidos en la variante.
Después de la creación de la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan.
Transacción OB37 - Asignar sociedad a una variante de ejercicio
IMG --> Gestion Financiera --> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) --> Libros --> Ejercicio y Periodos Contables --> Asignar sociedad a una variante de ejercicio
Variantes de periodos contables
Ya conoces la transacción para abrir y cerrar los periodos contables. Esta transacción no se hace por sociedad sino que también se realiza a través de una variante, pero en ese caso es la variante de periodos contables.
Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio también podemos crearlee una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar los periodos una única y será validos para todas las sociedades que tengan asignada la misma variante de periodos, si no podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos.
Transacción OB37 Asignar Variantes a Sociedad
SPRO --> IMG --> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) --> Libros --> Ejercicio y Periodos Contables --> Periodos contables abiertos --> Asignar variantes a sociedad.
La transacción OB52 permite hacer la apertura y cierre de periodos, si varias sociedades tienen la misma variante de periodos, se abrirán y cerrarán para todas al mismo tiempo.
NOTA: El sistema determina cual es el periodo contable al que pertenece una operación en ffunción de la fecha de contabilización, excepto en el periodo doce, donde si completamos la fecha de contabilización podremos cambiar el periodo contable y definir que esa operación impacte en los periodos especiales, al ejecutar un balance o un reporte de saldos no debemos olvidar incluir los periodos especiales ya que si no estuvieramos dejando movimientos fuera del reporte