✒️SAP FI / Los ejercicios y periodos contables Por Grisel Curti
SAP FI Los ejercicios y periodos contables
Principio de variantes
Es algo muy utilizado en SAP, sobre todo en las parametrizaciones ya que facilita la configuración de los distintos módulos.
Es un procedimiento de tres pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos.
1. Definir variante
2. Determinar los valores para la misma
3. Asignar la variante a los objetos.
El primer ejemplo de como se aplican las variantes lo veremos con la configuración del ejercicio económico de una empresa.
Ejercicio
El ejercicio de SAP corresponde al ejercicio económico de una empresa. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.
Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio:
1. Creamos la variante
2. Determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en que momento inicia y finaliza el ejercicio
3. Asignamos la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.
SAP trae parametrizadas variantes entandares. La variante que habitualmente se utiliza en la mayoría de las empresas en la K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre. Sin embargo, hay otras variantes que también son estándar pero donde el ejercicio fiscal no coincide con el año natural. Por Ejemplo, V6 (Julio/Junio)
Al definir una variante debemos especificar los siguientes datos:
· Clave: una clave que identifique a la variante. Debe llevar dos caracteres.
· Descripción: una breve descripción que permita identificar como esta configurada la variante
· Dependiente: esta tilde determina si es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual. Por lo tanto, cada año hay que cambiar los períodos. Por ejemplo, la variante de semanas naturales, cada año la semana comienza en una fecha distinta.
· Año Natural: se trata de los ejercicios que comienzan el 1 de Enero y finalizan el 31 de diciembre de cada año
· Cantidad de periodos: se debe definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos, uno por mes, pero podrían ser dos periodos semestrales, o cuatrimestrales, bimestrales, etc.
· Cantidad de periodos especiales: se pueden definir hasta 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilización es el ultimo día del ejercicio, se podrá elegir si se desea que afecte al ultimo periodo del ejercicio o en un periodo especial.
Luego de haber creado la variante, debemos configurar los periodos. En el caso de que los periodos no sean de año natural hay que establecer para cada mes del calendario a que periodo pertenece, en que día finaliza y cual es el numero de periodo que le corresponde. Por Ejemplo, para la variante V6 que comienza en Julio de cada año, e mes 7 es el periodo 1.
“La variante de ejercicio NO especifica si un periodo esta abierto o cerrado. En la variante de ejercicio solo están definidos el numero de periodos y las fechas de inicio y de fin de los períodos individuales”
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo numero de periodos y los periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año.
Una variable independiente se puede definir del siguiente modo:
· Año natural
Los periodos contables se corresponden con los meses del año. Por lo tanto, un ejercicio que sea un año natural debe tener 12 periodos contables.
· Independiente de Calendario
Se deben definir los periodos contables asignando fechas de fin para cada periodo. Un ejercicio independiente puede tener entre 1 y 16 periodos contables. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de enero, los periodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o 1
Tip Audio
“Cuando un ejercicio es dependiente del año todos los años se debe ingresar el detalle de cuando comienza y cuando termina cada período. Cada empresa puede definir de qué manera definir los periodos y esto tendrá más que nada un impacto en los balances”
En la carpeta textos simplemente definimos un texto para cada uno de lo períodos. Si hay 12 se pueden identificar con el nombre del mes. Si tenemos 2 pueden ser primer y segundo bimestre.
En caso de que, por alguna razón en particular, fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto. Por supuesto que tiene que ser un numero menor a la cantidad de periodos definidos en la variante.
“Un ejercicio corto suele usarse cuando hay algún cambio de ejercicio en la empresa o si hay una disolución de empresa y el ultimo periodo tiene un periodo distinto a lo que venia teniendo hasta ese momento.”
Asignar Variante a Sociedades
Después de crear la variante se deberá asignar a las sociedades correspondientes. A todas las sociedades que compartan el mismo ejercicio se le asignara la misma variante.
Variante de periodos contables
Ya conocemos la trx para abrir y cerrar periodos contables. Esta no se hace por sociedad, sino que también se realiza a través de una variante, pero en este caso es la variante de periodos contables.
Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio también podemos crearle una única variante de periodos contables, de esta manera podemos abrir y cerrar los periodos una única vez y será valido para todas las sociedades que tengan asignada la misma variante de periodos, sino podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos.
En la siguiente imagen vemos la trx OB52 que permite hacer la apertura y cierre de periodos en la cual podemos visualizar la variante de periodo que hemos definido en el paso anterior.
Tablas importantes
· BKPF: tabla de cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable con el campo MONAT
· BSEG: Es la tabla de posiciones de documentos.
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Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Master
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 68 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP BTP Fiori
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Presentación:
Solida trayectoria en el área de análisis y qa participando y colaborando activamente en la implementación de sap, realizando análisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti
Disponibilidad Laboral: FullTime 
