1. EL PRICIPIO DE VARIANTES
Es un procedimiento de 3 pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o carios objectos.
1 paso: definir la variante
2 paso: determinarlos valores para la variante.
3 paso: asignar la variante a los objectos.
2. EJECICIO
El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económico de la empresa. Los ejercicios contienen periodos contables y este se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.
Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio
Paso 1: creamos la variante.
Paso 2: determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en qué momento inicia y finaliza el ejercicio.
Paso 3: asignamos la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.
SAP trae parametrizadas variant4s estándares. La variante que actualmente se utiliza en la mayoría de las empresas es la variante K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre. Sin embargo, hay otras variantes que también son estándar pero donde el ejercicio fiscal no coincide con el año natural. Por ejemplo, V6 (julio /junio).
Ruta TX: OB29 /IMG /Gestión Financiera (Nuevo) / Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (Nuevo) / Libros / Ejercicio y periodos contables / Actualizar variante del ejercicio.
Al definir una variante debemos especificar los siguientes datos:
ü Clave: una clave que identifique a la variante. Debe llevar dos caracteres.
ü Descripción: una breve descripción que permita identificar como está configurada la variante.
ü Dependiente: esta tilde determina si es dependiente del tiempo, es decir no todos los años es igual. Por lo tanto, cada año hay que cambiar los periodos. Por ejemplo, la variante de semanas naturales, cada año la semana 1 comienza en una fecha distinta.
ü Año Natural: se trata de los ejercicios que comienzan el 1 de enero y finaliza el 31de diciembre de cada año.
ü Cantidad de Periodos: se debe definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos, uno por mes, pero también podrían ser dos periodos semestrales o cuatrimestres, bimestres, etc.
ü Cantidad de periodo Especiales: se pueden definir hasta 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilización es el último día del ejercicio, se podrá elegir si se desea que afecte al último periodo del ejercicio o en un periodo especial.
Luego de haber creado la variante debemos configurar los periodos. En el caso que los periodos no sean de año natural hay que establecer para cada mes del calendario a que periodo pertenece, en que día finaliza y cuál es el número de periodo que le corresponde, por ejemplo, para la variante V6 que comienza en julio de cada año, el mes 7 es el periodo 1.
Nota: la variante del ejercicio no especifica si un periodo está abierto o cerrado.
En la variante de ejercicio solo están definidos el número de periodos y las fechas de inicio y de fin de los periodos individuales.
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de periodos y los periodos contable siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se hable de una variante independiente del año y se puede definir del siguiente modo:
§ Año natural
§ Independiente del calendario
Si el ejercicio se define como año natural, los periodos cantables corresponden con los meses del año, por los tanto debe tener 12 periodos contables
Si el ejercicio se define como independiente del calendario se deben definir los periodos contables asignado fechas de fin para cada periodo. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 periodos contables. Si el ejercicio divergente no empieza el 1 de enero, los periodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador de -1 o 1.
En la carpeta de textos simplemente se define un texto para cada uno de los periodos. Si hay doce periodos se puede identificar con el nombre del mes. En cambio, si tenemos, por ejemplo, dos periodos para todo el ejercicio se podrían nombrar Bimestre 1 y Bimestre 2.
En caso de que por alguna razón fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto por supuesto que tiene que ser un número menor a la cantidad de periodos definidos en la variante.
3. ASIGNAR VARIANTES A SOCIEDADES
Después de la creación de la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan
Ruta TX: OB37 / IMG / Gestión Financiera (Nuevo) / Libros / Ejercicios y Periodos Contables / Periodos contables / Asignar Sociedad a una variante de Ejercicio.
4. LA VARIANTE DE PERIODOS CONTABLES
Ya conocemos la transacción para abrir y cerrar periodos contables. Esta transacción no se hace por sociedad, sino que también se realiza atreves de una de variante, pero en este caso es la variante de periodos contables.
Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio también podemos crearles una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar periodos una única vez y será válido para todas las sociedades que tengan asignadas la misma variante de periodos, si no podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura de cierre de periodos.
Ruta TX: SPRO / IMG / Gestión Financiera (Nuevo) / Parametrizaciones Básicas de gestión Financiera (Nuevo) / libros / ejercicio y periodos contables / Periodos Contables / Definir variantes para periodos contables abiertos / Asignar variantes a Sociedad.
Recordemos que desde la transacción OB52 se pueden abrir y cerrar periodos contables, si varias sociedades tienen la misma variante de heridos, se abrirán y cerrarán para todas al mismo tiempo.
TABLAS IMPORTANTES
BKPF
En la tabla de cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable es el campo MONAT.
BSEG
Es la tabla de posiciones de documentos