EJERCICIOS Y PERIODOS CONTABLES
El principio de variantes es un procedimiento de tres pasos con el que se asignan determinadas propiedades a uno o varios objetos.
- Paso 1: Definir la Variante
- Paso 2: Determinar los valores para la variante
- Paso 3: Asignar la variante a los objetos.
EJERCICIO
El ejercicio en SAP corresponde al ejercicio económico de una empresa. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones. Para definir un ejercicio debemos utilizar una variante de ejercicio:
- Paso 1: creamos la variante.
- Paso 2: determinamos la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio económico y en que momento inicia y finaliza el ejercicio
- Paso 3: Asignamos la variante a todas las sociedades que utilicen el mismo ejercicio.
SAP trae parametrizadas variantes estándares. La variante que habitualmente se utiliza en la mayoría de las empresas es la variante K4 que abarca un ejercicio que coincide con el año natural de enero a diciembre.
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Al definir una variante debemos especificar los siguientes datos:
- Clave: una clave que identifique a la variante. Debe llevar dos caracteres.
- Descripción: una breve descripción que permita identificar cómo esta configurada la variante.
- Dependiente: este tilde determina si es dependiente del tiempo, es decir, no todos los años es igual.
- Año Natural: se trata de los ejercicios que comienzan el 1 de Enero y finalizan el 31 de diciembre de cada año.
- Cantidad de Periodos: se debe definir cuantos periodos tendrá el ejercicio. Lo habitual es que sean 12 periodos pero también podrían ser dos periodos semestrales, o cuatrimestres, bimestres, etc.
- Cantidad de Periodos especiales: se pueden definir hasta 4 periodos especiales. Recordemos que los periodos especiales se utilizan para contabilizar ajustes o contabilizaciones propias de un cierre de ejercicio, si bien la fecha de contabilización es el último día del ejercicio, se podrá elegir si se desea que afecte al ultimo periodo del ejercicio o en un periodo especial.
Luego de haber creado la variante, debemos configurar los periodos. En el caso de que los periodos no sean de año natural hay que establecer para cada mes del calendario a qué periodo pertenece, en qué día finaliza y cual es el número de periodo que le corresponde.
La variante de ejercicio no especifica si un período está abierto o cerrado, solo están definidos el número de períodos y las fechas de inicio y de fin de los períodos individuales.
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza el mismo número de períodos y los períodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año. Una variante de ejercicio independiente del año se puede definir del siguiente modo:
- Año natural: el ejercicio debe tener 12 períodos contables
- Independiente de calendario: se deben definir los períodos contables asignando fechas de fin para cada período. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 períodos contables.
En caso de que por alguna razón en particular, fuera necesario crear un ejercicio corto, se deberá especificar para el año que corresponda. En la carpeta de ejercicios cortos, se debe definir la cantidad de periodos que tendrá el ejercicio corto.
ASIGNAR VARIANTE
Después de la creación de la variante se deberá asignar la misma a las sociedades que correspondan.
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Si varias sociedades tienen la misma variante de ejercicio también podemos crearle una única variante de periodos contables, de esta manera podremos abrir y cerrar los periodos una única vez y será valido para todas las sociedades que tengan asignada la misma variante de periodos, sino podemos crear una variante para cada sociedad y mantener por separado la apertura y cierre de periodos.
Transacción SPRO > IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Libros > Ejercicio y períodos contables > Períodos Contables > Definir variantes para períodos contables abiertos > Asignar variantes a sociedad
Desde la transacción OB52 se pueden abrir y cerrar periodos, si varias sociedades tienen la misma variante de periodos, se abrirán y cerraran para todas al mismo tiempo.
SAP determina el periodo contable en base a la fecha de contabilizacion excepto en el periodo 12.
TABLAS
En muchas tablas de FI el ejercicio es un dato clave, sobre todo si esta relacionado con tablas de documentos ya que el ejercicio forma parte de la identificación primaria del documento.
BKPF Es la tabla de cabecera de documentos. El ejercicio se identifica con el campo GJAHR y el periodo contable es el campo MONAT.
BSEG Es la tabla de posiciones de documentos.