En cada registro de Datos Maestro de Acreedor/Deudor se introduce una Cuenta Asociada (Cuenta de Mayor) relacionada a la Contabilidad Principal. Está cuenta esta en el Segmento Sociedad, por lo que cada Acreedor/Deudor puede tener una cuenta diferente en cada sociedad.
Cuando se realiza una contabilización en el Acreedor (ej. Factura) el documento se contabiliza tanto en la Cuenta del Acreedor como en la Cuenta Asociada previamente relacionada.
Sin embargo, algunas operaciones relacionadas a Acreedores o Deudores se requieren diferentes Cuentas de Mayor y se Diferencian con un indicador en los libros auxiliares. Este indicador y cuentas se conocen como CME - Cuenta de Mayor Especial.
OPERACIONES CON CME
Sirven para contabilizar operaciones en las cuentas de mayor que correspondan relacionado a operaciones de carácter "especial" con Acreedores o Deudores. Un ejemplo con los Anticipos que deben de afectarse en una cuenta de Activo, y no como pasivo dentro de Acreedores por Pagar.
Estas operaciones también están enlazadas al Libro de Mayor. Si las imputaciones se efectúan con un indicador CME, la contabilización se realizará a la Cuenta del Acreedor/Deudor y a la Cuenta de Mayor Especial (no a la asociada en el Maestro del Acreedor/deudor).
MÉTODOS DE CONTABILIZACIÓN CON CME
Existen 3 métodos de contabilización que se configuran en el Indicador CME.
CONTRAPARTIDA AUTOMÁTICA (ASIENTO ESTADÍSTICO) ~ Deudor F-38 / Acreedor F-55
Son operaciones que siempre se contabilizan en la misma cuenta contrapartida. Sueles estar incluidas en las explicaciones o notas de balance. Ej: Contabilización de un Aval.
Para simplificar la contabilización, se define la cuenta contrapartida y el sistema contabilizará de forma automática. Así mismo, en caso de que se compense la PA's en la cuenta correspondiente, el sistema compensará la partida correspondiente en la cuenta contrapartida.
Estos se llaman estadísticos ya que generalmente no se visualizan en balances y solo en explicaciones. En el caso de los Avales Afectadas, se visualizan como notas; no así lo Avales Recibidos. Sin embargo, es útil contar con un resumen de Avales Recibidos.
ASIENTO ESTADISTICO
En la transacción únicamente se ingresan los datos de Cabecera y 1 Posición. La segunda posición se genera de forma automática.
Ejemplo Aval: Se acuerda con el Deudor un Aval por 10,000 mxn y se acepta la responsabilidad. Al hacer el asiento se refleja el crédito en la cuenta del Deudor y un Pasivo en la de CME "Avales Efectuados". El Aval se cancela cuando la obligación desaparece.
APUNTE ESTADÍSTICO
Son operaciones de carácter informativo que sirven solo como recordatorio para que el usuario de pagos este informado de los que no están registrados como deuda. Ej, Anticipos.
Estos solo registran 1 Partida individual sin contrapartida, por lo que no es un asiento ya que no balancea. Estos se adm9nistran como PA's en las cuentas de Deudores/Acreedores y en la Cuenta de Mayor Especial.
SOLICITUD DE ANTICIPO ~ Acreedores F-47
Tienen la función de permitir el tratamiento automático en el programa de pagos (F110), sin embargo, también puede haber de Deudores.
En la transacción se ingresan los datos de cabecera, así como la Cuenta de Acreedor, el CME Destino (el que se contabilizará el anticipo), Importe y Fecha Vencimiento.
Estos Apuntes Estadísticos no actualizan cifras de movimientos ni saldos, por lo que solo se verán en él Informe de PI's pero no en saldos. Igualmente, la Cuenta de Mayor Especial siempre mostrará saldo cero.
CONTRAPARTIDA PERSONALIZADA
Estas operaciones forman parte de balances donde se define la contrapartida al hacer el asiento. (Ej. Contabilización Bancaria de un Anticipo Recibido). Estas generan una contabilización en el ibro Mayor, realizando un Abono o Debito de forma automática a la Cuenta Asociada. El usuario ingresa la Cta. mayor de la Contrapartida (Ej. Banco).
ENTRADA DE ANTICIPO
El deudor realiza un anticipo de 11,000 MXN y se registra el pago en la Cuenta del Deudor como en la del CME "Anticipos Recibidos" del Libro Mayor. Durante el registro también se termina la Cuenta Bancaria (Banco y Cuenta) en la que se cobrará el anticipo.
Estos anticipos de Deudor no modifican los créditos de la Cuenta Asociada, ya que son pagos efectuados por el Deudor antes de la prestación de un servicio, por lo que es una deuda.
AMORTIZACIPN ACUMULADA INDIVIDUAL DE DEUDORES
Los créditos en litigio o dudosos se ingresan como "Amortizaciones Acumuladas Individuales" al preparar la visualización de saldos para el Cierre de Ejercicio (Previsión dará deudores Incobrables). Aquí se puede utilizar el CME para diferenciar las operaciones dentro del Deudor.
EFECTOS
Don una operación financiera a corto plazo. Si una factura se cobra con un efecto, el período de pago quedará ampliado para los deudores (hasta el vencimiento del efecto). Si se desea, es posible transferir el efecto a un tercero con el fin de refinanciarlo. Es posible descontarlo en un banco con anterioridad a la fecha de vencimiento, lo cual implica que el banco cobrará intereses.
Debido a todo lo anterior, en SAP se consideran como operaciones con CME. De esta forma, quedan identificadas y se podrán obtener resúmenes de las actividades relativas a efectos. Es posible contabilizar efectos de Deudores y Acreedores, así como cheques y efectos emitidos y recibidos.
OTRAS OPERACIONES
A grandes rasgos, las operaciones CME siempre servirán para cuando queramos diferenciar o separar la contabilización de un asiento "cambiando" la Cuenta de Mayor Asociada del Acreedor/Deudor, sin necesidad de modificar el dato maestro y para fines específicos.