Clase de documento
Tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de qué tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
- Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
- Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan con el neto, etc.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de cada empresa.
PANTALLA DE INGRESO
Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.
Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
Status: permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números.
Creación de rangos de número
Rango: clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.
Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por año.
Desde. Número con el cual comenzará el rango.
Hasta: Número donde finaliza el rango
Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual.
Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango.
Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.
Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra. o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1)
Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Adicionalmente la clave de contabilizacion tiene las siguientes funciones:
Indicar Relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves
Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
Indicador cuenta de mayor especial: con este tilde las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
Controlar el status campo de la imputación.
CUSTOMIZING
SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.
En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:
- Si es una clave para el debe o el haber
- La clase de cuenta que se imputará
Otras Propiedades
Posición con efecto sobre ventas: este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
Cuenta de mayor especial: indica si se trata de imputaciones con CME.
Clave de contabilización de anulación: se especifica con que clave se contabilizará una anulación.
Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevantes para pagos.