Unidad 3: Lección 1: Clases de Documentos y claves de contabilización.
1) Documentos Contables
Los documentos en SAP se encuentran estructuradoss en Datos Cabeceraa y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es ppal campo de control.
Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, o sea que no se asocia ni depende de una sociedad en particular.
2) Clase de Documento:
La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de qué tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Adicionalmente, las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
- Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistemaa.
- Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se ccontabilizan por el neto, etc.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de cada empresa.
Transacción OBA7 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Definir Clases de documento.
Datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:
1- Identificación:
- Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos.
- Texto: Se ingresa un texto explicativo que permita identificar para qué operaciones se utilizará la clase de documento. Por ejemplo, Contabilizaciones de Caaja, Asientos de Ajustes de Auditoría, Ventas de sservicios, etc.
2- Propiedades:
- Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema
- Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de documento KR 7factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de documento original.
- Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Auotirzaciones de manera de limitar qué usuarios contabilizarán con qué clase de documento.
La clase de documento de anulaciones generalmente se utilizan aquellos documentos que generan documentación legal. Cuando SAP genera, de manera automática, los números de factura, no conviene que la anulación se realice con la misma clase de documento porque si no, dicha anulación, generaría un nuevo documento con número legal. Para evitar esto, es que se utiliza una clase de documento distinta para marcar las anulaciones.
3- Clase de cuentas permitidas.
En este sector se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
4- Control
- Clase de documento neto: Sirve en los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- 1 Deudor/Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas: En SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuanto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.
- Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo.
- Sociedad GL asociada introducible: este datos es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
5- Necesario para entrada de documentos:
Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.
6- Solo BI
SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga mmasivas de documentos. Las clases de documeento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.
7- T/C Documento en Moneda Extranjera.
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.
3) Rangos de Numeración
En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos contables. Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
- Con asignación interna: es decir que el sistema generará el número de documento. En este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.
- Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica. En este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generará. Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
Crear rangos de Números:
Transacción FBN1 Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Rangos de números de documento - Documentos en vista de registro - Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.
Pantalla de Ingreso:
- Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto, pueden existir dos documentos con el mismo númro pero que pertenecen a distintas sociedades.
Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
- Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Status: permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números.
Desde este punto del customizing de rangos de números encontramos dos transacciones mas que nos facilitan el ingreso de los rangos de números en ejercicio siguiente. Hay una opción que nos permite copiar los rangos de números de una sociedad a otra o sino la otra opción es copiar de un ejercicio a otro. Esta herramienta en muy útil para agilizar la creación de rangos de números al inicio de cada ejercicio.
Creación de Rangos de números.
- Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.
- Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si un aaño se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.
- Desde: Número con el cual comenzará el rango.
- Hasta: Número donde finaliza el rango.
- Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual.
- Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A Hasta ZZZZZZZ si es alfanumérico.
Los rangos no pueden solaparse. Cada número puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.
Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro. (Transacción OBH1).
Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
- Número de documento.
- Sociedad.
- Ejercicio.
4) Claves de Contabilización.
A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Adicionalmente la clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
- Indicador Relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
- Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
- Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
- Controlar el status campo de la imputación.
Customizing.
Transacción OB41 Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Definir Claves de Contabilización.
SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.
En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:
- Si es una clave para el Debe o el Haber
- La clase de cuenta que se imputará (solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización).
Otras Propiedades:
- Posición con efecto sobre ventas: este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
- Cuenta de mayor especial: indica si se trata de imputaciones con CME. Por ejemplo, claves 09 y 19 para deudores.
- Clave de Contabilización de Anulación: se especifica con que clave se contabilizará una anulación. Por ejemplo, los registros contabilizados con clave 40 (Debe) se anulan con la clave 50 (Haber).
- Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevante para pagos. Un clásico ejemplo es la clave 15 para deudores (Cobros) y clave 25 (Pagos).
Grupo de Status Campo: Las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.
Tablas Importantes:
- BKPF: Tabla que contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.
- BSEG: Tabla que contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.
Preguntas
1) Hay una configuración adicional para las operaciones multisociedades. Este tema se amplía en la unidad 3 con las parametrizaciones que especifican que sociedades se relacionarán entre sí y cuáles serán las cuentas de compensación de operaciones multisociedad.
2) Te paso las rutas y transacciones para copiar rangos de números:
> SPRO
> Gestión financiera (nuevo)
> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)
> Documento
> Rangos de números de documento
> Documentos en vista de registro
>> Copiar a sociedad - Transacción OBH1
>> Copiar a ejercicio - Transacción OBH2
Saludos
Consulta Alumno:
Tengo las siguientes dudas:
1. En la parte de Configuración de clases de documentos / Control / Multisociedades GL. ¿En que parte se indicaría en que Sociedades si se crearán los documentos, es decir, si tengo 3 sociedades pero solo requiero que en 2 de ellas se generen como lo indico?
2. En la parte de Crear Rangos de numeros, en los tips adicionales mencionan 2 transacciones mas: Copiar de una Sociedad a otra y Copiar de un Ejercicio a otro. ¿Cuáles son las transacciones?
El campo grupo de autorización se completa libremente, con el valor que tu quieras, es decir, los grupos no se crean en ningun lugar, simplemente en cada clase de documento puedes asignar un código.
Luego este código o grupo de autorización hay que pasarselo a un consultor de seguridad de SAP para que lo tenga en cuenta para armar los roles y perfiles.
Por ejemplo, supongamos que a las clases de documento KR y KG se le asigna el grupo AP01. Luego cuando se crea el rol Analista de cuentas a pagar se le asigna el grupo de autorización AP01, por lo tanto cuando el usuario de cuentas a pagar contabilice un documento no podrá utilizar la clase de documento SA ni cualquier otra clase de documento que no sea KR o KG.
Consulta Alumno:
Podrias por favor ampliarme el tema de los grupos de autorizacion en la creacion de tipos de documentos, como se crea, donde y como se asignan los usuarios.