Las clases de documentos y claves de contabilización
1. Los documentos contables
Los documentos contables en SAP se encuentran estructurados en Datos de cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera son las clases de documentos y los datos de posición son las claves de contabilización
Tanto las clases de documentos como las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, esto quiere decir que no se asocian ni dependen de una sociedad en particular
2. Las clases de documentos
Las clases de documentos poseen las siguientes funciones de control
· Permiten diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa
· Controlan que tipos de cuentas se puede imputar
· Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema
· Define otros datos de control como por ejemplo, si permite operaciones Intercompañias, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc
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Transacción
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Definir Clases de documentos
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OBA7
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Para configurar una clase de documento se requieren los siguientes datos:
a) Identificación:
· Codificación: las clases de documentos se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos
· Texto: se ingresa un texto que permita identificar para qué operaciones e utilizará la clase de documento
b) Propiedades
· Rango: corresponde al rango de numeración que determina el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema
· Clase de documento de anulación: En este campo se puede definir si el documento de anulación para esta clase de documento se identificara con una clase de documento diferente. Si el campo se deja en blanco el documento de anulación tendrá la misma clase de documento
· Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones e manera de limitar qué usuarios contabilizan con qué clase de documentos
c) Clases de Cuentas permitidas
En esta sección se marcan qué tipos de cuentas están permitidas imputar en cada documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas
d) Control
· Clase de documento neto: Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto de pago, si en la factura o en el pago
· 1 Deudor / Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Lo que esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor
· Contabilizaciones negativas permitidas: Para no alterar los reportes de cifras de movimiento con anulaciones se permite la anulación negativa.
· Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen para mas de una sociedad en una única operación
· Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones el EC-CS – Consolidación empresarial. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada
e) Necesario para entrada de documento: Desde la clase de documento se puede definir que los campos “Referencia” y “Texto de Cabecera” sean datos obligatorios o no.
f) Solo BI: SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos, tildando este campo se configura que la clase de documento solo pueda registrarse a través de un Batch Input
g) T/C Documento en Moneda Extranjera: En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera
3. Rangos de Números
Es necesario definir el rango de números que tendrá una clase de documentos
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera
· Con asignación interna: es decir, el sistema generará el número del documento. En este caso solo podrá ser numérico y consecutivo
· Con asignación externa: la cual puede ser numérica o alfanumérica y no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el sistema externo asigna el número de documentos
Para crear Rangos de Números
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Transacción
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Rangos de números de documentos – Documentos en vista de registro – Definir rangos de números de documentos de la vista de entrada de datos
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FBN1
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a) Pantalla de ingreso:
· Sociedad: Los rangos se asignan por Sociedad
· Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes
· Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos intervalos de números
· Status: permite modificar el número actual que es el último número generado por el sistema. No se debe volver a asignar un numero de documento ya utilizado o asignado
b) Creacion de Rangos de números
· Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se le asigna a la clase de documento. Muchas clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango
· Año: Los documentos pueden generarse por año o por ejercicio, es decir que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si este campo se completa con 9999 los rangos serán únicos y no por año
· Desde: Número con el cual comenzara el rango
· Hasta: Número donde finaliza el rango
· Número actual: último número emitido o asignado. Se puede dejar el campo en blanco y el sistema comenzará a enumerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual
· Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de ser externo se debe especificar un rango por ejemplo Desde A Hasta ZZZZZZZZZZ si es alfanumérico
Los rangos de números no pueden solaparse es decir que solo pueden estar contenidos en un solo rango
Se puede copiar intervalos de rangos de números de documentos de una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1)
4. Claves de contabilización
En SAP la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si es un deudor, un acreedor, una cuenta de mayor activo fijo, materiales, etc.
Adicionalmente las claves de contabilización tienen las siguientes funciones:
· Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con las claves de contabilización que poseen esta marca se tendrán en cuenta los reportes que muestran datos de los Volúmenes de Operaciones
· Indicador relevante para pagos: indica que esta operación es relevante para pagos o diferencias de pagos
· Indicador Cuenta de Mayor Especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un CME
· Controlar el estatus campo de la imputación
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Definir clave de contabilización
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OB41
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SAP tare definida todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embrago, pueden ser configuradas nuevas claves de contabilización
En una clave de contabilización se deben definir
· Si es una clave para el Debe o el Haber
· La clase de cuenta que se imputara (solo una)
Otras propiedades
· Posición con efectos sobre ventas: Este indicador hace que las posiciones que se hayan contabilizado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta los reportes que muestran datos de los Volúmenes de Operaciones
· Cuenta de Mayor Especial: indica si se trata de imputaciones de CME
· Clave de Contabilización de Anulación: indica con que clave de contabilización se grabara una anulación
· Operación de pago: indica si se trata de posiciones relevantes para pago. Ejemplo: 15 para Cobros de Deudores y 25 para pagos de acreedores
Las calves de contabilización también tienen un estatus campo que determina que campos son: Obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición