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Parametrización de Desglose de documentos
Desglose de documentos
Para configurar el desglose de documentos debemos seguir varios pasos. Primero nos enfocaremos en comprender la lógica de partición y luego veremos los pasos necesarios para la configuración.
Cada partición esta basada en un método de partición que contiene diferentes reglas.
Una regla comprende los siguientes elementos:
· Operación Contable: La operación contable identifica un proceso comercial. Por ejemplo, una factura de deudor, un pago, operaciones bancarias, etc. La operación contable se encuentra identificada por la clase de docuemnto. (Las facturas de deudores se identifican con la clase de docuemnto DR y los pagos con la clase de documento DZ).
· Variante de operación contable: Es una versión especifica de la operación contable predefinida proporcionada por SAP. SAP proporciona la variante 0001 de manera estándar, sin embargo, si fuera necesario pueden definirse nuevas variantes.
· Tipo de partida: Describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable). Los tipos de partidas son identificados por la cuenta de mayor. Cada cuenta debe clasificarse con un tipo de partida. Por ejemplo, las cuentas acreedoras se encuentran identificadas por el tipo de partida 03000.
- Tipo de partida a desglosar: En tipo de partida a desglosar se identifican todas las partidas que deberán desglosarse en base a otras partidas. Las partidas individuales contabilizadas. Describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable).
- Tipo de partida base: De la misma manera en que identificamos un tipo de partida a desglosar, deberemos identificar cuáles son las partidas base para generar un desglose. Siguiente el ejemplo de los acreedores aquí nos encontraremos con las cuentas de gastos.
Una regla de partición individual define qué tipos de partida se puede partir / se partirán y a la vez define qué base se puede utilizar.
Customazing
Clasificar cuentas mayor para desglose de documentos
En este punto del customazing se asigna cada cuenta mayor un tipo de partida. Se puede asignar una cuenta o un rango de cuentas.
Si se activa el desglose de documento, todas las cuentas de mayor deben tener asignado un tipo de partida.
· Operaciones Contables
Aquí se deben clasificar todas las clases de documento con un tipo de operación contable y una variante de operación contable. Aquellas clases de documento que no hagan referencia a una operación en particular se asignan con la operación 0000 Operación no especificada.
· Definir características de desglose
Se debe definir cuáles son las características que se desglosaran en el libro mayor.
El sistema propone características de partición de documentos lógicas basadas en los escenarios asignados.
Si se decide elegir características de partición de documentos adicionales, estas deberán utilizarse, por lo menos, en un libro, Las opciones son:
- Centro de beneficio
- Segmento
- División
Al configurar estas características se puede optar por las siguientes opciones:
- Saldo cero: Se debe elegir esta opción si se desea obtener balance por dicha característica. Si se marca esta opción cada documento debe tener saldo cero para la característica seleccionada.
- Campo obligatorio: Esta acción actua como status campo. Si se marca, independientemente del grupo de status campo que posea la cuenta mayor siempre será un campo obligatorio.
Que sea un campo obligatorio no necesariamente implica que se obtenga un balance. Por ejemplo, si la división esta como obligatorio, podemos tener un asiento con dos posiciones, cada posición puede tener una división, una distinta de la otra. Si posee además el campo saldo cero se crearán las posiciones de compensación.
Definir cuenta de compensación saldo cero
Si se ha definido que alguna de las características tenga saldo cero, es necesario definir una cuenta de compensación mediante la cual el sistema hará que cada característica posea saldo cero en caso de que las características que haya ingresado el usuario en las imputaciones no sumen cero.
· Tratar constante para procesos no definidos
Si en el paso anterior se ha creado una clave para tratar constantes, en este punto se debe definir los valores por defecto en caso de que el sistema no pueda determinar un valor a asignar.
Muchas veces hay líneas que se generan de manera automática, como la diferencia de cambio o descuentos por pronto pago. Como no se trata de líneas de entrada manual y por ejemplo el campo división esta como obligatorio, en este caso el sistema lo completara con el valor por defecto.
· Activar Desglose de documento
En este punto se activa el desglose de documento seleccionando un procedimiento de reparto. Adicionalmente debemos seleccionar si utilizaremos la herencia para determinar el desglose de documentos simples y podremos asignar la constante por defecto que definimos anteriormente.
La asignación de cuenta estándar se puede utilizar para sustituir todas las asignaciones de cuentas que no pudieron derivar desde la contabilización de un valor constante. No es obligatorio asignar una constante, sin embargo, sino la asignamos el usuario puede encontrarse con errores que no le permitan grabar el documento hasta que no se completen los datos obligatorios.
Si no se va a utilizar la herencia, se deberían definir las “reglas” de los procesos comerciales para asegurar que las asignaciones de cuentas están previstas, por ejemplo, para conseguir balance cero para contabilizar el documento.
La activación de la herencia es prácticamente el primer paso para permitir que los documentos se contabilicen cuando este activa la petición de documentos sin ninguna otra actividad de Customazing.
El método de partición 000000012 es el método de partición estándar proporcionado por SAP.
Una vez que se activa el desglose de documentos, será válido para todo el mandante, en un paso posterior se podrá activar/desactivar para cada sociedad.
· Normas de Reparto
En resumen, un método de partición es el total de todas las reglas de partición de todas las operaciones contables. Como tal el método de partición define, como y bajo que circunstancias se lleva a cabo la partición de documentos.
Más detalladamente, esto quiere decir que cada método de partición define como se trata cada partida individual en las operaciones contables individuales (por ejemplo, si la asignación de cuentas de una partida de cliente se copia de la partida de ingresos a una factura de deudor)
Hay varias formas de visualizar las reglas, Una forma grafica y accesible es presionando el icono de la impresora, la cual nos brinda en una sola pantalla todo el desglose que compone la regla.
La otra opción es acceder por medio de las carpetas de las estructuras de dialogo, en la cual se accede primero a los Tipos de posición que se han de tratar y luego se seleccionan las partidas base.