✒️SAP FI / La parametrización del desglose de documentos Por Jose Marin

La parametizacion del desglose de documentos:

• El desglose de documentos:

Para configurar el desglose de documentos debemos seguir varios pasos, primero nos enfocaremos la logia de particion y luego veremos los pasos necesarios para la configuracion.

Cada particion esta basada en un metodo de particion que contiene diferentes reglas.

Una regla comprende los siguientes elementos:

• Operacion contable: La operacion contable identfiica un proceso comercial, por ejemplo, una factura de deudor, un pago, operaciones bancarias, ect. La operacion contable se encuentra identificada por la clase de documentos. (Las facturas de deudores se identifican con la clase de documento DR y los pagos con las clases de documentos DZ).
• Variante de operacion contable: Es una version especifica de la operacion contable predifinida proporcionada por SAP. SAP proporciona la variante 0001 y de manera estandar, sin embargo, si fuera necesario pueen definirse nuevas variantes.
• Tipo de partida: Describe las partidas que aparecen en un documento (operacion contable). Los tipos de partidas son identificados por la cunta de mayor, cada cuenta debe clasificarse con un tipo de partida. por ejemplo, las cuentas de acreedores se encuentran identificadas por el tipo de partida 03000.

1. Tio de peatida a desglosar: En un tipo e partida a desglosar se identifican todas las prtidas que deberan desglosarse en base a otras partidas. Las partidas individuales contabilizadas. Describe lasp artidas que aparecen en un documento (operacion contable).
2. Tipo de partida base: De la misma manera en que identificamos un tipo de parida a desglosar, debemos identificar cuales son las partidas base para generar un desglose, sieguiente ele ejmplo de los acreedores auqin os encontraremos con las cuentas de gastos.

Una regla de particion individual define que tios de partida se pueden partir / se partiran y a la vez define en que base se puede utilizar.

• El customizing
• Clasificar cuentas de mayor para desglose documento:

En este punto del customizing se asigna a cada cuenta de mayor un tipo de partida. Se puede asignar una cuenta o un rango de cuentas.

Si se activa el desglose de documento, todas las cuentas de mayor deben tener asignado un tipo de partida.

TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERACIONES CONTABLES- DESGLOSE DE DOCUMENTO- CLASIFICAR CUENTAS DE MAYOR PARA DESGLOSE DOCUMENTO.

• Operaciones contables:

Aqui se deben clasifiar todas las clases de documento con un tipo de operacion contable y una variante de operacion contable. Aquellas clases de documento que no hagan referencia a una operacion en particular se asginan con la operacion 0000 operacin no especificada.

TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERACIONES CONTBLES- DESGLOSE DE DOCUMENTO- CLASIFICAR CLASES DE DOCUMENTOS APRA DESGLOSE DOCUMENTO.

• Definir caracteristicas de desglose

Se debe definir cuales son las caracteristicas que se desglosaran en el libro mayor.

El sistema propone caracteristicas de particion de documentos logicas basadas en los escenarios asignados.

TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERACIONES CONTABLES- DESGLOSE DE DOCUMENTO- DEFINIR CARACTERISTICAS DESGLOSE DE DOCUMENTO PARA CONTABILIDAD PRINCIPAL.

Si se decide elegir caracteristicas de particion de documentos adicionales, estas deberan utilizarse por lo menos en un libro las opciones son:

1. Centro de benefico
2. Segmento
3. Division

Al configurar estas caracteristicas se puede optar por las siguientes opciones.

1. Saldo cero: Se debe elegir esta opcion si se desa obtener balance por dicha caracteristicas, si se marca esta opcion cada documento debe tener saldo cero por la caracteristica seleccionada.
2. campo obligatorio: Esta opcion actua como status campo, si se marca, independientemente del grupo de status campo que posea la cuenta mayor sera siempre un campo obligatorio.

• Definir cuenta de compensacion saldo cero:

Si se ha definido que alguna de las caracteristicas tenga saldo cero, es necesario definir una cuenta de comensacion mediante la cual el sistema hara que cada caracteristica posea saldo cero en caso de que las caracteristicas que haya ingresado el usuario en las imputaciones no sumen 0

TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERAICONES CONTABLES-DESGLOSE DE DOCUMENTO- DEFINIR CUENTA DE COMPESACION SALDO CERO.

• Tratar constante para procesos no definidos:

Si en el paso anterior se ha creado una clave para constantes en este punto se dee definir los valores por defecto en caso de que el sistema no pueda detemrinar un valor a asignar.

Muchas veces hay lineas que se generan de manera automatica, como las diferencias de cambio o descuents por pronto pago, como no se tata de lineas de entrada manual y por ejemplo el campo division esta como obligatorio, en ese caso el sistema lo completara con el valor por defecto.

TRANSACCION SPRO-IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERACIONES CONTABLES- DESGLOSE DE DOCUMENTO- TRATAR CONSTANTE PARA PROCESOS NO ASIGNADOS.

• Activar desglose de documento:

En este punto se activa el deglose de documento seleccinando un procedimiento de reparto, adicionalmente debemos selecconar si utilizaremos la herencia para determinar el desglose en documentos simples y podremos asginar la constatne por defecto que definimos anteriormente.

La asignacion de cuenta estandar se puede utilizar para sustituir todas las asignanciones de cuentas que no se pudieron derivar desde la contabilizacion de un valor constante, no es obligario asginar una cosntante sin embargo, sino la asignamos el usuario puede ecnontrarse con errores que no le permitan grabar el documento hasta que no se completen los datos obligarios.

Si no se va a utilizar la gerencia, se deberian definir las reglas de los procesos comerciales para asegurar que las asignaciones de cuentas estan prevista, por ejemplo, para conseguir balance cero para contabilizar el documento

La activacion de la herencia es practicamente el pirmer paso para permitir que los documento se contabilicen cuando este activacion la particion de documentos sin ninguna otra activad de customizing.

El metodo de particion 00000012 es el metodo de particion estandar proporcona por SAP.

Transaccion SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERACIONES COTNABLES- DESGLOSE DE DOCUMENTO- ACTIVAR DESGLOSE DOCUMENTO.

Una vez que se activa el desglose de documentos, sera validos para todo el mandante, en un paso posterior se podra activar / desactivar para cada sociedad.

• Normas de Reparto

En un resumen, un metodo de particion es el total de todas las reglas de particion de todas las operaicones contables, como tal, el metodo de particion define como y bajo que circunstancias se lleva a cabo la partcion de documentos.

Mas detalladamente esto queire decir que cada metodo de particion define cmo se trata cada partida individual en las operaciones contables individuales (por ejemplo, si la asignacion de cuentas de una partida de cliente se copia de la partida de ingresos a una factura de deudor).

TRANSACCION SPRO-IMG-GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- OPERAICONES CONTABLES- DESGLOSE DE DOCUMENTO- DESGLOSE DE DOCUMENTO APLIADO- DEFINIR NORMA DE REPARTO.

Hay varias formas de visualizar las reglas, una forma grafica y accesible es presionando el icono de la impresora, la cual nos brinda en na sola pantalla todo el desglose que compone la regla,

La otra opcion es acceder por medio de las carpetas de las estructura de dialogo, en la cual se accede primero a los tipos de posicion que se han de traar y luego se seleccionan las partidas bases.