✒️SAP FI / La parametrización del desglose de documentos Por María Isabel Baña Espasandín

UNIDAD 7 - TEMA 4 - PARAMETRIZACIÓN DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS

1. DESGLOSE DE DOCUMENTOS

Primero, comprender la lógica de la partición de documentos.

Cada partición está basada en un método de partición que contiene diferentes reglas.

Una regla comprende los siguientes elementos:

• Operación contable: identifica el proceso comercial, la operación contable se identifica por una clase de documento. (Las facturas de deudores se identifican con la clase de documento DR y los pagos con DZ).
• Variante de operación contable: SAP proporciona la variante 001 de manera estándar. Pero se pueden definir nuevas variantes.
• Tipo de partida: describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable). Los tipos de partidas se identifican por la cuenta mayor (por ej. las cuentas de acreedores, se identifican por el tipo de partida 03000):

- Tipo de partida a desglosar: se identifican todas las partidas que deben desglosarse en base a otras partidas.

- Tipo de partida base: se deben identificar las partidas base para generar un desglose.

Una regla de partida individual define qué tipos de partidas se pueden partir y también define qué base se puede utilizar.

2. CUSTOMIZING

1.- Clasificar cuentas de mayor para desglose de documento: a cada cuenta de mayor se asigna un tipo de partida, es posible asignar una cuenta o rango de cuentas. Si se activa el desglose de documentos, todas las cuentas de mayor deben tener asignado un tipo de partida.

Transacción SPRO: IMG - Gestión financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Clasificar cuentas de mayor para desglose de documento.

2.- Operaciones contables: todas las clases de documentos se deben clasificar con un tipo de operación contable y una variante de operación contable. Las clases de documento que no hagan referencia a una operación en particular se asigna con la operación 0000 operación no especifica.

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3.- Definir características de desglose: definir cuales son las características que se desglosarán en el libro mayor. El sistema propone características de partición de documentos lógicas basadas en los escenarios asignados.

Transacción SPRO: IMG - Gestión financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Definir características desglose de documento para contabilidad

Si se eligen características de partición de documentos adicionales éstas deben utilizarse por lo menos en un libro. Las opciones son:

• Centro de beneficio
• Segmento
• División

Al configurar estas características se puede optar por las siguientes opciones:

• Saldo cero: se debe elegir esta opción si se quiere obtener balance por dicha característica. Si se marca esta opción, el documento debe tener saldo cero para la característica seleccionada.
• Campo obligatorio: actúa como status campo, al marcar independiente del status campo que tenga la cuenta de mayor siempre será campo obligatorio.

4.- Definir cuenta de compensación saldo cero: si se define que alguna de las características tenga saldo cero, se debe definir una cuenta de compensación con la cual el sistema hará que cada característica tenga saldo cero, en caso de que las imputaciones que ingrese el usuario no tengan saldo cero.

Transacción SPRO: IMG - Gestión financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Definir cuenta de compensación saldo cero.

5.- Tratar constante para procesos no definidos; se definen los valores por defecto en caso de que el sistema no pueda determinar un valor a asignar para las características definidas como obligatorias.

Transacción SPRO: IMG - Gestión financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Trata constante para procesos no asignados

Resumen: Todas las cuentas deben tener alguna clasificación. Las clases de documentos se clasifican en diferentes operaciones. Todas las clases de documentos deben tener una clasificación aunque sea la operación no especificada. se seleccionan las partidas a desglosar, pueden ser únicamente divisiones, CeBe o segmentos. Aquí se selecciona si se desea que todas las imputaciones que se realizan en el sistema tengan de manera obligatoria alguno de estos objetos. Además se puede especificar que lleve saldo cero. Si se desea obtener balance por alguno de estos conceptos, si se define que lleve saldo cero, se deben definir cuentas de compensación para ajustar los documentos cuando no de cero en el objeto seleccionado y además se debe elegir una constante en caso de que no se pueda determinar el objeto de imputación obligatorio. Por ejemplo, si se define el segmento como dato obligatorio y el sistema no logra determinar un segmento para la operación utilizará la constante que se ha elegido en el customizing.

6.- Activar desglose de documento: se activa el desglose de documento seleccionando un procedimiento de reparto. Sino se utiliza la herencia, se deben definir las reglas de los procesos comerciales para asegurar que las asignaciones de cuentas estén previstas. La activación de herencia permite que los documentos se contabilicen cuando está activa la partición de documentos sin ninguna otra actividad de customizing.

El método 000000012 es un método de partición estándar de SAP.

Transacción SPRO: IMG - Gestión financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Activar desglose de documento.

Una vez que se activa el desglose de documento, será válido para el mandante, después se puede activar/desactivar para cada sociedad.

7.- Normas de reparto: un método de partición es el total de todas la reglas de partición de todas las operaciones contables. El método de partición define cómo y bajo qué circunstancias se lleva a cabo la partición de documentos.

Transacción SPRO: IMG - Gestión financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Definir norma de reparto

Nota de audio (referida a unas tablas): Cómo se interpreta el cuadro de dialogo que se está observando? estamos analizando una regla para la clase de documento DR, la cual tiene asignada la clase de operación factura deudor. Los tipos de partida en verde forman la base para el desglose, esto quiere decir que los objetos de imputación que tengan las cuentas que esten clasificadas como posición base, se copiarán en las cuentas que estén clasificadas como posiciones a desglosar. Los tipos a desglosar en este caso son los deudores y se desglosarán en función de las imputaciones que posean las partidas bases.

3. VÍDEO DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS (17´52´´)