✒️SAP FI / La metodología ASAP Por Roberto Carbajal

Lección: Metodologia ASAP

1- Metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP)

La metodología de implemetación ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus Clientes y Partners (consultoras) a realizar una implementación rápida y de bajo costo.

La metodología ASAP permite:

-Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el aranque productivo.

-Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners.

-Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos.

-Obtener resultados en un "modelo de procedimientos" que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente.

-Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

-Preparación del Proyecto

-Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodologia)

-Planos del Negocio

-Definición de Estructuras Organizativas

-Definición de Procesos Funcionales

-Definición de Datos Maestros

-Documento Plano de Negocios (Business blueprint)

-Realización

-Parametrización del Sistema

-Sistema configurado y probado

-Preparación final

-Usuarios entrenados y sistema productivo preparado

-Arranque Productivo y Soporte

-Ingreso en Productivo

-Temas pendientes cerrados

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- FASE 1 : PREPARACIÓN DEL PROYECTO

Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunción de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que también participarán otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos de la compañia.

- FASE 2 : PLANOS DEL NEGOCIO (Business blueprint)

El propósito de la fase de Planos del Negocio Business bluprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacioneal y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto se preparará un "Plano" del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañia; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizara el alcance detallado del proyecto.

Los Blueprint son conocidos como los BBP y forman una base muy importante del proyecto, como consultores debemos tomarnos el tiempo necesario para relevar exhaustivamente todos los procesos de la compañia, realizar minutas de reunión despues de cada relevamiento para ir marcando los principales delineamientos y los acuerdos con los usuarios. Las minutas de reunión se pueden utilizar como el punto de partida para armar los Blueprint. Habitualmente se realiza un Blueprint por cada submódulo de FI ya que en cada uno de ellos participan diferentes usuarios y también dependiendo de la envergadura del proyecto hay más de un consultor FI.

- FASE 3 : REALIZACIÓN

Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores configurarán los procesos de negocio definidos en los "planos aprobados". el sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los "planos aprobados".

La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios epecificos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, asi como los reportes especiales.

- FASE IV : PREPARACIÓN FINAL

El propósito básico de la fase de Preparación final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de "entrenar al entrenador". Este método ayudara a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan especificamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

---Las pruebas integrales son muy importantes para que la salida en productivo sea exitosa, los usuarios clave deben estar comprometidos con el proyecto, probar diversos escenarios de negocios con distintas variables de acuerdo a la realidad de sus procesos, cuanto mas exhaustiva sean las pruebas más se puede ajustar la configuración y a su vez esto genera un mayor conocimiento y aprendizaje de los usuarios del sistema. Los usuarios clave deben tener un buen conocimiento del sistema.porque son los que darán el primer soporte a los usuarios finales.

- FASE V : ARRANQUE PRODUCTIVO Y SOPORTE.

Inmediatamente después de la puesta en marcha el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el procesos involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.

Es muy importante conocer las fases de un proyecto de implementación, igualmente, en cada proyecto hay un gerente de proyecto de parte del implementador, que guía y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usarios claves y otras áreas de la empresa.