Metodología de Implementación Accelerated SAP (ASAP)
La metodología de Implementación ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes y Partners a realizar una implementación rápida y de bajo costo.
La metodología ASAP permite:
- Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque a productivo
- Maximizar la utilización de los recursos del los clientes y de los partners
- Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos
- Obtener resultados en un modelo de procedimientos que puede ser utilizado en el cliente.
- Involucrar y lograr una pronta aceptación del siste por parte de la comunidad de usuarios.
La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:
- Preparación del proyecto
- Diseño del proyecto
- Planos de negocio
- Definición de estructuras organizativas
- Definición de procesos funcionales
- Definición de datos maestros
- Documento plano de negocio (Business Blueprints)
- Realización
- Parametrización del Sistema
- Sistema configurado y aprobado
- Preparación Final
- Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
- Arranque productivo y soporte
- Ingreso en productivo
- Temas pendientes cerrados
Fase 1: Preparación del proyecto
- El equipo de proyecto se entrena en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP
- Se completa plan del proyecto de alto nivel y se revisa el esquema del hardware necesario
- Proyecto inicia con una reunión de lanzamiento.
Fase 2: Planos del negocio (Business Blueprint)
- Se debende entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.
- Se discuten las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.
- Reuniones ejecutivas y de los procesos de negocio serán conducidos por los consultores del implementador.
- Una vez entendido el proceso de negocio se realiza un plano del estado futuro y será presentado a ejecutivos para su aprobación.
- Este plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizarán en su compañía. Se presenta en forma escrita y en diagrama.
Nota: Los blueprint son conocidos como los BBP, forman una base muy importante del proyecto. Como consultores le debemos dedicar el tiempo necesario para relevar exhaustivamente todos los procesos de la compañía, realizar minutas de reunión después de cada relevamiento para ir marcando los principales lineamientos y los acuerdos con los usuarios. Las minutas de reunión se pueden utilizar como el punto de partida para armar los blueprint. Habitualmente se realiza un blueprint por cada submódulo de FI ya que en cada uno de ellos participan diferentes usuarios y también dependiendo de la extensión del proyecto, hay más de un consultor FI.
Fase 3: Realización
- Se terminan actividades asignadasa
- El equipo de proyecto asistirá al entrenamiento de SAP, el cual se realiza a través de procesos de negocio definidos.
- El entrenamiento proporciona un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema, de igual manera se realizará la integración de sus componenetes.
- Mientras el equipo de proyectos está en entrenamiento, los consultores configuran los procesos de negocio definidos en los planos aprobados.
- Una revisión d elos procesos de negocios de negocio de la empresa con el equipo de proyectos y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocios permitira la retroalimentación y conformción de los planos aprobados.
- Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimiento sde usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
- Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equpo del proyecto, si no que proveen puntos clave para provar y simular partes específicas del porceso global de negocios.
- Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementados para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepciones; esto ayuda a la transferencia de conocimiento.
- Como actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.
Fase 4: Preparación Final
- Finalización de las pruebas finales del sistema
- Entrena a los usuarios finales y llevar los datos (migración) y el sistema a un ambiente de productivo
- Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales.
- El equipo de proyectos entrenará a los usuarios clave utilizando un método de entrenar al entrenador.
- Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales.
- Creación de estrategia en marcha, el cual identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.
- Aprobar el sistema y asegurar que el cliente este listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
NOTA: Las pruebas integrales son muy importantes para que la salida a productivo sea exitosa, los usuarios clave deben de estar comprometidos con el proyecto, probar diversos escenarios de negocios con distintas variables de acuerdo a la realidad de sus procesos. Cuantas más exhaustivas sean las pruebas, más se puede ajustar la configuración y su vez esto genera conocimiento y aprendizaje de los usuarios del sistema. Los usuarios clave deben de tener un buen conocimiento del sistema, porque son los que darán el primer soporte a los usuarios finales.
Fase 5: Arranque a productivo
- Go Live - Puesta en Marcha
- El sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado.
- Entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.