✒️SAP FI / La metodología ASAP Por José Velandia Rios
La metodología ASAP
UNIDAD 1
METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION ACCELERATED SAP (ASAP)
ASAP: (Accelerated SAP). Es la metodología utilizada en los Proyectos de Implementación del Sistema SAP.
Esta tecnología ayuda a los clientes y consultores a realizar una implementación rápida y de bajo costo.
La metodología ASAP permite:
- Minimizar el el tiempo requerido entre la instalación y el arranque productivo.
- Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los consultores.
- Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a a los procesos.
- Obtener resultados en un "MODELO DE PROCEDIMIENTOS" que pueda ser usado en otras implementaciones o en el cliente.
- Involucrar y lograr una pronta aceptacion del sistema por parte de la comunidad de usuarios.
La metodología ASAP contempla un "MAPA DE RUTA" o Fases del Proyecto de Implementacion de Sistema SAP:
1 Preparación del Proyecto.
2 Planos del Negocio (business Blueprint)
3 Realización
4 Preparación Final.
5 Arranque Productivo.
FASE 1: Preparación del Proyecto
En esta fase, el equipo del proyecto se se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan de proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El Proyecto se iniciará oficialmente con una reunion de lanzamiento, donde participan el el equipo del proyecto, los consultores del implementador y miembros claves de la empresa (Directores de área,líderes, contador, etc.). En este arranque se preparará un escenario propicio para el proyecto destacando su importancia con los objetivos de la compañia.
FASE 2: Planos del Negocio (Businnes blueprint)
Se identificará las metas del cliente y determinarán los procesos del negocio necesarios para cumplir estas metas. Mediante una reunión de Revision Ejecutiva se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los proceso de negocio de alto nivel.
Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto. Se elaborarà un "plano" del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para su aprobacion.
El plano cosiste en un diagrama de la estructura de la empresa y el primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizaran en la compañia. Presentados en forma escrita y de diagrama.
Esta fase consiste en elaborar un documento de común acuerdo entre los consultores y clientes sobre el procseso relevado y las tareas que se realizarán en el sistema para cumplir con el proyecto de implementación. A este documento se define como "Business Blueprint".
Las actas o minutas, que se elaboren en cada reunión realizada por los integrantes del proyecto, se convertiran en
los puntos de partida para armar los "BBP" como se conoce a los Business blueprint.
FASE 3: Realización
Se desarrollan todas la actividades asignadas.
El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organiza en cada uno de los procesos de negocios. Proporcionando un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema.
Los consultores configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros. El sitema configurado deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. El equipo del proyecto con otros usuarios clave de cada uno de los negocios realizarán una revisión de los procesos de negocio de la empresa permitiendo la retroalimentacion y confirmacion de los planos aprobados.
La configuración de cada proceso de negocio se dividira en ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Estos flujos de procesos de negocios relacionados son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimiento de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos de fjujos de procesos proporcionan indicadores y proveen puntos claves para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentacion inmediata e involucra a toda la organización en el proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente trabajan estrechamente con los consultores para definir los escenarios de especificos de negocios y las condiciones de excepción, analizando todos los pro y los contras que surgen en el proceso de implementacón del sistema SAP.
En esta fase tambien se desarrollan y aprueban los programas de interface y conversion y los reportes especiales.
FASE 4: Preparación Final
El proposito básico de la fase de Preparación final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo.
Las pruebas finales del sistema:
-Probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales,
-Probar los programas de interface a los sistemas actuales,
-Llevar a cabo las pruebas de volumen estrés y
-Realizar las pruebas de aceptación del usuario.
Se debe entrenar a los usuarios finales
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo del proyecto entrenará usuarios claves un tilizando un método de "entrenar al entrenador". El cual ayuda a ganar aceptación de los usurios finales y a la construcción de una base de conocimiento para el soporte propio de los soportes en linea y futuras mejoras al sistema.
Otro proposito Puesta en Marcha
Se debe crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan especificamente identifica:
-La estrategia de conversión de datos
-Procedimientos iniciales de auditoria y
-Una estructura de soporte al equipo del proyecto.
Como último paso de esta fase
-Probar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
FASE 5: Arranque Productivo y Soporte
Inmediatamente después de la puesta en marcha
-Se debe revisar y afinar el sistema para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado
Verificando la precisión de las transacciones del negocio
Entrevistando informalmente a los usuarios para verificar que las necesidades hayan sido satisfechas.
Nota: IMPORTANTE
En un PROYECTO DE IMPLEMENTACION tener en cuenta:
- Conocer las fases o "mapa de ruta"
- Gerente de proyecto de parte del implementador (Guía y cordina los trabajos de los consultores)
- Gerente de proyecto de parte del cliente (Supervisa el proyecto y cordina las tareas con los usuarios claves y otras tareas de la empresa)
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Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Aida Whitaker Rodriguez
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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Nastienka Juarez Sequeira
Sobre el autor
Publicación académica de José Joaquín Velandia Rios, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
José Joaquín Velandia Rios
Profesión: Contador - Colombia - Legajo: NL25M
✒️Autor de: 4 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
Certificación Académica de José Velandia
Disponibilidad Laboral: FullTime 
